Toewijzing per Barcode
Document Inbound is uitgerust met de mogelijkheid om barcodes uit documenten naadloos te scannen en te extraheren, waardoor de bestanden in afzonderlijke segmenten worden verdeeld op basis van de herkende unieke barcodes. Bovendien worden deze geëxtraheerde barcodes vergeleken met vooraf geconfigureerde instellingen van de inkomende lijst om ze te koppelen aan de dataset in Business Central, wat een geautomatiseerde toewijzing mogelijk maakt en de workflow optimaliseert.
Vereisten
Om documenten per barcode te kunnen toewijzen, moet er een Inkomende lijst worden aangemaakt met het toewijzingstype Barcode.
Herkenning van Barcodes
Om de barcodeherkenning uit PDF-bestanden te kunnen gebruiken, is het noodzakelijk om de documenten eerst in de inkomende lijst te importeren. Het importproces kan vanuit verschillende bronnen worden gestart (bijv. handmatige bestandsupload en e-mail), mits de documenten ingebedde barcodes bevatten. Na de import maakt de functionaliteit van Document Inbound het mogelijk om de barcode-informatie uit het document te herkennen en te extraheren. Vervolgens worden de geëxtraheerde barcodegegevens vergeleken met de database.
Document Inbound is in staat om automatisch te valideren of een herkende barcode overeenkomt met een referentie in de database. Bij succesvolle validatie identificeert het de waarschijnlijkste doelrecord, herkent het het potentiële inhoudstype en relevante metadata uit het document.
Info
Bij het handmatig uploaden van een document start Document Inbound niet onmiddellijk het barcodeherkenningsproces. In plaats daarvan hebben gebruikers de mogelijkheid om deze functie naar behoefte te activeren door eenvoudig op de actie Automatisch splitsen te klikken. Deze handmatige trigger zorgt ervoor dat Document Inbound het barcodeherkennings- en splitsingsproces uitvoert, waardoor wordt gegarandeerd dat het proces zowel door de gebruiker wordt aangestuurd als aan specifieke vereisten kan worden aangepast.
Toewijzing van Documenten
De jobwachtrij is verantwoordelijk voor de documenttoewijzing. Documenten worden automatisch aan hun respectieve datasets toegewezen, zolang de barcode-referentie in de database wordt herkend. Alternatief hebben gebruikers de mogelijkheid om het toewijzingsproces handmatig te starten via de functies Automatisch toewijzen of Handmatig toewijzen.
Om de toewijzingsfunctie handmatig te activeren, kunnen de volgende stappen worden uitgevoerd:
- Navigeer naar de Inkomende lijst.
- Selecteer een item uit de lijst.
- Klik op de actie Automatisch toewijzen om het document automatisch toe te wijzen. Deze functie probeert het document toe te wijzen aan de dataset die aan de barcode is gekoppeld. Als de barcode niet in de database wordt gevonden, wordt automatisch de actie Handmatig toewijzen geactiveerd.
- Alternatief klikt u op de actie Handmatig toewijzen om het document handmatig toe te wijzen. Deze actie opent een pagina waar de gebruiker de doelrecord kan selecteren die moet worden toegewezen.
Handmatige Barcode-correctie met Documentvoorvertoning
In gevallen waarin Document Inbound een barcode niet automatisch kan herkennen (bijv. vanwege scheve etiketten, slechte afdrukkwaliteit of handgeschreven notities), kunnen gebruikers de barcode rechtstreeks vanuit de Inkomende lijst handmatig corrigeren.
Wanneer de actie Barcode wijzigen wordt gebruikt, opent zich een invoerdialoog die nu een ingebedde documentvoorvertoning bevat. Dit stelt gebruikers in staat om het originele document (bijv. facturen, pakbonnen of verzendlabels) naast het barcode-invoerveld weer te geven.
Voordelen
- Zorgt voor een nauwkeurige handmatige invoer wanneer de automatische barcodeherkenning faalt.
- Elimineert de noodzaak om tussen documentweergave en invoerformulier te schakelen.
- Biedt een directe visuele bevestiging van de juiste barcode-waarde.
- Ondersteunt alle documenttypes die in Document Inbound worden verwerkt (PDF, TIFF, enz.).
Gebruik
- Navigeer naar de Inkomende lijst.
- Selecteer het item waarvan de barcode niet kon worden herkend.
- Klik op de actie Barcode wijzigen.
- Gebruik in de invoerdialoog de ingebedde voorvertoning om de juiste barcode in het document te vinden en deze in het veld in te voeren. Als het voorvertoningsvenster niet zichtbaar is, klikt u op het Informatiesymbool (ℹ️) rechtsboven om het in te schakelen.
- Bevestig de invoer om de inkomende invoer bij te werken.
Probleemoplossing
Als er tijdens het toewijzingsproces een fout optreedt, wordt het item op "Mislukt" gezet. De volgende lijst toont de meest voorkomende problemen met betrekking tot de toewijzing per barcode en hun respectieve oplossingen.
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| Inhoudstype is niet gepubliceerd | Kies een ander inhoudstype om het document toe te wijzen. Dit is mogelijk via een actie in het subformulier "Source Target" in de inkomende lijst |
| Gevonden barcode in het inkomende item wordt in het systeem niet herkend | Een handmatige toewijzing is de eenvoudigste manier om het document toe te wijzen |
| Inkomend item bevat geen barcode | Wijzig de barcode handmatig via de actie in de inkomende lijst |