Ga naar inhoud

Document Distributor instellen

Deze handleiding laat zien hoe u een Document Distributor voor automatische documentdoorsturing instelt.

Een Document Distributor aanmaken

  1. Open de pagina Document Distribution entries
  2. Open de configuratie via de actie
  3. Kies Nieuw

  4. Vul de velden in:

  5. Code: bijv. "DIST-INVOICES"

  6. Beschrijving: bijv. "Factuurverdeling per leverancier"
  7. Volgnummer: bijv. 10 (lagere nummers = hogere prioriteit)
  8. Doelclient: Kies de client
  9. Doel inkomlijst: Kies de inkomlijst

Tip: Gebruik stappen van 10 (10, 20, 30) bij volgnummer voor latere uitbreidingen.

Verdelingsregels toevoegen

  1. Open de aangemaakte Document Distributor
  2. Ga naar Verdelingsregels
  3. Maak nieuwe regels aan (zie Werken met Verdelingsregels)

Belangrijk: Als een regel is vervuld, wordt dit als succesvol beschouwd en wordt het document verdeeld.

Voorbeeld: Facturen per leverancier verdelen

Doel: ACME-facturen doorsturen naar client "BEDRIJF-A"

Distributor:

  • Code: DIST-ACME
  • Doelclient: BEDRIJF-A
  • Doel inkomlijst: EB-FACTUREN

Regels:

  1. Documentclassificatie - Bevat "Factuur" of
  2. E-mailadres - Eindigt op "@acme.com" of
  3. Vastgelegde documentgegevens "VendorName" - Gelijk aan "ACME Corporation"

Best Practices

  • Specifieke regels eerst: Geef lage volgnummer
  • 10-stappen: Laat ruimte voor latere aanvullingen
  • Zinvolle namen: Vergemakkelijken het latere onderhoud

Tip: De eerste passende distributor wordt gebruikt. Vaak gebruikte distributors moeten lagere volgnummer hebben.

Pakketverwerking

Wanneer e-mails met bijlagen worden verwerkt via de Document Distributor, kunt u bepalen hoe het leidende document (de e-mail zelf) en aanvullende pakketdocumenten (bijlagen) worden behandeld.

Verwerking van leidend document toestaan

Deze optie bepaalt of het leidende document van een pakket (bijvoorbeeld het e-mailbestand zelf) door verwerkingsmethoden zoals de evaluatie van distributor-regels gaat.

Wanneer ingeschakeld: - Het leidende document wordt geëevalueerd door distributor-regels - Zowel het e-mailbestand als de bijlagen doorlopen het distributieproces

Wanneer uitgeschakeld: - Alleen de bijlagen binnen het pakket worden geëevalueerd door distributor-regels - Het leidende document (e-mail) wordt uitgesloten van verwerkingsmethoden maar wordt nog steeds samen met het pakket overgedragen naar de doel-inkomende lijst - Nuttig wanneer u wilt dat distributor-regels alleen op bijlagen worden toegepast (bijv. voor Smart Processing-scenario's)

Belangrijk

Het leidende document wordt altijd samen met het pakket overgedragen naar de doel-inkomende lijst, ongeacht deze instelling. Deze optie bepaalt alleen of het leidende document door verwerkingsmethoden zoals regel-evaluatie gaat.

Procedure:

  1. Open de configuratie van de Document Distributor
  2. Navigeer naar het gedeelte Pakketverwerking
  3. Schakel Verwerking van leidend document toestaan in of uit op basis van uw vereisten

Verwerking van aanvullende pakketdocumenten

Deze optie definieert hoe het systeem aanvullende documenten in een pakket tijdens distributie verwerkt.

De volgende opties zijn beschikbaar:

Optie Beschrijving
Archiveer volledig pakket Alle documenten met dezelfde Pakket-ID worden samen naar de doel-inkomende lijst gedistribueerd. Dit zorgt ervoor dat de e-mail en al zijn bijlagen altijd als één eenheid worden doorgestuurd.
Archiveer geselecteerd document en leidend document Alleen het geselecteerde document en het leidende document (e-mail) worden gedistribueerd. Andere bijlagen in het pakket worden niet overgedragen.
Archiveer geselecteerd document met aanvullende bijlagen Het geselecteerde document wordt samen met het leidende document en alle niet-geclassificeerde bijlagen gedistribueerd. Reeds geclassificeerde bijlagen kunnen afzonderlijk worden behandeld.

Procedure:

  1. Open de configuratie van de Document Distributor
  2. Navigeer naar het gedeelte Pakketverwerking
  3. Selecteer de juiste optie onder Verwerking van aanvullende pakketdocumenten

Best Practice voor e-mailverwerking

Als u e-mails distribueert voor Smart Processing, overweeg dan om "Verwerking van leidend document toestaan" uit te schakelen om het e-mailbestand uit te sluiten van distributor-regel-evaluatie en Smart Processing. De e-mail wordt nog steeds overgedragen naar de inkomende lijst, maar alleen de bijlagen doorlopen de verwerkingsmethoden.

Distributor activeren

  1. Activeer "Document Distributor" in de Import-configuratie
  2. Zorg ervoor dat de Job Queue "Document Inbound - Document Distributor Bot" draait
  3. Test met een paar testdocumenten

Zie ook