Toewijzing via bestandsnaam
De Document Inbound-extensie beschikt over de mogelijkheid om documenten toe te wijzen op basis van hun bestandsnamen. Deze functie maakt gebruik van de bestandsnaam van elk document, zodat deze kan worden gelezen en gebruikt voor het matchen met informatie die in de database is opgeslagen.
Vereisten
Om documenten via bestandsnaam toe te wijzen, moet er een Inbound List worden aangemaakt met het toewijzingstype Bestandsnaam.
Lezen van de bestandsnaam
Om de functie voor toewijzing op basis van bestandsnaam te gebruiken, moeten documenten eerst worden geïmporteerd in de Inbound List. Vervolgens valideert Document Inbound deze documenten automatisch, op basis van de configuratie-instellingen die zijn opgegeven in de Inbound List.
Op basis van de ingestelde configuratie in de Inbound List zal Document Inbound de bestandsnaam vergelijken met de database. Wanneer er een overeenkomst wordt gevonden, toont het document onmiddellijk het potentiële doeldocument, inclusief het contenttype en de metadata.
Documenten toewijzen
De taakwachtrij is verantwoordelijk voor de toewijzing van documenten. Documenten worden automatisch toegewezen aan hun respectieve records zolang de referentie in de bestandsnaam wordt herkend in de database. Gebruikers hebben ook de flexibiliteit om het toewijzingsproces handmatig te starten via de functies Automatisch toewijzen of Handmatig toewijzen.
Om de toewijzingsfunctie handmatig te activeren, kunnen de volgende stappen worden uitgevoerd:
- Navigeer naar de Inbound List.
- Selecteer een item uit de lijst.
- Klik op de actie Automatisch toewijzen om het document automatisch toe te wijzen. Deze functie probeert het document toe te wijzen aan het record dat wordt gerefereerd door de bestandsnaam. Als het doeldocument niet wordt gevonden in het systeem, wordt automatisch de actie Handmatig toewijzen gestart.
- Klik eventueel op de actie Handmatig toewijzen om het document handmatig toe te wijzen. Deze actie opent een pagina waarop de gebruiker het doeldocument kan selecteren.