Toewijzing per E-mailadres
De Document Inbound-uitbreiding heeft de mogelijkheid om documenten op basis van hun bestandsnaam toe te wijzen. Deze functie maakt gebruik van de bestandsnaam van elk document om deze te lezen en voor afstemmingsdoeleinden te gebruiken met de in de database opgeslagen informatie.
Vereisten
Om documenten via e-mail terug te voeren, moet er een Inbound-lijst worden aangemaakt met het terugvoertype E-mail.
Afstemming van de E-mail
Document Inbound breidt zijn functionaliteit uit door de toewijzing van documenten zowel op basis van het e-mailadres van de afzender als op de e-mailadressen van de ontvangers (Aan en Cc) mogelijk te maken. Deze functie maakt gebruik van de mogelijkheid van Document Inbound om e-mailinformatie uit de geconfigureerde e-mailaccounts te extraheren en op te halen. Bovendien kunnen externe uitbreidingen met vergelijkbare functies, die ook het e-mailadres extraheren en aan Document Inbound doorgeven, de documenten op basis van de verstrekte e-mailadressen toewijzen.
Op basis van de geconfigureerde instellingen in de Inbound-lijst zal Document Inbound de e-mail met de database afstemmen. Wanneer een verwijzing wordt geïdentificeerd, toont het document onmiddellijk potentiële doelgegevenssets, inclusief hun inhoudstype en metadata.
Toewijzing van Documenten
De opdrachtenwachtrij is verantwoordelijk voor de toewijzing van documenten. Documenten worden automatisch aan hun respectieve gegevenssets toegewezen, zolang de e-mailverwijzing in de database wordt herkend. Alternatief hebben gebruikers de flexibiliteit om het toewijzingsproces handmatig te initiëren via de functies Automatisch terugvoeren of Handmatig terugvoeren.
Om de toewijzingsfunctie handmatig te activeren, kunnen de volgende stappen worden uitgevoerd:
- Navigeer naar de Inbound-lijst.
- Selecteer een item uit de lijst.
- Klik op de actie Automatisch terugvoeren om het document automatisch terug te voeren. Deze functie probeert het document toe te wijzen aan de gegevensset die door het e-mailadres wordt verwezen. Als de doelgegevensset in het systeem niet wordt gevonden, wordt de actie Handmatig terugvoeren automatisch geactiveerd.
- Alternatief kunt u op de actie Handmatig terugvoeren klikken om het document handmatig terug te voeren. Deze actie opent een pagina waar de gebruiker de doelgegevensset kan selecteren die moet worden toegewezen.