Instellen van toegangscontrole

Met toegangscontrole is het mogelijk om delen van Document Central te beperken tot een gedefinieerde groep. Toegangscontrole kan in verschillende gebieden en voor verschillende functies worden geconfigureerd met behulp van de groepen in Document Central. Dit maakt het mogelijk om de toegang tot documentgebieden te beperken of het gebruik van specifieke inhoudstypen te voorkomen.

De toegangscontrole voor documenten is gestructureerd in de volgende vier niveaus:

Documentbibliotheek: Controleer de toegang tot de gehele documentbibliotheek binnen Document Central.
Inhoudstypen: Beperk het gebruik en de toegang tot specifieke inhoudstypen.
Inhoudstypen in een documentbibliotheek: Beperk het gebruik en de toegang tot specifieke inhoudstypen in een documentbibliotheek.
Metadata: Definieer toegangsrechten voor individuele metadata binnen Document Central.

Belangrijk

Houd er rekening mee dat u de creatie van de documentbibliotheek, inhoudstypen, metadata en gebruikersgroepen moet hebben voltooid, afhankelijk van welke toegangscontrole u wilt definiëren, om door te gaan.

Om de toegangscontrole te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer via het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
Vink het selectievakje Activate Access Control aan.
De toegangscontrole is nu geactiveerd.

Instellen van toegangscontrole voor een documentbibliotheek

Om de toegangscontrole voor documentbibliotheken in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Document Libraries uit.
Klik op de documentbibliotheek Code die moet worden geconfigureerd met de toegangscontrole.
Voer de actie Access Controls uit in de menubalk.
Specificeer de groepscode in het veld User Group Code.
Definieer de toegangscontrolewaarden voor de groep in de velden Read, Write en Delete.
De toegangscontrole is nu ingeschakeld voor de gedefinieerde gebruikersgroep.

Toelichting

Lezen: De leesbevoegdheid bepaalt of gebruikers de in de documentbibliotheek gearchiveerde documenten kunnen zien. Als een gebruiker geen leesbevoegdheid heeft voor een documentbibliotheek, kan hij Document Central niet gebruiken om de documenten in die bibliotheek te bekijken. Schrijven: De schrijfrechten bepalen of gebruikers documenten in de documentbibliotheek kunnen archiveren. Als een gebruiker leesrechten heeft, maar geen schrijfrechten voor de documentbibliotheek, kan hij de in de documentbibliotheek gearchiveerde documenten zien, maar geen nieuwe documenten toevoegen. Verwijderen: De verwijderrechten bepalen of gebruikers documenten kunnen verwijderen die in de documentbibliotheek zijn gearchiveerd. Als een gebruiker geen verwijderrechten heeft voor een documentbibliotheek, kan hij geen documenten verwijderen die in die bibliotheek zijn gearchiveerd. Retentielabel bewerken: De bevoegdheid om het retentielabel te bewerken bepaalt of gebruikers het retentielabel kunnen bewerken voor documenten die in de documentbibliotheek zijn gearchiveerd. Als een gebruiker geen bevoegdheid heeft om het retentielabel te bewerken voor een documentbibliotheek, kan hij het retentielabel van geen enkel document dat in die bibliotheek is gearchiveerd bewerken.

Voor documenten die via een relatie of een aanvullende zoekopdracht worden weergegeven, worden de toegangsrechten van de oorsprong van het document toegepast. Dit betekent dat als een gebruiker leesrechten heeft voor een documentbibliotheek en het document via een relatie wordt weergegeven in een andere documentbibliotheek zonder leesrechten, het document toch wordt weergegeven.

Instellen van toegangscontrole voor inhoudstypen

Om de toegangscontrole voor inhoudstypen in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer via het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Content Types uit.
Klik op de inhoudstype Naam die moet worden geconfigureerd met de toegangscontrole.
Voer de actie Access Controls uit in de menubalk.
Specificeer de groepscode in het veld User Group Code.
Definieer de toegangscontrolewaarden voor de groep in de velden Read, Write en Delete.
De toegangscontrole is nu ingeschakeld voor de gedefinieerde gebruikersgroep.

Belangrijk

De toegangscontrole op inhoudstype-niveau overschrijft de toegangscontrole die op documentbibliotheek-niveau is gedefinieerd.

Instellen van toegangscontrole voor inhoudstypen in een specifieke documentbibliotheek

Om de toegangscontrole voor een inhoudstype in een specifieke documentbibliotheek in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Document Libraries uit.
Klik op de documentbibliotheek Code die moet worden geconfigureerd met de toegangscontrole.
Navigeer naar de sectie Content Types.
Selecteer het inhoudstype waarvoor de toegangscontrole moet worden ingeschakeld en voer de actie Access Controls uit.
Specificeer de groepscode in het veld User Group Code.
Definieer de toegangscontrolewaarden voor de groep in de velden Read, Write en Delete.
De toegangscontrole is nu ingeschakeld voor de gedefinieerde gebruikersgroep.

Belangrijk

De toegangscontrole op inhoudstype-niveau in een documentbibliotheek overschrijft de toegangscontrole die is gedefinieerd op documentbibliotheek- en inhoudstype-niveau.

Toelichting

Lezen: De leesbevoegdheid bepaalt of gebruikers documenten kunnen zien die zijn gearchiveerd met het inhoudstype. Als een gebruiker geen leesrechten heeft voor een inhoudstype, kan hij de met dat inhoudstype gearchiveerde documenten niet zien. Schrijven: De schrijfrechten bepalen of gebruikers documenten kunnen archiveren met het inhoudstype. Als een gebruiker leesrechten heeft, maar geen schrijfrechten voor een inhoudstype, kan hij de met dat inhoudstype gearchiveerde documenten zien, maar dat inhoudstype niet selecteren voor nieuwe documenten die hij wil archiveren. Verwijderen: De verwijderrechten bepalen of gebruikers documenten kunnen verwijderen die zijn gearchiveerd met het inhoudstype. Als een gebruiker geen verwijderrechten heeft voor een inhoudstype, kan hij geen documenten verwijderen die met dat inhoudstype zijn gearchiveerd. Retentielabel bewerken: De bevoegdheid om het retentielabel te bewerken bepaalt of gebruikers het retentielabel kunnen bewerken voor documenten die zijn gearchiveerd met het inhoudstype. Als een gebruiker geen bevoegdheid heeft om het retentielabel te bewerken voor een inhoudstype, kan hij het retentielabel van geen enkel document dat met dat inhoudstype is gearchiveerd bewerken.

Als een gebruiker geen toegangscontrole heeft voor een documentbibliotheek, maar wel toegangscontrole heeft voor een inhoudstype dat in de documentbibliotheek of in het algemeen is gedefinieerd, kan hij documenten met dat inhoudstype bekijken, schrijven of verwijderen op basis van de geconfigureerde toegangscontrole.

Instellen van toegangscontrole voor metadata

Om de toegangscontrole voor metadata in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer via het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Metadata Management uit.
Voer de actie Edit List uit in de menubalk.
Selecteer de metadata waarvoor de toegangscontrole moet worden ingeschakeld en voer de actie Access Controls uit.
Specificeer de groepscode in het veld User Group Code.
Definieer de toegangscontrolewaarden voor de groep in de velden Read en Edit.
De toegangscontrole is nu ingeschakeld voor de gedefinieerde gebruikersgroep.

Toelichting

Lezen: De leesbevoegdheid bepaalt of gebruikers de metadata kunnen bekijken. Als een gebruiker geen leesrechten heeft voor specifieke metadata, kan hij die metadata niet zien bij het archiveren van een document, wat resulteert in een lege metadatawaarde voor het document. Bewerken: De bewerkingsrechten bepalen of gebruikers de waarde van de metadata kunnen wijzigen. Als een gebruiker geen bewerkingsrechten heeft voor specifieke metadata, kan hij de metadatawaarde niet wijzigen bij het archiveren van een document. Dit betekent dat als er een standaardwaarde voor de metadata is gedefinieerd, de gebruiker deze niet kan wijzigen.

Als een enkele groep is opgegeven in de groepscontrole, zullen gebruikers die niet in die groep zijn opgenomen geen toegangscontrole hebben voor het geconfigureerde niveau.