Ga naar inhoud

Inrichten van Compliance

Document Central kan worden geconfigureerd als een volledig conform documentbeheersysteem. Compliance zorgt voor naleving van interne beleidslijnen, procedures en overheidswetten. Het implementeren van complianceprocedures beschermt de reputatie van uw bedrijf, versterkt de visie en waarden ervan en helpt bij het voorkomen en opsporen van overtredingen.

Om compliance in te richten, maakt Document Central gebruik van een functie genaamd retentielabels.

Retentielabels stellen u in staat om retentiebeleid op documenten toe te passen en te beheren. Vergelijkbaar met tags kunnen retentielabels op documenten worden toegepast om een retentiebeleid af te dwingen. Deze labels kunnen handmatig door een gebruiker of automatisch op basis van bepaalde voorwaarden worden toegepast.

Inrichten van Reglementaire Records in Azure

Reglementaire Records is een functie in Microsoft Purview Records Management die wordt gebruikt om documentrevisies veilig op te slaan door te voorkomen dat gebruikers een label van een SharePoint- of Azure-document verwijderen. Om de functie Reglementaire Records in te schakelen, moet u een PowerShell-script uitvoeren dat door de wizard wordt verstrekt. Download het script en voer het uit vanaf uw Windows-client. Als u niet weet hoe u een script moet uitvoeren, volgt u deze stappen:

Let

Dit deel is alleen voor Windows-gebruikers.

De Uitvoeringsbeleid Wijzigen

Als het PowerShell-script niet kan worden uitgevoerd, kan dit komen doordat het beleid voor het uitvoeren van PowerShell-scripts niet is ingeschakeld. Volg de eerste stap om dit beleid in te schakelen:

  1. Start PowerShell als Administrator.
  2. Typ Get-ExecutionPolicy en sla uw uitvoeringsbeleid op.
  3. Typ Set-ExecutionPolicy RemoteSigned en druk op Enter.
  4. Bevestig het nieuwe beleid met de onderstaande sleutelwoorden.

Info

Om terug te keren naar uw vorige uitvoeringsbeleid, herhaalt u stap 2 met behulp van het opgeslagen uitvoeringsbeleid van de eerste stap.

Het PowerShell-script Uitvoeren

Om het PowerShell-script op Windows uit te voeren, klikt u met de rechtermuisknop op het document en selecteert u "Uitvoeren met PowerShell". Als dit script bedoeld is om de functie Reglementaire Records in te schakelen, voert u uw Azure-wachtwoord in het authenticatievenster in. Als u de Reglementaire Records Wizard in Document Central op de pagina Retentielabel niet gebruikt, kan het volgende PowerShell-script ook de functie Reglementaire Records inschakelen.

1
2
3
4
5
    Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
    Import-Module ExchangeOnlineManagement
    Connect-IPPSSession -UserPrincipalName "UserEmail"
    Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true
    Disconnect-ExchangeOnline

Important

Vervang "UserEmail" door uw authenticatie-e-mailadres en vervolgens kan het script worden uitgevoerd. Doe dit door het commando in te voeren in de PowerShell-console. Het deel "-Enabled $true" in stap 4 kan worden veranderd in "-Enabled $false" om de functie uit te schakelen.

Goed gedaan!

Na het succesvol instellen van reglementaire records in Azure kunt u doorgaan met het configureren van de retentielabels voor SharePoint of Azure Blob Storage.

Het instellen van SharePoint-retentielabels

Bij het gebruik van het SharePoint-opslagtype wordt de retentielabelfunctie van Azure gebruikt om labels te maken die documenten markeren als zogenaamde regelgevende documenten. Deze labels worden vervolgens toegewezen aan SharePoint. Om deze labels te maken, worden het Azure Compliance Center en PowerShell gebruikt. Volg deze stappen om een nieuw retentielabel te maken in het Compliance Center:

Gebruik PowerShell om de functie voor retentielabels van regelgevende documenten in te schakelen

  1. Open Windows PowerShell.
  2. Verbind met Security & Compliance PowerShell.
  3. Gebruik PowerShell om de optie weer te geven om inhoud te markeren als een regelgevend document.

Een retentielabel maken

  1. Ga terug naar Business Central.
  2. Ga naar de pagina DMS by Simova - Retentielabel.
  3. Voer de actie Retentielabels maken uit.
  4. Deze actie leidt u naar de opties voor het beheer van het recordbeheer in het Compliance Center.
  5. Voer de actie Een label maken uit in de lintbalk.
  6. Volg de instructies van Microsoft om uw label te maken of volg de volgende stappen.
  7. Geef uw retentielabel een naam. Dit is de naam van het label die uw gebruikers zullen zien in de apps waarin het is gepubliceerd (zoals Outlook, SharePoint en OneDrive). Zorg ervoor dat u een naam bedenkt die hen helpt te begrijpen waar het voor wordt gebruikt. (Bijv. 11 jaar opslag)
  8. Klik op Volgende.
  9. Beschrijf het label voor gebruikers en beheerders in de respectieve velden (optioneel).
  10. Klik op Volgende.
  11. Definieer bestandsplandescriptoren voor het label. Dit helpt om dit label voor uw organisatie te organiseren. Kies ten minste een referentie-ID en "Financiën" of "Juridisch" onder Bedrijfsfunctie / afdeling. Kies als Categorie "Compliance" en als Autoriteitstype "Juridisch". De andere waarden zijn optioneel.
  12. Klik op Volgende.
  13. Kies onder Labelinstellingen definiëren "Items voor altijd of voor een specifieke periode bewaren".
  14. Klik op Volgende.
  15. Kies onder De retentieperiode definiëren een waarde onder Items bewaren voor.
  16. Kies onder De retentieperiode starten op basis van Wanneer items werden gelabeld.
  17. Kies onder Kies wat er gebeurt tijdens de retentieperiode Item markeren als regelgevend document.
  18. Klik op Volgende.
  19. Kies onder Kies wat er gebeurt na de retentieperiode Retentie-instellingen deactiveren. Dit is onze aanbevolen waarde, maar als andere SharePoint-functionaliteiten moeten worden gebruikt, kan dit hier worden gedaan.
  20. Klik op Volgende.
  21. Controleer de instellingen onder Controleren en voltooien.
  22. Klik op Label maken om het label te maken.
  23. Vervolgens wordt u gevraagd of u de labels direct wilt publiceren. Als u meer labels voor meer instellingen nodig heeft, selecteer Nee en herhaal de stappen voor het maken van het label. Anders kunt u doorgaan met publiceren en verdergaan bij stap 4 van de volgende sectie.

Meer informatie

Voor meer informatie over het maken van retentielabels, kunt u de Microsoft documentatie raadplegen.

Het retentielabel publiceren

De volgende stappen moeten worden voltooid om het retentielabel dat u heeft gemaakt te publiceren. Een publicatie zal het label beschikbaar maken in uw SharePoint-applicatie zodat het daar kan worden gebruikt.

  1. Begin in de Beleidsregels voor labels in het Compliance Center van Microsoft 365.
  2. Selecteer een retentielabel en voer de actie Publiceer retentielabel uit.
  3. Volg de instructies van Microsoft of volg de volgende stappen om uw retentielabel te publiceren.
  4. Kies labels om te publiceren. Dit kan voor alle labels tegelijk worden gedaan.
  5. Klik op Volgende.
  6. Houd onder Beleidsscope Volledig directory onder Admin-eenheden.
  7. Klik op Volgende.
  8. Kies onder Kies het type retentiebeleid om te maken Statisch.
  9. Klik op Volgende.
  10. Als u wilt dat de labels alleen op SharePoint staan, selecteer dan Laat mij specifieke locaties kiezen evenals de locatie SharePoint klassieke en communicatiesites. Kies anders Alle locaties. Omvat inhoud in Exchange-e-mail, Office 365-groepen, OneDrive en SharePoint-documenten..
  11. Klik op Volgende.
  12. Geef uw beleid een naam.
  13. Controleer uw beleid onder Voltooien.
  14. Klik op Indienen om te beginnen met het publiceren van de labels.

Warning

Houd er rekening mee dat het publiceren tot 7 dagen kan duren. Voor meer informatie kunt u de Microsoft documentatie raadplegen. Nadat het label succesvol is gepubliceerd, moet u naar de pagina DMS by Simova - Retentielabel in Business Central gaan en de actie Labels synchroniseren uitvoeren om uw gemaakte retentielabels te synchroniseren.

Hoe retentielabels synchroniseren met Document Central

Zodra de labels zijn gemaakt, gepubliceerd en beschikbaar zijn voor SharePoint, kunt u ze synchroniseren met BC. U moet dit doen om ze te kunnen configureren in de DMS-configuratie. Voer de volgende stappen uit voor de synchronisatie.

  1. Begin in de rol DMS by Simova - Administrator.
  2. Zoek naar de pagina DMS by Simova - Retentielabel.
  3. Voer de actie Retentielabels synchroniseren uit in de menubalk.
  4. De retentielabels worden aan de lijst toegevoegd.

Goed gedaan!

Nadat u uw retentielabels succesvol heeft gemaakt en gesynchroniseerd, kunt u doorgaan met het configureren van de retentielabels in Document Central.

Instellen van Azure Blob Storage-retentielabels

Als u het opslagtype Azure Blob Storage gebruikt, vindt het maken van de retentielabels rechtstreeks in het DMS plaats.

Volg deze stappen om een retentielabel rechtstreeks in Document Central te maken:

  1. Begin op de pagina DMS by Simova - Retention Label.
  2. Voer de actie Nieuw uit om een nieuw retentielabel te maken.
  3. Geef uw retentielabel een naam en stel de retentieduur in.
  4. Gebruik optioneel "Set Retention After" om te definiëren wanneer het label moet worden ingesteld door de taakwachtrij Set Retention Label.

Informatie

In Document Central kunt u eenvoudig uw gemaakte ABS-labels bewerken of verwijderen. Documenten die al zijn gelabeld, worden niet gewijzigd. Met deze functionaliteit kunt u ook een label selecteren en de retentieperiode rechtstreeks vanaf de pagina DMS - Document Definition wijzigen.

Goed gedaan!

Nadat u uw retentielabels succesvol heeft aangemaakt, kunt u doorgaan met het configureren van de retentielabels in Document Central.

Instellen van Retentielabels

Om de retentielabels in te stellen, moet u de creatie van de SharePoint-retentielabels of ABS-retentielabels hebben voltooid, afhankelijk van het repository dat u gebruikt, om verder te gaan.

Om de functie voor retentielabeling in het systeem te activeren, volgt u deze stappen:

  1. Begin in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie General uit om DMS - Module Setup te openen.
  3. Activeer de optie Enable Retention Labeling.

Instellen van gebruikers om retentielabels handmatig in te stellen

In sommige gevallen is het nodig om uw gebruikers de mogelijkheid te geven om het retentielabel te bekijken en/of aan te passen bij het handmatig opslaan van een document via de Document Central FactBox. Houd er rekening mee dat gebruikers in de meeste gevallen niet de mogelijkheid moeten hebben om de retentietijd te wijzigen, wat ook onze aanbeveling is.

Om gebruikers in staat te stellen het retentielabel te zien bij het handmatig opslaan van een document via de Document Central FactBox, volgt u deze stappen:

  1. Begin in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie General uit om DMS - Module Setup te openen.
  3. Activeer de optie Retention Label Visibility.

Om gebruikers in staat te stellen retentielabels te wijzigen bij handmatige documentopslag, volgt u deze stappen:

  1. Begin in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie General uit om DMS - Module Setup te openen.
  3. Activeer de optie Retention Label Manually.

Om de zichtbaarheid van retentielabels bij handmatige opslag van een nieuwe documentversie mogelijk te maken, volgt u deze stappen:

  1. Begin in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie General uit om DMS - Module Setup te openen.
  3. Ga naar het tabblad Retention Configuration.
  4. Activeer de optie Enable Version Visibility.

Info

Dit wordt momenteel alleen ondersteund voor Azure Blob Storage repositories.

Om gebruikers in staat te stellen retentielabels te wijzigen bij handmatige opslag van een versie, volgt u deze stappen:

  1. Begin in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie General uit om DMS - Module Setup te openen.
  3. Ga naar het tabblad Retention Configuration.
  4. Activeer de optie Enable Manual Version Retention Labeling.

Info

De berekende/gedefinieerde eindtijd van het retentielabel mag niet eerder zijn dan de eindtijd van retentie van een vorige versie.

Instellen van de Retention Crawler

Als u Document Central al hebt gebruikt zonder de functie voor retentielabeling, wilt u mogelijk de bestaande DMS-documenten achteraf labelen. In dat geval kan de zogenaamde Retention Crawler worden gebruikt. De Retention Crawler is een eigen wachtrij die door de bestaande documentinvoeringen loopt en wachtrij-invoeringen voor retentie maakt volgens de configuratie van het retentielabel.

Om automatisch retentielabels toe te passen op reeds opgeslagen documenten met behulp van de Retention Crawler, volgt u deze stappen:

  1. Begin in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Activeer de optie Enable Retention Labeling.
  4. Configureer de crawler door de dagen en tijdstippen op te geven waarop deze moet worden uitgevoerd.
  5. Activeer nu de retention crawler met de optie Run Crawler. Wanneer de crawler actief is, kan de configuratie niet worden bewerkt.

Info

De labels worden toegepast afhankelijk van de Retention Label Assignment Configuration die in het volgende wordt uitgelegd.

Instellen van de Retention Label Assignment Configuration

Waar welke retentielabels worden toegepast (handmatige en automatische documentopslag) kan op drie verschillende niveaus worden geconfigureerd. Het eerste (laagste) niveau is de configuratie van een retentielabel voor een bepaalde documentbibliotheek. Het volgende (middelste) niveau is de configuratie van een retentielabel voor een inhoudstype. Het derde (hoogste) niveau is een specifiek inhoudstype binnen een specifieke documentbibliotheek.

Verdere uitleg/voorbeeld

Als een waarde wordt opgegeven op het niveau van de documentbibliotheek, krijgen alle documenten die in deze documentbibliotheek worden geüpload het opgegeven retentielabel. Als echter een inhoudstype dat in de documentbibliotheek wordt gearchiveerd een andere retentielabelwaarde heeft geconfigureerd, overschrijft deze de waarde van de documentbibliotheek bij het opslaan van een document. Deze waarde wordt op zijn beurt overschreven door een waarde die is ingesteld in de specifieke inhoudstypen van de gekozen documentbibliotheek.

Niveau 1 - Configureren van een retentielabel voor een documentbibliotheek

Om een retentielabel in te stellen dat wordt gebruikt voor een documentbibliotheek, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer naar de pagina Simova Apps | DMS - Document Library List.
  2. Klik op Bewerken op een documentbibliotheek waaraan u het retentielabel wilt toewijzen.
  3. Onder Documentbibliotheekinstellingen vindt u het veld Retention Label. Als hier een waarde wordt opgegeven, krijgen alle documenten die in deze documentbibliotheek worden geüpload het opgegeven retentielabel.
  4. Zodra u uw retentielabel in de documentbibliotheek hebt gedefinieerd, krijgen alle in de documentbibliotheek opgeslagen documenten het opgegeven label.

Niveau 2 - Configureren van een retentielabel voor een inhoudstype

Om een retentielabel in te stellen dat in het algemeen wordt gebruikt voor een inhoudstype, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer naar de pagina Simova Apps | DMS - Content Type List.
  2. Klik op Bewerken op een inhoudstype waaraan u het retentielabel wilt toewijzen.
  3. In de koptekst vindt u het veld Retention Label. Als hier een waarde wordt opgegeven, krijgen alle documenten die met dit inhoudstype worden geüpload het opgegeven retentielabel.
  4. Zodra u uw retentielabel in het inhoudstype hebt gedefinieerd, krijgen alle documenten die met het inhoudstype worden opgeslagen het opgegeven label. Alle waarden die zijn gedefinieerd in de documentbibliotheek waarin het inhoudstype is opgeslagen, worden overschreven.

Niveau 3 - Configureren van een retentielabel voor een inhoudstype dat aan een specifieke documentbibliotheek is toegewezen

Om een retentielabel in te stellen dat wordt gebruikt voor een inhoudstype dat specifiek is toegewezen aan een specifieke documentbibliotheek, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer naar de pagina Simova Apps | DMS - Document Library List.
  2. Klik op Bewerken op een documentbibliotheek waarin u een retentielabel wilt toewijzen aan een bepaald inhoudstype.
  3. Ga naar de regels die de aan de documentbibliotheek toegewezen inhoudstypen bevatten.
  4. In de regels vindt u de kolom General Content Type Retention Label. Als hier een waarde wordt weergegeven, krijgen alle documenten die met dit inhoudstype worden geüpload het opgegeven retentielabel. Deze waarde is globaal en is dezelfde als de waarde die is gedefinieerd in de inhoudstypen. Het wordt toegepast, ongeacht waar het inhoudstype wordt opgeslagen.
  5. Bovendien is er een kolom Retention Label. Als hier een waarde wordt opgegeven, wordt deze gebruikt in plaats van het retentielabel dat is gedefinieerd in de documentbibliotheek en de algemene configuratie van het inhoudstype.

Niveau 4 - Configureren van een retentielabel voor een metadata

Om een retentielabel in te stellen op basis van een metadatawaarde:

  1. Navigeer naar de pagina Simova Apps | DMS - Metadata Management.
  2. Klik op Bewerken op een regel voor metadatabeheer waaraan u een retentielabel voor een specifieke metadatawaarde wilt toewijzen.
  3. Activeer de optie Retention definition. Dit is alleen mogelijk wanneer de optie Enable Metadata Templates is geactiveerd. Momenteel is het alleen mogelijk om één Retention definition te selecteren.
  4. Ga naar de regels die de aan de regel voor metadatabeheer toegewezen metadatawaarden bevatten.
  5. In de regels met metadatawaarden vindt u de waarden die zijn ingesteld. Als er geen waarden zijn, voert u eerst de volgende stappen uit in het metadata beheer.
  6. Selecteer in de kolom Retention Label welk retentielabel moet worden gebruikt met de metadatawaarde.