Toewijzing per Record-ID
Document Inbound heeft de mogelijkheid om documenten naadloos toe te wijzen via record-IDs. Deze functionaliteit maakt gebruik van de vooraf verstrekte record-ID voordat deze in de inkomende lijst arriveert. Met deze unieke record-ID interageert Document Inbound soepel met de database en bepaalt onmiddellijk de aanwezigheid van de verstrekte record-ID in de uitgebreide database van het systeem.
Vereisten
Om documenten via record-ID terug te voeren, moet er een Inkomende lijst worden aangemaakt met het terugvoertype Record-ID.
Zoeken naar de Record-ID
Om de toewijzing van documenten via record-IDs te vergemakkelijken, is het belangrijk dat binnenkomende documenten in de inkomende lijst zijn gemarkeerd met hun respectieve doel-record-IDs. Deze functionaliteit werkt het beste wanneer het gaat om documenten van externe extensies of externe codebronnen.
Document Inbound gebruikt de verstrekte record-ID om een vergelijking met de database uit te voeren. Zodra de record-ID succesvol is vergeleken met een vermelding in de database, werkt Document Inbound door automatisch het potentiële inhoudstype en de metadata voor het document te bepalen. Dit proces is gebaseerd op de configuratie van de inkomende lijst en zorgt voor een naadloze en geautomatiseerde ervaring.
Toewijzing van Documenten
De jobwachtrij is verantwoordelijk voor de documenttoewijzing. Documenten worden automatisch toegewezen aan hun respectieve records, zolang de record-ID-verwijzing in de database wordt herkend. Alternatief hebben gebruikers de mogelijkheid om het toewijzingsproces handmatig te starten via de functies Automatisch terugvoeren of Handmatig terugvoeren.
Om de toewijzingsfunctie handmatig te activeren, kunnen de volgende stappen worden uitgevoerd:
- Navigeer naar de Inkomende lijst.
- Selecteer een vermelding uit de lijst.
- Klik op de actie Automatisch terugvoeren om het document automatisch terug te voeren. Deze functie probeert het document toe te wijzen aan het record dat door de verstrekte record-ID wordt verwezen. Als de record-ID niet in de database wordt gevonden, wordt automatisch de actie Handmatig terugvoeren geactiveerd.
- Alternatief kunt u op de actie Handmatig terugvoeren klikken om het document handmatig terug te voeren. Deze actie opent een pagina waar de gebruiker het doelrecord voor toewijzing kan selecteren.