Toewijzing via Record-ID
Document Inbound beschikt over de mogelijkheid om documenten naadloos toe te wijzen via record-ID's. Deze functionaliteit werkt door gebruik te maken van de vooraf opgegeven record-ID voordat het document in de inkomende lijst terechtkomt. Met deze unieke record-ID kan Document Inbound naadloos communiceren met de database en snel bepalen of de opgegeven record-ID aanwezig is in de uitgebreide database van records.
Vereisten
Om documenten via record-ID te kunnen toewijzen, moet er een Inkomende lijst worden aangemaakt met het toewijzingstype Record-ID.
Opzoeken van de Record-ID
Om documenten via record-ID's toe te wijzen, is het essentieel dat inkomende documenten in de inkomende lijst worden voorzien van hun respectieve doel-record-ID's. Deze functionaliteit werkt het beste bij documenten afkomstig van externe extensies of externe codebronnen.
Document Inbound gebruikt de opgegeven record-ID om een kruisverwijzing uit te voeren met de database. Zodra de record-ID succesvol overeenkomt met een item in de database, bepaalt Document Inbound automatisch het potentiële inhoudstype en de metadata voor het document. Dit proces is gebaseerd op de configuratie van de inkomende lijst en zorgt voor een naadloze en geautomatiseerde ervaring.
Documenten toewijzen
De taakwachtrij is verantwoordelijk voor de toewijzing van documenten. Documenten worden automatisch toegewezen aan hun respectieve records zolang de record-ID-referentie wordt gedetecteerd in de database. Gebruikers hebben ook de flexibiliteit om het toewijzingsproces handmatig te starten via de functies Automatisch toewijzen of Handmatig toewijzen.
Om de toewijzingsfunctie handmatig te activeren, kunnen de volgende stappen worden uitgevoerd:
- Navigeer naar de Inkomende lijst.
- Selecteer een item uit de lijst.
- Klik op de actie Automatisch toewijzen om het document automatisch toe te wijzen. Deze functie probeert het document toe te wijzen aan het record dat wordt gerefereerd door de opgegeven record-ID. Als de record-ID niet wordt gevonden in de database, wordt automatisch de actie Handmatig toewijzen geactiveerd.
- Klik eventueel op de actie Handmatig toewijzen om het document handmatig toe te wijzen. Deze actie opent een pagina waarop de gebruiker het doelrecord kan kiezen waaraan het document moet worden toegewezen.