Ga naar inhoud

E-mailtoewijzing instellen

Om documenten via e-mail te kunnen toewijzen, moet het toewijzingstype Toewijzing via e-mailadres in de inkomende lijsten worden ingesteld.

De volgende stappen moeten worden uitgevoerd om het document in Document Inbound van Simova via e-mail toe te wijzen:

  1. Navigeer naar de Inkomende lijst.
  2. Kies een bestaande inkomende lijst of klik op de actie Nieuw om een nieuwe inkomende lijst te maken.
  3. Kies het toewijzingstype Toewijzing via e-mailadres.
  4. Het configuratiegebied Toewijzing via e-mailadres wordt weergegeven voor de e-mailtoewijzing.
  5. Kies een Toewijzing waarin de documenten in het toewijzingsproces moeten worden toegewezen.
  6. Kies welk veld voor de e-mail moet worden gebruikt door het veld te selecteren via de zoekfunctie in het E-mailveld nr..
  7. Kies een Inhoudstype voor het document. Als het inhoudstype leeg blijft, zoekt Document Inbound automatisch naar het standaardinhoudstype in de DMS - Documentbibliotheek.

Toewijzing van documenten via ontvanger-e-mailadressen

Bij het instellen van de e-mailtoewijzing kunnen documenten ook worden toegewezen op basis van de Van, Aan of Cc e-mailadressen. Dit biedt meer flexibiliteit bij het toewijzen van documenten aan meerdere ontvangers en zorgt ervoor dat ze aan de juiste records in het systeem worden toegewezen.

Configuratie van de e-mailtoewijzing

Om documenten toe te wijzen op basis van de Aan- en Cc-e-mailadressen, voert u de volgende stappen uit:

  1. Navigeer naar de Inbound-lijst waarin u de e-mailtoewijzing wilt configureren.
  2. Zoek in het gedeelte Toewijzingsconfiguratie naar de E-mailtoewijzingsinstellingen.
  3. In de E-mailtoewijzingsinstellingen ziet u drie schakelaars:
    1. Van-e-mailtoewijzing (standaard ingeschakeld)
    2. Aan-e-mailtoewijzing
    3. Cc-e-mailtoewijzing

Deze opties maken het mogelijk om te kiezen welke e-mailadressen (Van, Aan of Cc) voor de documenttoewijzing moeten worden gebruikt. Een of meerdere van deze opties kunnen indien nodig worden ingeschakeld.

Toewijzingsproces

  • Van-e-mail: Documenten worden toegewezen op basis van het e-mailadres van de afzender.
  • Aan-e-mail: Documenten worden toegewezen aan de ontvangers in het Aan-veld.
  • Cc-e-mail: Documenten worden toegewezen aan de ontvangers in het Cc-veld.

Als er meerdere e-mailadressen zijn geselecteerd, vergelijkt het systeem de e-mailadressen met de database en wijst het document toe aan alle overeenkomende records. Dit zorgt ervoor dat het document aan alle relevante partijen wordt toegewezen, ongeacht of ze in het Van-, Aan- of Cc-veld staan.

Zie ook