Overzicht van zakelijke functionaliteit

Als uitbreiding voor Business Central biedt Document Central verschillende functies voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Deze zullen bedrijven in staat stellen de digitalisering van hun bedrijf te bevorderen.

Document Central is gebaseerd op CORE by Simova en bevat een reeks functionaliteiten die het kernproduct vormen.

Benchmark

Met de kern van Document Central krijg je alle basisfuncties die je nodig hebt om je documentbeheer te vereenvoudigen. Je kunt gemakkelijk documenten opslaan via slepen en neerzetten in je bedrijfsproces, meldingen maken om aan het document herinnerd te worden, documenten retourneren via barcodes en nog veel meer.

Met het abonnement op Document Central krijg je de volgende functies:

Functionaliteiten	BC Standaard	Document Central
Documenten opslaan in BC
Documentrelaties
Basis metagegevens (gebruiker die uploadt, datum/tijd)
Factbox-integratie
Verschillende bestandsextensies
Classificatie door uitgebreide metagegevens en inhoudstypen
Document zoeken op bestandsnaam, metagegevens, enz.
Audit-proof opslag van documenten
Verbinding met verschillende repositories
Opslag via slepen en neerzetten
Automatische archivering van gegenereerde rapporten en documenten via schaduwafdrukken
Documentvoorvertoning voor veel formaten direct geïntegreerd in BC (docx, xlsx, pdf, afbeeldingen, enz.)
Documentversiebeheer
Barcode-retournering via barcode-splitservice
Dynamische metagegevensmapping
Toegestane bestandsextensies zelf definieerbaar
Rollen- en rechtensysteem
Connector naar andere Simova-oplossingen (bijv. EDS en DPS)

In deze benchmark is te zien dat de standaard van Business Central voortdurend evolueert met nieuwe functionaliteiten, maar vergeleken met speciale uitbreidingen, zoals DMS, niet het volledige scala aan functies biedt. Uitbreidingen van de standaardfunctionaliteiten die speciaal voor de taken zijn gemaakt, bieden meestal meer mogelijkheden dan de standaard die door Microsoft wordt aangeboden.

Of de standaard voldoende is voor een bedrijf of dat de functionele verbeteringen van Document Central aanzienlijke meerwaarde bieden voor een bedrijf, kan alleen na een individuele beoordeling precies worden gezegd. Over het algemeen kan het gebruik van een DMS echter de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar en vinden van documenten aanzienlijk verminderen. Een rapport van McKinsey stelt dat werknemers gemiddeld 1,8 uur per dag besteden aan het zoeken en verzamelen van informatie. Dat komt neer op 9,3 uur per week.

Documenten opslaan in BC

Zowel in Business Central Standard als met Document Central kun je documenten direct in BC opslaan.

Documentrelaties

De standaard van Business Central en Document Central stellen documenten in staat om direct aan een document te worden gekoppeld, zoals een verkoopofferte of een verkooporder. De documenten kunnen direct worden bekeken wanneer het betreffende document wordt weergegeven. De opgeslagen documenten worden opgenomen wanneer een transactie wordt geboekt en zijn daar ook beschikbaar.

Basis metagegevens (gebruiker die uploadt, datum/tijd)

Bij het opslaan van documenten in Business Central worden metagegevens toegewezen aan het bestand in zowel BC Standaard als Document Central. In BC Standaard zijn deze metagegevens echter beperkt tot de gebruiker die het document heeft geüpload en de datum en tijd van de upload.

Factbox-integratie

Beide bieden de mogelijkheid om documenten op te slaan via een factbox voor het betreffende document. De factbox is toegankelijk vanuit het document zelf en vanuit de lijstweergave.

Verschillende bestandsextensies

Verschillende documenten, zoals Word-documenten, Excel-lijsten of PDF-bestanden, kunnen worden opgeslagen in Document Central en in BC Standaard.

Classificatie door uitgebreide metagegevens en inhoudstypen

Document Central biedt de gebruiker de mogelijkheid om de opgeslagen documenten te classificeren, d.w.z. een documenttype en verdere metagegevens aan het document toe te wijzen, wat het voor de gebruiker gemakkelijker maakt om de documenten terug te vinden. In de BC-standaard worden geen inhoudstypen toegewezen.

Document zoeken op bestandsnaam, metagegevens, enz.

De "Document Central | Document Zoeken" maakt een gedetailleerde zoekopdracht mogelijk voor alle documenten en bestanden die in het systeem zijn opgeslagen. Het is mogelijk om te zoeken en te filteren op metagegevens, inhoudstypen, bestandsnamen en vele andere criteria.

Audit-proof opslag van documenten

Door de integratie en synchronisatie van labels die zijn aangemaakt in het Azure Compliance Management, kunnen Document Central-gebruikers de audit-proof archivering configureren in de Business Central-interface en ervoor zorgen dat bepaalde documenten gedurende een bepaalde periode niet kunnen worden gewijzigd of verwijderd om aan overheidsvoorschriften te voldoen.

Verbinding met verschillende repositories

Het kunnen gebruiken van verschillende repositories is een van de belangrijkste voordelen van Document Central in vergelijking met de BC-standaard. We raden aan om de documenten op te slaan in een SharePoint. Bestandsystemen, databases en documentbeheersystemen van derden kunnen ook worden aangesloten.

Opslag via slepen en neerzetten

De Document Central Factbox maakt het gemakkelijk om documenten op te slaan via slepen en neerzetten. Deze functie maakt Document Central zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk. Als alternatief kan een venster worden geopend om door het bestandssysteem te bladeren.

Automatische archivering van gegenereerde rapporten en documenten via schaduwafdrukken

Bij het boeken van documenten kunnen de rapporten automatisch op de achtergrond worden opgeslagen door de zogenaamde schaduwafdrukken in Document Central en zijn dus beschikbaar voor elke gebruiker.

Documentvoorvertoning voor veel formaten direct geïntegreerd in BC (Word, Excel, PDF, afbeeldingsbestanden, enz.)

In het documentoverzicht, dat alle voor een document opgeslagen documenten, zoals een verkoopofferte of een verkooporder, duidelijk weergeeft, is een documentvoorvertoning direct geïntegreerd in Business Central. Hierdoor kan de gebruiker een kijkje nemen in de documenten zonder de BC-interface te verlaten. Alle gangbare standaardformaten kunnen in de voorvertoning worden weergegeven.

Documentversiebeheer

Vergeleken met de BC-standaard biedt de Document Central-oplossing een versiebeheersfunctie. Als een document wordt opgeslagen met dezelfde naam als een bestaand document, kan de gebruiker kiezen of het document moet worden geversioneerd of onder een andere naam moet worden opgeslagen. De vorige versies zijn nog steeds beschikbaar in het documentoverzicht.

Barcode-retournering via Barcode Split Service

Via de Barcode Split Service kunnen documenten die zijn gelabeld met een speciale barcode direct en automatisch worden geretourneerd naar het overeenkomstige proces in Business Central. De barcodelabels worden rechtstreeks in Business Central gegenereerd via een andere DMS-barcodefactbox en kunnen op de rapporten worden toegepast.

Dynamische metagegevensmapping

Dynamische mappings maken het mogelijk om documenten retrospectief weer te geven op eerdere processen of documenten.

Toegestane bestandsextensies kunnen door de gebruiker worden gedefinieerd

Een beheerder kan de mogelijke bestandsextensies definiëren die mogen worden opgeslagen in Document Central. Dit zorgt ervoor dat alleen relevante bestanden en documenten worden opgeslagen in Document Central.

Rollen- en rechtensysteem

Door een geavanceerd rollen- en rechtensysteem kunnen bepaalde gebruikers of gebruikersgroepen specifieke rechten in het systeem krijgen. Toegang tot bepaalde documenten of volledige inhoudstypen kan op deze manier worden gereguleerd.

Connector naar andere Simova-oplossingen (bijv. EDS en DPS)

Document Central biedt de mogelijkheid om de opgeslagen documenten over te dragen aan andere Simova-extensies, zoals Document Dispatch of Business Portals. Op deze manier kunnen documenten direct vanuit Document Central worden verzonden met Document Dispatch of worden weergegeven in een klantenportaal met DPS.