Werken met Document Inbound

Document Inbound is een oplossing voor het beheer van alle externe documentinvoer in de Document Central via de inkomende lijsten. Deze oplossing maakt het mogelijk om binnenkomende documenten te organiseren, toe te wijzen en handmatig te controleren. Daarnaast is er de mogelijkheid om alle binnenkomende documenten centraal te registreren om een volledige traceerbaarheid te waarborgen.

Teruggeven van documenten

Documenten kunnen op verschillende manieren worden teruggegeven:

Via barcode-labels,
Direct afgedrukte barcodes of
QR-codes via de invoerlijsten.

Daarnaast kunnen documenten met metadata in de bestandsnaam worden teruggegeven. De teruggave kan automatisch of handmatig plaatsvinden, waarbij de medewerker een visuele controle in de invoerlijst uitvoert. Barcodes die uit Business Central zijn gegenereerd, worden bij de teruggave automatisch herkend en verwerkt.

Documenten splitsen

De app maakt het mogelijk om documenten die barcodes bevatten op verschillende manieren te splitsen. Dit kan zowel automatisch als handmatig gebeuren.

Automatisch splitsen

Documenten kunnen automatisch worden verwerkt in de Document Inbound - Document Import / Split Bot takenwachtrij. Hier worden de documenten automatisch geïmporteerd en volgens de vooraf gedefinieerde configuratie gesplitst.

Handmatig splitsen

Alternatief kunnen documenten handmatig in de invoerlijst worden geüpload en daar ook handmatig worden gesplitst. Deze methode geeft de gebruikers meer controle en flexibiliteit.

Documenten toewijzen

Er zijn twee hoofdmethoden voor het toewijzen van documenten:

Barcode-toewijzing: Hier wordt de herkende barcode vergeleken met de barcode-invoertabel en wordt het document opgeslagen in het bijbehorende Business Central-record.
Bestandsnaam-toewijzing: Deze methode gebruikt configureerbare plaatsaanduidingen om waarden uit de bestandsnaam van de geïmporteerde documenten te extraheren en het document op basis van deze waarden aan het juiste Business Central-record toe te wijzen.

Handmatig uploaden van documenten in de invoerlijst

U kunt documenten handmatig uploaden en deze vervolgens handmatig of automatisch laten toewijzen.

Volg deze stappen om een document handmatig in een invoerlijst te uploaden:

Start in het Document Inbound-rolcentrum.
Navigeer naar het gedeelte Invoerlijsten. U kunt de invoerlijst ook openen via de Ribbon Bar door op Instellingen en vervolgens op Invoerlijsten te klikken.
Selecteer de gewenste invoerlijst en klik vervolgens op het getal in de kolom Alle documenten.
Klik op de actie Documenten uploaden.
Plaats een of meerdere documenten in het uploadgebied.
De geüploade documenten bevinden zich nu in de invoerlijst.

Documenten automatisch toewijzen

Volg deze stappen om documenten automatisch te laten toewijzen:

Start in het Document Inbound-rolcentrum.
Navigeer naar het gedeelte Invoerlijsten. U kunt de invoerlijst ook openen via de Ribbon Bar door op Instellingen en vervolgens op Invoerlijsten te klikken.
Selecteer de gewenste invoerlijst en klik vervolgens op het getal in de kolom Alle documenten.
In de invoerlijst zouden al documenten aanwezig moeten zijn; idealiter zijn deze al aan een doelrecord toegewezen.
Klik op de actie Automatisch toewijzen.
De documenten worden nu automatisch door het systeem aan het bijbehorende doelrecord toegewezen.