Instelling van inhoudstypen

Inhoudstypen worden gebruikt om een document te definiëren dat in het repository is opgeslagen. Metadata moeten als attribuut aan de inhoudstypen worden toegewezen.

Inhoudstype maken en publiceren

Inhoudstypen moeten voor alle repository-typen worden gedefinieerd en worden gebruikt om een document in het repository te classificeren. Bij het maken van inhoudstypen voor SharePoint is het noodzakelijk om deze te publiceren. Voor Azure Blob Storage of databases is publiceren niet vereist, en de publiceeractie zal niet zichtbaar zijn.

Om een inhoudstype te maken en te publiceren, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de ribbon-bar en voer de actie Inhoudstypen uit.
Voer de actie Nieuw in de ribbon-bar uit.
Geef de naam van het inhoudstype op door een betekenisvolle naam in het veld Naam in te voeren.
Voer de actie Alle metadata invoegen in de ribbon-bar uit om alle metadata aan het inhoudstype toe te voegen.
Voer de actie In het repository publiceren in de ribbon-bar uit.
Het inhoudstype en de toegewezen metadata worden naar het repository overgedragen.
Het inhoudstype en de toegewezen metadata worden als Gepubliceerd gemarkeerd wanneer ze succesvol zijn overgedragen.

Inhoudstypen aan een documentbibliotheek toevoegen

Om een inhoudstype in de FactBox weer te geven en te gebruiken, moet het eerst aan de gewenste documentbibliotheek worden toegevoegd.

Volg deze stappen om een inhoudstype aan een documentbibliotheek toe te voegen:

Start als Document Central Administrator in het rolcentrum.
Klik op Repository in de ribbon-bar en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Selecteer de documentbibliotheek waarin u uw inhoudstype wilt publiceren.
Open uw geselecteerde documentbibliotheek door erop te klikken of door op de drie punten te klikken en te bewerken.
Navigeer naar het gedeelte Inhoudstypen.
Voeg uw inhoudstype toe via het dropdown-menu wanneer u op een lege regel klikt.
Het nieuw toegevoegde inhoudstype in de documentbibliotheek wordt zwart weergegeven.
Het inhoudstype moet nu in het repository worden gepubliceerd.
Klik hiervoor in de menubalk op In het repository publiceren.

Publicatiestatus resetten

De publicatiestatus geeft aan of inhoudstypen al in het repository zijn gepubliceerd. Het publiceren van inhoudstypen is alleen vereist voor het SharePoint-repository. In Document Central kan de status "Gepubliceerd" worden gereset, waardoor de inhoudstypen opnieuw kunnen worden gepubliceerd. Als de inhoudstypen al in het repository bestaan, worden ze overgeslagen.

Om de publicatiestatus voor een inhoudstype en de toegewezen metadata te resetten, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de ribbon-bar en voer de actie Inhoudstypen uit.
Markeer het inhoudstype waarvan de status moet worden gereset.
Voer de actie Status resetten in de ribbon-bar uit.
Het selectievakje "Gepubliceerd" wordt voor het inhoudstype en de toegewezen metadata gereset.

Info

Het inhoudstype en de metadata in het repository worden niet verwijderd wanneer de status wordt gereset.

Inhoudstype verwijderen

Als een inhoudstype niet wordt gebruikt, is het mogelijk om het inhoudstype in het SharePoint-repository te verwijderen.

Om een inhoudstype te verwijderen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de ribbon-bar en voer de actie Inhoudstypen uit.
Markeer het inhoudstype dat moet worden verwijderd.
Voer de actie Inhoudstype verwijderen in de ribbon-bar uit.
Het inhoudstype wordt uit het repository verwijderd.

Warning

Een inhoudstype kan niet worden verwijderd als het al is gebruikt en documenten of bestanden daarmee in het repository zijn opgeslagen.

Inhoudstype uit het repository bijwerken

Als het SharePoint-repository wordt gebruikt en daar al inhoudstypen zijn gemaakt, kunnen deze in Document Central worden geladen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als u een bestaande structuur uit SharePoint wilt laden.

Om de bestaande inhoudstypen uit het repository te synchroniseren, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de ribbon-bar en voer de actie Inhoudstypen uit.
Voer de actie Repository bijwerken in de ribbon-bar uit.
Het inhoudstype wordt automatisch uit het repository geladen en aan de lijst met inhoudstypen toegevoegd.

Warning

Er worden alleen inhoudstypen geladen die in de SharePoint-kolommen van de categorie Document Central zijn toegevoegd.