Toewijzing per Bestandsnaam
De Document Inbound uitbreiding heeft de mogelijkheid om documenten op basis van hun bestandsnaam toe te wijzen. Deze functie maakt gebruik van de bestandsnaam van elk document om overeenkomsten met de in de database opgeslagen informatie te lezen en te gebruiken.
Voorwaarden
Om documenten via bestandsnamen terug te voeren, moet er een Ingangslijst worden aangemaakt met het terugvoertype Bestandsnaam.
Bestandsnamen lezen
Om de functie voor bestandsnaamtoewijzing te gebruiken, moeten documenten eerst in de ingangslijst worden geïmporteerd. Vervolgens zal Document Inbound deze documenten automatisch valideren, volgens de in de ingangslijst geconfigureerde instellingen.
Op basis van de geconfigureerde instellingen in de Ingangslijst zal Document Inbound de bestandsnaam met de database vergelijken. Wanneer een verwijzing wordt geïdentificeerd, toont het document onmiddellijk potentiële doel-datensets, inclusief hun inhoudstype en metadata.
Toewijzing van Documenten
De jobwachtrij is verantwoordelijk voor de documenttoewijzing. Documenten worden automatisch aan hun respectieve datensets toegewezen, zolang de bestandsnaamverwijzing in de database wordt herkend. Alternatief hebben gebruikers de mogelijkheid om het toewijzingsproces handmatig te starten via de functies Automatisch terugvoeren of Handmatig terugvoeren.
Om de toewijzingsfunctie handmatig te activeren, kunnen de volgende stappen worden uitgevoerd:
- Navigeer naar de Ingangslijst.
- Selecteer een item uit de lijst.
- Klik op de actie Automatisch terugvoeren om het document automatisch terug te voeren. Deze functie probeert het document toe te wijzen aan de dataset die door de bestandsnaam wordt verwezen. Als de doel-dataset niet in het systeem wordt gevonden, wordt automatisch de actie Handmatig terugvoeren geactiveerd.
- Alternatief kunt u op de actie Handmatig terugvoeren klikken om het document handmatig terug te voeren. Deze actie opent een pagina waar de gebruiker de doel-dataset voor toewijzing kan selecteren.