Ga naar inhoud

Document Central Jaarwisseling

Voor het gebruik van Document Central in combinatie met SharePoint Online moet er bij de jaarwisseling een nieuw jaararchief in SharePoint worden aangemaakt.

Gebruikers van Document Central in de Business Central Cloud kunnen een takenwachtrij gebruiken: Document Central Opdrachtwachtrij – Cycluscreatie

Belangrijk

Deze takenwachtrij maakt automatisch een nieuwe cyclus aan. Controleer of deze in uw systeem aanwezig is en de status "Klaar" heeft. Controleer ook of er in uw SharePoint minimaal 1 is gedefinieerd in het veld Toekomstige Subsite.

Met de volgende stappen controleert u of de subsite-creatie in SharePoint is ingeschakeld:

  1. Navigeer naar uw repository-instelling via het menu-item Instellingen.
  2. Klik op de SharePoint-code om de repository-configuratie te openen.
  3. Open de SharePoint-website door op de drie punten naast de Web Application URL te klikken.
  4. Er opent een nieuwe pagina met de momenteel gebruikte SharePoint-website.
  5. Open het SharePoint Admin Center door linksboven op de negen punten (App-Launcher) te klikken en vervolgens Admin te selecteren.
  6. Klik in de linker kolom op Alles weergeven.
  7. Onder het punt Admin Center vindt u de vermelding SharePoint, die u door te klikken kunt openen.
  8. U bevindt zich nu in het SharePoint Admin Center. Klik op Instellingen.
  9. Open de klassieke instellingenpagina.
  10. Schakel de optie Enable Subsite Creation for all Sites (Subsite-creatie voor alle sites inschakelen) in.

U kunt ook handmatig een nieuwe cyclus aanmaken.

Volg hiervoor deze stappen:

  1. Navigeer naar uw repository-instelling via het menu-item Instellingen.
  2. Klik op de SharePoint-code om de repository-configuratie te openen.
  3. Vul nu in het veld Toekomstige Subsiten een getal in, bijvoorbeeld 1, zodat er voor het jaar 2026 al een subsite kan worden aangemaakt.
  4. Navigeer terug naar het Rolcentrum en zoek met de vergrootglas naar Subsiten en open deze.
  5. Klik nu op Configuratie en vervolgens op Lijst uit configuratie vullen.
  6. U wordt mogelijk gevraagd of u oudere subsites wilt aanmaken; hier kunt u Nee klikken als u dat niet wilt.
  7. Een venster met een datumselectie zou moeten openen. Kies de 01.01.2026.
  8. Na bevestiging zou er een nieuwe subsite met het jaar 2026 moeten worden aangemaakt. Deze moet u nu alleen nog selecteren en publiceren.
  9. Vanaf 01.01. moet er een volledige SharePoint-gegevensupdate in de module-instelling worden uitgevoerd.

Gebruikers van Document Central op NAV of Business Central versie 25 (of lager) kunnen met de volgende handleiding de creatie van de jaararchivering in SharePoint in een handomdraai uitvoeren:

  1. Open Microsoft Dynamics NAV
  2. In NAV kiest u onder Afdelingen Simova Apps | DMS.
  3. Op de pagina Simova Apps | DMS kiest u SharePoint.
  4. Op de SharePoint-pagina kiest u SharePoint Documentenbibliotheek.
  5. Op de pagina SharePoint Documentenbibliotheek selecteert u alle Documentenbibliotheken en voert u de actie Nieuwe cyclus aanmaken uit.
  6. Voer het gewenste jaar voor de nieuwe cyclus in en klik op OK.
  7. Vanaf 01.01. moet er een volledige SharePoint-gegevensupdate in de module-instelling worden uitgevoerd.

Daarmee zijn alle noodzakelijke stappen voltooid en is uw omgeving voorbereid op het nieuwe jaar.

Zie ook