Module-instelling

Dit artikel biedt een gedetailleerde uitleg van de verschillende algemene instellingen die beschikbaar zijn in Document Central. Deze instellingen beïnvloeden de algemene functionaliteit en het gedrag van de extensie, waardoor gebruikers hun ervaring kunnen aanpassen.

Activering van de module

De functies en processen van Document Central kunnen handmatig worden in- en uitgeschakeld. De module is uitgeschakeld met de standaardconfiguratie via de configuratiewizard.

Om Document Central te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Vink het selectievakje Module activeren aan.
De Document Central-module is nu geactiveerd.

Note

Het is belangrijk dat Document Central alleen wordt geactiveerd wanneer er een geldige licentie (ook proefversie) en configuratie aanwezig is.

Instellen van omgekeerde documentrelatie

Document Central volgt documentrelaties binnen gedefinieerde gebieden. Bijvoorbeeld, als een bestelling wordt gegenereerd vanuit een offerte en vervolgens gefactureerd, wordt er een relatie opgebouwd van de offerte naar de bestelling en naar de factuur. Documenten die met de offerte zijn opgeslagen, zijn ook zichtbaar op de factuur. De optie voor omgekeerde documentrelatie maakt het mogelijk om deze relaties omgekeerd te interpreteren. Dit is in bepaalde gevallen zinvol.

Om de omgekeerde documentrelatie in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Vink het selectievakje Omgekeerde documentrelatie activeren aan.
De omgekeerde documentrelatie is nu geactiveerd.

Warning

Het activeren van de functie voor omgekeerde documentrelatie kan de tijd die nodig is om gerelateerde documenten te verwerken, verhogen. Daarom moet deze optie alleen worden geactiveerd als deze noodzakelijk is voor uw specifieke gebruikssituatie.

Instellen van maximale bestandsgrootte voor voorbeeldweergave

Voor bestandsvoorbeelden kunnen grote bestanden lange verzoeken naar de Simova API genereren. Om dit te voorkomen, kunt u een maximale bestandsgrootte voor de bestandsvoorbeeld opgeven.

Om de maximale bestandsgrootte in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Specificeer de maximale grootte van het bestand in MB voor de voorbeeldweergave in het veld Maximale bestandsgrootte voor voorbeeldweergave (MB).
De maximale grootte is nu ingesteld.

De dynamische documentweergave instellen op basis van het aantal documenten

De drempelwaarde waarop de weergave overschakelt van de Datagrid-weergave naar de Paginaweergave kan worden geconfigureerd. Deze instelling maakt het mogelijk om de weergave automatisch te wijzigen als het aantal documenten in een gegevensrecord, zoals geboekte verkoopfacturen, een bepaald aantal overschrijdt. De standaardwaarde voor deze drempel is 1200 documenten, maar kan worden aangepast in de module-instellingen.

Note

De drempelwaarde voor de documentweergave zorgt ervoor dat de laadtijden worden geoptimaliseerd voor een groot aantal documenten door de paginaweergave te gebruiken in plaats van de datagridweergave. Dit verbetert de prestaties en de gebruiksvriendelijkheid bij het werken met grote hoeveelheden gegevens.

Volg deze stappen om de drempel voor de documentweergave in te stellen:

Navigeer naar het rollencentrum Document Central - Beheerder.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Voer de gewenste drempelwaarde in in het veld Drempelwaarde documentweergave.
De drempelwaarde van de documentweergave is nu gewijzigd.

Info

In het veld Geopende weergave hieronder kan worden gekozen of de Datagrid-paginaweergave wordt geopend of een lijstweergave, waarin de lijst kan worden gefilterd met de standaardfilters van Document Central.

Paginering instellen in de Datagrid

De Datagrid kan zeer prestatie-intensief zijn wanneer er een groot aantal documenten aan één record is gekoppeld. Om de Datagrid efficiënt te gebruiken met een groot aantal documenten, kan de paginering worden ingeschakeld. Dit mechanisme verdeelt de records in selecteerbare bereiken van 10 tot 1000, zodat er geen prestatieproblemen optreden tijdens het werken met de Datagrid.
Deze functie bevat ook een configuratie waarmee de paginering automatisch kan worden ingeschakeld zodra een specifiek aantal documenten in een record is bereikt.

Important

Deze functie heeft geen invloed op de initiële laadtijd van de Datagrid, maar verbetert de prestaties aanzienlijk tijdens het gebruik.

Paginering in de Datagrid in- of uitschakelen

U kunt de paginering als volgt in- of uitschakelen:

Navigeer naar het Document Central – Beheerder-rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Module-instellingen uit.
Klik op Paginering in de Datagrid om de functie in of uit te schakelen.

Paginering instellen op basis van het aantal documenten

Om automatische paginering in te schakelen zodra een bepaald aantal documenten is bereikt, gaat u als volgt te werk:

Navigeer naar het Document Central – Beheerder-rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Module-instellingen uit.
Voer de gewenste drempelwaarde in het veld Paginering vanaf documentaantal in.

Info

Het wordt aanbevolen om de paginering te activeren vanaf 500 documenten per record om optimale prestaties te garanderen.

Instellen van documentconversie

Bepaalde bestandstypen kunnen binnen Document Central worden geconverteerd naar een PDF of PDF/A. Bijvoorbeeld, een Word-document dat is opgeslagen in Document Central kan worden geconverteerd naar een PDF. Zowel het originele Word-document als de geconverteerde PDF, of alleen de geconverteerde PDF, wordt dan opgeslagen in Document Central.

Note

Om documenten die met de schaduwprintfunctie zijn afgedrukt tijdens het boeken te converteren, stelt u de conversie van PDF naar PDF/A-3 in. Wanneer de conversie van PDF naar PDF/A-3 is ingesteld, wordt elke PDF automatisch geconverteerd, of deze nu handmatig wordt geüpload of tweemaal wordt afgedrukt. Bovendien wordt het veld Upload bronbestand uitgeschakeld tijdens de PDF-conversie, anders zou het document in twee versies worden opgeslagen.

Om de documentconversie in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Vink het selectievakje Document converteren aan.
Het veld Te converteren documenttypen wordt weergegeven.
Klik op het aantal om de pagina Converteren naar PDF te openen en de documenttypen te definiëren.
Selecteer de bestandsextensie die moet worden geconverteerd in het veld Bestandsextensie omschrijving.
Selecteer het PDF-type waarnaar het bestand moet worden geconverteerd in het veld Omzetten naar.
Vink het selectievakje Upload bronbestand aan als het originele bestand ook moet worden opgeslagen.
Sluit de pagina Converteren naar PDF.
De gedefinieerde bestandstypen worden nu geconverteerd.

Instellen van FactBox

De titel, afbeelding en het gedrag van de FactBox voor het Document Central documentopslaggebied DropZone kunnen worden geconfigureerd. U kunt de titel en de afbeelding van de DropZone wijzigen of het gedrag instellen om het huidige aantal documenten in realtime weer te geven. Dit zorgt ervoor dat, als een andere gebruiker een document in hetzelfde gebied opslaat terwijl de FactBox zichtbaar is, het aantal documenten live wordt bijgewerkt. Daarnaast kan het laden van het aantal documenten worden verschoven naar een achtergrondproces.

Info

De live- en achtergrondupdate-instellingen zijn onafhankelijk van elkaar en kunnen gelijktijdig worden geactiveerd. U kunt de standaardwaarden van de DropZone herstellen door Standaardwaarden van DropZone gebruiken te selecteren in de module-instelling.

Om de titel van de DropZone in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Voer de naam van de DropZone in het veld DropZone-titel in.
De titel van de DropZone is nu gewijzigd.

Om de afbeelding van de DropZone in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Voer de actie Afbeelding van DropZone wijzigen uit in de menubalk.
Upload een afbeeldingsbestand door het naar het uploadgebied te slepen en neer te zetten of door de bestandskiezer te gebruiken.
De afbeelding van de DropZone is nu gewijzigd.

Om de live-update in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Vink het selectievakje Live-update van DropZone aan.
De live-update is nu geactiveerd.

Om de achtergrondupdate in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Vink het selectievakje Achtergrondupdate van FactBox aan.
De achtergrondupdate is nu geactiveerd.

Instellen van toegestane bestandsextensies

Om te controleren welke bestanden kunnen worden opgeslagen, kunt u alleen bepaalde bestandsextensies toestaan. Deze beperking kan worden ingesteld met behulp van een whitelist- of blacklist-modus. In de whitelist-modus zijn alleen de gedefinieerde bestandsextensies toegestaan. In de blacklist-modus zijn alle bestandsextensies toegestaan behalve die in de gedefinieerde lijst.

Om de toegestane bestandsextensies in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Vink het selectievakje Bestandsextensiebeperking aan.
Bevestig de vraag of u de bestandsextensie wilt instellen met Ja.
De lijst met toegestane bestandsextensies wordt weergegeven. Voer de toegestane bestandsextensies in de lijst in.
Sluit de pagina Toegestane bestandsextensies.
Alleen de gedefinieerde bestandsextensies zijn nu toegestaan.

Info

De standaardbeperkingsmodus is ingesteld op Whitelist-modus. Bovendien moeten bestandsextensies worden ingevoerd zonder een punt. Voer bijvoorbeeld docx in voor een Word-document.

Om de bestandsextensiebeperkingsmodus in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Selecteer de modus in het veld Modus van bestandsextensiebeperking.
De gedefinieerde bestandsextensies worden nu toegestaan of beperkt volgens de geselecteerde modus.

De verificatiemelding instellen

Je kunt een melding activeren die de gebruiker informeert dat hij niet is geverifieerd bij Document Central. Deze melding kan worden geactiveerd in de module-instellingen en biedt ook de optie om direct te authenticeren.

Volg deze stappen om de verificatiemelding in te stellen:

Navigeer naar het Document Central - Beheerder rollencentrum.
Klik op Instelling in de lintbalk en voer de actie Module instelling uit.
Schakel het selectievakje Authenticatiemelding activeren in.
De verificatiemelding is nu geactiveerd en wordt weergegeven als de gebruiker niet is geverifieerd.

Instellen van het rolcentrumdiagram

Naarmate er in de loop van de tijd meer documenten in Document Central worden opgeslagen, wilt u mogelijk weten welke inhoudstypen het meest worden opgeslagen. De standaardversie van Document Central biedt een diagram voor dit doel, dat kan worden geactiveerd voor specifieke rollen.

Om het rolcentrumdiagram in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Vink het selectievakje Rolcentrumdiagram inschakelen aan.
Stel het maximale aantal inhoudstypen in dat in het diagram moet worden weergegeven door het veld Max. aantal inhoudstypen te gebruiken.
Het diagram is nu zichtbaar in het rolcentrum.

Instellen van bestandsnaamtransformatie

Het kan nodig zijn om bepaalde tekens te vertalen voordat een bestand of e-mail naar de repository wordt overgebracht. Document Central bevat een standaardfunctie voor het vertalen van tekens in de bestandsnaam of het e-mailonderwerp.

Info

Om bepaalde tekens te verwijderen, laat u het veld Nieuwe waarde leeg en voert u de tekens in die moeten worden verwijderd in het veld Oude waarde. Na voltooiing van de transformatie worden alle resterende speciale tekens automatisch omgezet in een underscore ('_') om een foutloze verwerking te garanderen.

Om de bestandsnaamtransformatie in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Voer de actie Bestandsnaamtransformatie openen uit in de menubalk.
Vink het selectievakje Bestandsnaam transformeren aan.
Voer de Oude waarde en de Nieuwe waarde waarin deze moet worden vertaald in de lijst Transformatie in.
De bestandsnaam wordt nu getransformeerd.

Om de e-mailonderwerptransformatie in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Beheerder rolcentrum.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Module-instelling uit.
Voer de actie Bestandsnaamtransformatie openen uit in de menubalk.
Vink het selectievakje E-mailonderwerp transformeren aan.
Voer de Oude waarde en de Nieuwe waarde waarin deze moet worden vertaald in de lijst Transformatie in.
Het e-mailonderwerp wordt nu getransformeerd.

Warning

Backslashes ('\') worden altijd verwijderd voordat het transformatieproces van de bestandsnaam begint. Het is daarom niet mogelijk om backslashes te transformeren.

Instellen van documentlogging

In Document Central wordt de documentverwerking nauwkeurig weergegeven wanneer een document wordt gewijzigd of bewerkt. Dit logboek biedt betrouwbare en nauwkeurige documentatie van de geschiedenis van een document, waardoor een transparant overzicht van de voortgang wordt gewaarborgd. Een logboek wordt aangemaakt voor de volgende gebeurtenissen:

Logboekgebeurtenis	Verklaring
Archivering	Het document is handmatig geüpload, aangemaakt tijdens een documentconversie, via een extensie van Document Central, een link, een documentmigratie of de dubbele printfunctie.
Verwijdering	Het document is verwijderd.
Downloaden	Het document is gedownload.
Wijziging van metadata	De metadata van het document zijn gewijzigd.
Herstel	De versie van een document is hersteld om de huidige versie te zijn.
Documentmand	Het document is toegevoegd aan de documentmand of het document is gedownload via de documentmand.
Retentie toewijzing	Het document is toegewezen met een retentielabel.
Versiebeheer	Een versie van een document is geüpload.
Verplaatst	Het document is verplaatst naar een andere documentbibliotheek of record.
Alles exporteren	Het document en mogelijk anderen zijn gedownload via de actie "Alles exporteren".

Info

Alle gebeurtenissen worden standaard bijgehouden. Binnen de module-instellingen, onder het gedeelte Documentlogboekconfiguratie, kan de tracking van specifieke gebeurtenissen echter worden uitgeschakeld.

Om logging in of uit te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
Navigeer naar het gedeelte Documentlogboekconfiguratie.
Activeer of deactiveer de gewenste logboektypes met behulp van de selectievakjes.
De logging is nu geconfigureerd volgens uw wensen.

Het instellen van de Rapportenwachtrij

Rapporten die worden gegenereerd via een printactie of tijdens een boekingsproces kunnen automatisch worden opgeslagen met behulp van de rapportenwachtrij. De specifieke rapporten die via de rapportenwachtrij moeten worden opgeslagen, kunnen worden gedefinieerd in de rapportinstellingen.

Om de parameters van de rapportenwachtrij te configureren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Setup in de lintbalk en voer de actie Module Setup uit.
De parameters bevinden zich in de Rapportenwachtrij.
Specificeer in welke context de rapportenwachtrij-items moeten worden geüpload in het veld Archive Queue Upload Methode.
Specificeer het aantal pogingen dat een item moet proberen te uploaden in het veld Retries per entry.
Specificeer de wachttijd voor de volgende poging in het veld Time span for next retry.
Specificeer het aantal items dat per run moet worden geprobeerd in het veld Total Upload attempts per Run.
Specificeer het aantal parallel lopende sessies in het veld Max. Parallel Running Sessions.
De parameters voor de archiefwachtrij zijn nu geconfigureerd.

Authenticatieproces

Bij toegang tot de Document Central API genereert het systeem automatisch een JSON Web Token (JWT) bij de eerste aanvraag. Dit token blijft 10 minuten geldig. Gedurende deze periode worden alle daaropvolgende aanvragen opnieuw het opgeslagen token gebruikt, waardoor onnodige herauthenticatie wordt voorkomen. Een nieuw token wordt pas gegenereerd nadat het vorige is verlopen.

Dit zorgt voor een veilige en efficiënte toegang tot de Document Central API's.