Toewijzing via barcode
Document Inbound is uitgerust met de mogelijkheid om barcodes uit documenten te scannen en te extraheren, waarna de bestanden worden opgesplitst in afzonderlijke segmenten op basis van de gedetecteerde unieke barcodes. Bovendien worden deze geëxtraheerde barcodes vergeleken met vooraf geconfigureerde instellingen in de inboundlijst om te worden gekoppeld aan het record in Business Central, wat geautomatiseerde toewijzing vergemakkelijkt en de workflow stroomlijnt.
Vereisten
Om documenten via barcode te kunnen toewijzen, moet een Inboundlijst worden aangemaakt met het toewijzingstype Barcode.
Herkennen van barcodes
Om barcoderecognitie vanuit PDF-bestanden te gebruiken, is het noodzakelijk om de documenten eerst in de inboundlijst te importeren. Het importproces kan worden gestart vanuit verschillende bronnen (bijv. handmatig uploaden van bestanden of e-mail), mits de documenten ingebedde barcodes bevatten. Eenmaal geïmporteerd, maakt de functionaliteit van Document Inbound het mogelijk de barcode-informatie in het document te detecteren en te extraheren. Vervolgens worden de geëxtraheerde barcodedata vergeleken met de database.
Document Inbound kan automatisch valideren of een gedetecteerde barcode overeenkomt met een referentie in de database. Bij een succesvolle validatie identificeert het het meest waarschijnlijke doelrecord, bepaalt het het potentiële inhoudstype en de relevante metadata van het document.
Info
Bij handmatig uploaden van een document start Document Inbound het barcoderecognitieproces niet direct. Gebruikers hebben de mogelijkheid deze functie handmatig te activeren door eenvoudig te klikken op de actie Automatisch splitsen. Deze handmatige trigger zorgt ervoor dat Document Inbound het proces van barcoderecognitie en splitsing uitvoert, waardoor het proces door de gebruiker wordt gecontroleerd en aangepast aan specifieke behoeften.
Toewijzen van documenten
De taakwachtrij is verantwoordelijk voor de documenttoewijzing. Documenten worden automatisch toegewezen aan hun respectieve records zolang de barcodereferentie in de database wordt gedetecteerd. Daarnaast hebben gebruikers de mogelijkheid om het toewijzingsproces handmatig te starten via de functies Automatisch toewijzen of Handmatig toewijzen.
Om de handmatige toewijzingsfunctie te starten, kunnen de volgende stappen worden uitgevoerd:
- Navigeer naar de Inboundlijst.
- Selecteer een item uit de lijst.
- Klik op de actie Automatisch toewijzen om het document automatisch toe te wijzen. Deze functie probeert het document toe te wijzen aan het record dat aan de barcode is gekoppeld. Als de barcode niet in de database wordt gevonden, wordt de actie Handmatig toewijzen automatisch gestart.
- Klik als alternatief op de actie Handmatig toewijzen om het document handmatig toe te wijzen. Deze actie opent een pagina waar de gebruiker het doelrecord kan kiezen.
Handmatige barcodecorrrectie met documentvoorbeeld
In gevallen waarin Document Inbound een barcode niet automatisch kan herkennen (bijv. door scheef geplakte labels, slechte afdrukkwaliteit of handgeschreven notities), kunnen gebruikers de barcode handmatig corrigeren vanuit de Inboundlijst.
Wanneer de actie Barcode wijzigen wordt gebruikt, opent een invoerdialoog die nu een ingebouwd documentvoorbeeld bevat. Dit stelt gebruikers in staat om het originele document (zoals facturen, pakbonnen of verzendlabels) naast het barcode-invoerveld te bekijken.
Voordelen
- Zorgt voor nauwkeurige handmatige invoer wanneer automatische barcode-extractie mislukt.
- Voorkomt dat er moet worden geschakeld tussen de documentviewer en het invoerformulier.
- Biedt directe visuele bevestiging van de juiste barcodewaarde.
- Ondersteunt alle documenttypes die in Document Inbound worden verwerkt (PDF, TIFF, enz.).
Gebruik
- Navigeer naar de Inboundlijst.
- Selecteer het item waarvan de barcode niet kon worden herkend.
- Klik op de actie Barcode wijzigen.
- Gebruik in de invoerdialoog het ingebouwde voorbeeld om de juiste barcode op het document te vinden en voer deze in het veld in. Als het voorbeeldpaneel niet zichtbaar is, klik dan op het informatie-icoon (ℹ️) rechtsboven om het weer te geven.
- Bevestig de invoer om het inboundrecord bij te werken.
Problemen oplossen
Wanneer er een fout optreedt tijdens het toewijzingsproces, wordt de invoer gemarkeerd als mislukt. De volgende lijst toont de meest voorkomende problemen met betrekking tot toewijzing via barcode en hun respectieve oplossingen.
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| Inhoudstype is niet gepubliceerd | Kies een ander inhoudstype om het document toe te wijzen. Dit is mogelijk via een actie in het subformulier "Source Target" in de inboundlijst |
| Gevonden barcode in inbounditem wordt niet herkend in het systeem | Handmatige toewijzing is de eenvoudigste manier om het document toe te wijzen |
| Inbounditem heeft geen barcode | Wijzig de barcode handmatig via de actie in de inboundlijst |