Toewijzing via e-mailadres
De Document Inbound-extensie beschikt over de mogelijkheid om documenten toe te wijzen op basis van hun bestandsnamen. Deze functie maakt gebruik van de bestandsnaam van elk document, zodat deze kan worden gelezen en gebruikt voor het matchen met informatie die in de database is opgeslagen.
Vereisten
Om documenten via e-mail toe te wijzen, moet er een Inbound List worden aangemaakt met het toewijzingstype E-mail.
E-mailadres matchen
Document Inbound breidt zijn functionaliteit uit door documenten toe te wijzen op basis van het e-mailadres van de afzender, evenals de e-mailadressen van de ontvangers (Aan en Cc). Deze functie maakt gebruik van de mogelijkheid van Document Inbound om e-mailinformatie op te halen uit de geconfigureerde e-mailaccounts. Voor extra flexibiliteit kunnen externe extensies met vergelijkbare mogelijkheden, die ook het e-mailadres kunnen extraheren en doorgeven aan Document Inbound, documenten toewijzen op basis van de verstrekte e-mailadressen.
Op basis van de geconfigureerde instellingen in de Inbound List zal Document Inbound het e-mailadres vergelijken met de database. Wanneer er een overeenkomst wordt gevonden, toont het document onmiddellijk potentiële doelrecords, inclusief hun contenttype en metadata.
Documenten toewijzen
De taakwachtrij is verantwoordelijk voor de toewijzing van documenten. Documenten worden automatisch toegewezen aan hun respectieve records zolang het e-mailadres wordt herkend in de database. Gebruikers hebben ook de flexibiliteit om het toewijzingsproces handmatig te starten via de functies Automatisch toewijzen of Handmatig toewijzen.
Om de toewijzingsfunctie handmatig te activeren, kunnen de volgende stappen worden uitgevoerd:
- Navigeer naar de Inbound List.
- Selecteer een item uit de lijst.
- Klik op de actie Automatisch toewijzen om het document automatisch toe te wijzen. Deze functie probeert het document toe te wijzen aan het record dat wordt gekoppeld aan het e-mailadres. Als het doelrecord niet wordt gevonden in het systeem, wordt automatisch de actie Handmatig toewijzen geactiveerd.
- Klik eventueel op de actie Handmatig toewijzen om het document handmatig toe te wijzen. Deze actie opent een pagina waarop de gebruiker het doelrecord kan selecteren.