Werken met Document Inbound
Document Inbound is een oplossing voor het beheer van alle externe documentinvoer in de Document Central via de inkomende lijsten. Deze oplossing maakt het mogelijk om binnenkomende documenten te organiseren, toe te wijzen en handmatig te controleren. Daarnaast is er de mogelijkheid om alle binnenkomende documenten centraal te registreren om een volledige traceerbaarheid te waarborgen.
Teruggeven van documenten
Documenten kunnen op verschillende manieren worden teruggegeven:
- Via barcode-labels,
- Direct afgedrukte barcodes of
- QR-codes via de invoerlijsten.
Daarnaast kunnen documenten met metadata in de bestandsnaam worden teruggegeven. De teruggave kan automatisch of handmatig plaatsvinden, waarbij de medewerker een visuele controle in de invoerlijst uitvoert. Barcodes die uit Business Central zijn gegenereerd, worden bij de teruggave automatisch herkend en verwerkt.
Documenten splitsen
De app maakt het mogelijk om documenten die barcodes bevatten op verschillende manieren te splitsen. Dit kan zowel automatisch als handmatig gebeuren.
Automatisch splitsen
Documenten kunnen automatisch worden verwerkt in de Document Inbound - Document Import / Split Bot takenwachtrij. Hier worden de documenten automatisch geïmporteerd en volgens de vooraf gedefinieerde configuratie gesplitst.
Handmatig splitsen
Alternatief kunnen documenten handmatig in de invoerlijst worden geüpload en daar ook handmatig worden gesplitst. Deze methode geeft de gebruikers meer controle en flexibiliteit.
Documenten toewijzen
Er zijn twee hoofdmethoden voor het toewijzen van documenten:
- Barcode-toewijzing: Hier wordt de herkende barcode vergeleken met de barcode-invoertabel en wordt het document opgeslagen in de bijbehorende Business Central-record.
- Bestandsnaam-toewijzing: Deze methode gebruikt configureerbare plaatsaanduidingen om waarden uit de bestandsnaam van de geïmporteerde documenten te extraheren en het document op basis van deze waarden aan de juiste Business Central-record toe te wijzen.