Instellen van Inhoudstypen

Inhoudstypen worden gebruikt om een document te definiëren dat in de Repository is opgeslagen. Metadata moet als een attribuut aan de inhoudstypen worden toegewezen.

Inhoudstype maken en publiceren

Inhoudstypen moeten voor alle repositorytypen worden gedefinieerd en worden gebruikt om een document in de repository te classificeren. Bij het maken van inhoudstypen voor SharePoint is het noodzakelijk om deze te publiceren. Voor Azure Blob Storage of Database is publiceren niet vereist en de publicatieactie zal niet zichtbaar zijn.

Volg deze stappen om een inhoudstype te maken en te publiceren:

1. Navigeer via het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
2. Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Inhoudstypen uit.
3. Voer de actie Nieuw uit in de lintbalk.
4. Specificeer de naam van het inhoudstype door een betekenisvolle naam in het veld Naam in te voeren.
5. Voer de actie Alle Metadata Invoegen uit in de lintbalk om alle metadata aan het inhoudstype toe te voegen.
6. Voer de actie Publiceer naar Repository uit in de lintbalk.
7. Het inhoudstype en de toegewezen metadata worden overgedragen naar de repository.
8. Het inhoudstype en de toegewezen metadata worden als Gepubliceerd gemarkeerd wanneer deze succesvol zijn overgedragen.

Publicatiestatus resetten

De publicatiestatus geeft aan of inhoudstypen al naar de repository zijn gepubliceerd. Het publiceren van inhoudstypen is alleen nodig voor de SharePoint-repository. In Document Central kan de status Gepubliceerd worden gereset, zodat de inhoudstypen opnieuw kunnen worden gepubliceerd. Als de inhoudstypen al in de repository bestaan, worden ze overgeslagen.

Volg deze stappen om de publicatiestatus voor een inhoudstype en de toegewezen metadata te resetten:

1. Navigeer via het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
2. Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Inhoudstypen uit.
3. Markeer het inhoudstype dat moet worden gereset.
4. Voer de actie Status Resetten uit in de lintbalk.
5. Het selectievakje Gepubliceerd wordt gereset voor het inhoudstype en de toegewezen metadata.

Info

Het inhoudstype en de metadata in de repository worden niet verwijderd wanneer de status wordt gereset.

Inhoudstype verwijderen

Als een inhoudstype niet wordt gebruikt, is het mogelijk om het inhoudstype in de SharePoint-repository te verwijderen.

Volg deze stappen om een inhoudstype te verwijderen:

1. Navigeer via het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
2. Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Inhoudstypen uit.
3. Markeer het inhoudstype dat moet worden verwijderd.
4. Voer de actie Inhoudstype Verwijderen uit in de lintbalk.
5. Het inhoudstype wordt uit de repository verwijderd.

Warning

Een inhoudstype kan niet worden verwijderd als het al is gebruikt en er documenten of bestanden mee zijn opgeslagen in de repository.

Inhoudstype bijwerken vanuit de repository

Als de SharePoint-repository wordt gebruikt en er al inhoudstypen zijn gemaakt, kunnen deze in Document Central worden geladen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als u een bestaande structuur vanuit SharePoint wilt laden.

Volg deze stappen om de bestaande inhoudstypen vanuit de repository te synchroniseren:

1. Navigeer via het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
2. Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Inhoudstypen uit.
3. Voer de actie Repository Bijwerken uit in de lintbalk.
4. Het inhoudstype wordt automatisch geladen vanuit de repository en toegevoegd aan de inhoudstypelijst.

Warning

Alleen inhoudstypen die aan een DMS-categorie in de SharePoint-kolommen zijn toegevoegd, worden geladen.