Document Central Glossarium

Dit uitgebreide glossarium is ontworpen om u te helpen navigeren door de specifieke terminologie die relevant is voor Document Central. Of u nu een nieuwkomer bent die de basis wil leren kennen of een ervaren professional die op zoek is naar een snelle referentie, u vindt hier duidelijke en beknopte definities om u te helpen. Verken het glossarium om uw begrip te vergroten en effectieve communicatie te verzekeren.

Term	Uitleg
Alternatieve Mapping	Aanvullende of secundaire mappings bieden alternatieve relaties met andere gebieden in Business Central. Bijvoorbeeld, de relatie tussen verkooporders en gearchiveerde verkooporders kan worden ingeschakeld. Als een verkooporder niet meer beschikbaar is als record, wordt het alternatieve record in de gearchiveerde verkooporders voorgesteld.
Begeleidende Documenten	Een functie die het mogelijk maakt om documenten te definiëren als e-mailbijlagen of downloadbaar via een portal. Deze functie is beschikbaar tijdens de documentdefinitie wanneer deze is geactiveerd en wordt gebruikt als filtercriterium in de Document Central for Dispatch en Document Central for Portals extensies.
Bestandsconversie	Een functie die documenten omzet naar het PDF-formaat of PDF/A3-formaat voor langdurige bewaring en naleving.
Bestandsnaamtransformatie	Een functie die bestandsnamen of e-mailonderwerpen hernoemt volgens vooraf gedefinieerde regels.
Controle van Bestandsextensies	Een functie die de soorten bestandsextensies beperkt die kunnen worden geüpload of opgeslagen in Document Central.
CRM-integratie	Document Central verbindt zich met de standaard CRM-functies van Business Central, waardoor het mogelijk is om interactielogboekvermeldingen te maken.
Cycli	Een cyclus in Document Central definieert het kalenderjaar, waardoor gegevens over meerdere documentbibliotheken kunnen worden gebalanceerd. Dit wordt beheerd door een documentbibliotheek te maken in een subsites genoemd naar het jaar. Documenten die binnen een specifiek jaar zijn opgeslagen, worden opgeslagen in de overeenkomstige documentbibliotheek in die subsite.
Datagrid	Het datagrid biedt een visualisatie van documenten die in een specifiek gebied binnen Business Central zijn opgeslagen. Bovendien biedt het verschillende acties om te communiceren met de documenten die in het datagrid worden weergegeven.
Document Central Factbox	Een gebruikersinterface-element dat de DropZone, Quickdrop en Lijst van Inhoudstypen op gedefinieerde Business Central-pagina's biedt.
Documentbibliotheek	Een container in het repository voor het opslaan en organiseren van documenten, die in staat is om documenten in versies te organiseren.
Documentinvoer	De centrale opslag van alle documentinformatie wordt beheerd in Document Central. Een invoer vertegenwoordigt een document dat is opgeslagen in het repository.
Documentlogboek	Een registratie van alle activiteiten met betrekking tot een document, die een auditspoor biedt voor naleving en beoordeling.
Documentrelatie	De koppeling van records zorgt ervoor dat documenten die in een record zijn opgeslagen toegankelijk zijn in gerelateerde records. Bijvoorbeeld, als een document is opgeslagen bij een verkoopofferte en er wordt een verkooporder gemaakt vanuit die offerte, wordt het document ook weergegeven bij de verkooporder vanwege de documentrelatie.
Documentzoekfunctie	Een functie die gebruikers in staat stelt om documenten binnen het systeem te lokaliseren met behulp van verschillende zoekcriteria en filters.
DropZone	Een interfacefunctie die gebruikers in staat stelt bestanden te slepen en neer te zetten in Document Central voor eenvoudig uploaden en organiseren. De DropZone maakt deel uit van de Document Central Factbox.
E-mail Mapping	Koppelt de e-mailrelevante informatie, zoals e-mailadres, onderwerp, enz., als metadata wanneer de e-mail is opgeslagen in Document Central.
Gebruikersgroep	Een verzameling gebruikers met gedeelde permissies en toegangsniveaus binnen Document Central.
Gegevensmapping	Een functie die gegevens koppelt en de gekoppelde gegevens weergeeft in aangewezen gebieden. Gegevensmappings worden gebruikt om metadata uit gekoppelde gegevens, zoals stamgegevens, op te nemen.
Groeperen	Een functie die documenten in groepen organiseert met behulp van een groep-ID. Hierdoor kunnen documenten worden gegroepeerd, wat de gebruiker aangeeft dat ze gerelateerd zijn.
Index	Een index is cruciaal voor documentbibliotheken in SharePoint met meer dan 5000 elementen in de weergave. De index maakt een efficiënte verwerking van grote hoeveelheden documenten mogelijk en zorgt voor een snelle zoek- en ophaalfunctie van documenten.
Mappen	Mapping definieert een gebied in Business Central, inclusief de tabel, pagina en lijst-ID, samen met een documentdefinitie in de tabel. Via mapping kunnen metadata uit het record worden geëxtraheerd. De mappingconfiguratie bepaalt of een Document Central Factbox is geactiveerd op een pagina.
Metadata	Metadata zijn de eigenschappen van een document en kunnen verschillende typen omvatten, zoals tekst, datum of boolean. Metadata worden bij elk document opgeslagen.
Metadata Management	Metadata management stelt in staat om extra metadata te definiëren tijdens het uploadproces naar Document Central. Individuele metadata kunnen worden voorzien van standaardwaarden of als vereiste informatie.
Melding van de App	App-registratie is vereist voor de OAuth-authenticatiemethode. Deze registratie wordt ingesteld in Azure en omvat het definiëren van de beschikbare permissies voor gebruikers en diensten.
Migratie van SharePoint	Een functie die de migratie van documenten van het ene SharePoint-repository naar het andere vergemakkelijkt, zoals van SharePoint On-Premise naar SharePoint Online.
Naleving	Ervoor zorgen dat de praktijken van Document Central voldoen aan de wettelijke en organisatorische normen. Het ondersteunt bewaartermijnen die binnen de compliance-organisatie kunnen worden ingesteld.
Quickdrop	Een functie die snel uploaden van documenten naar een gebied als een vooraf gedefinieerd inhoudstype mogelijk maakt. Voor elke mapping en elk gebied kunnen drie Quickdrops worden geconfigureerd. De Quickdrop-functionaliteit maakt deel uit van de Document Central Factbox.
Rapportwachtrij	De rapportwachtrij slaat alle items op voor rapporten die zijn gepland om te worden geüpload naar Document Central. Dit proces, bekend als schaduwafdrukken, uploadt het aangemaakte PDF-bestand via de rapportwachtrij.
Repository	Een centrale locatie waar documenten en gerelateerde gegevens worden opgeslagen en beheerd, wat zorgt voor georganiseerde en veilige toegang tot informatie. Document Central biedt de SharePoint Server en Azure Blob Storage als repository aan.
Retentielabels	Labels die op documenten worden toegepast om hun levenscyclus te beheren en ervoor te zorgen dat ze voor de vereiste duur worden bewaard.
Rol van Document Central - Administrator	Een gebruikersrol met volledige toegang en controle over de instellingen en configuraties van Document Central.
Rol van Document Central - Gebruiker	Een gebruikersrol met toegang tot de essentiële functionaliteiten van Document Central zoals gedefinieerd.
Schaduwafdrukken	Een functie die het mogelijk maakt om rapporten op de achtergrond af te drukken zonder de workflow te onderbreken. Een item wordt toegevoegd aan de rapportwachtrij om te worden verwerkt.
Terugkerende Documentrelatie	Een functie die de omgekeerde relaties tussen documenten identificeert en weergeeft. In sommige gevallen is de omgekeerde relatie nodig.
Types van Inhoud	Inhoudstypen classificeren documenten en omvatten bijbehorende metadata. Deze inhoudstypen worden toegewezen aan documentbibliotheken.
Uitgebreide Zoekfunctie	De verbeterde zoekfunctie maakt verfijnde en uitgebreide zoekopdrachten binnen Document Central mogelijk. Het maakt vrije tekst zoeken mogelijk en zoeken naar specifieke informatie zoals bestandsnaam, inhoudstype of periode.