Ga naar inhoud

Instellen van E-mailtoewijzing

Om documenten via e-mail te kunnen toewijzen, moet het toewijzingstype Toewijzing via e-mailadres worden ingesteld in de inkomende lijst.

De volgende stappen moeten worden voltooid om het document via e-mail toe te wijzen in Document Inbound.

  1. Navigeer naar de Inkomende lijst.
  2. Selecteer een bestaande inkomende lijst of klik op de actie Nieuw om een nieuwe inkomende lijst te maken.
  3. Selecteer het toewijzingstype Toewijzing via e-mailadres.
  4. Het configuratiegebied Toewijzing via e-mailadres wordt weergegeven voor de e-mailtoewijzing.
  5. Kies een Mapping waaraan de documenten moeten worden toegewezen in het toewijzingsproces.
  6. Kies welk veld moet worden gebruikt voor de e-mail, door het veld te selecteren via de zoekfunctie in het veld E-mailveld nr.
  7. Kies een Inhoudstype voor het document. Als het inhoudstype leeg wordt gelaten, zal Document Inbound automatisch zoeken naar het standaard inhoudstype in de Document Central - Documentbibliotheek.

Documenten toewijzen via ontvanger-e-mailadressen

Bij het instellen van e-mailtoewijzingen kun je er ook voor kiezen om documenten toe te wijzen op basis van de Van, Aan of Cc e-mailadressen. Dit biedt flexibiliteit bij het toewijzen van documenten aan meerdere ontvangers, zodat ze worden gekoppeld aan de juiste records in het systeem.

Configuratie van e-mailtoewijzing

Om documenten toe te wijzen met behulp van de Aan en Cc e-mailadressen, volg je deze stappen:

  1. Navigeer naar de inkomende lijst waarin je de e-mailtoewijzing configureert.
  2. Zoek onder het gedeelte Toewijzingsconfiguratie naar de instellingen voor E-mailtoewijzing.
  3. In de instellingen voor E-mailtoewijzing zie je drie schakelaars:
    1. Van e-mailtoewijzing (standaard ingeschakeld)
    2. Aan e-mailtoewijzing
    3. Cc e-mailtoewijzing

Met deze opties kun je kiezen welke e-mailadressen (Van, Aan of Cc) moeten worden gebruikt voor documenttoewijzing. Je kunt een of meer van deze opties inschakelen op basis van je vereisten.

Toewijzingsproces

  • Van e-mail: Documenten worden toegewezen op basis van het e-mailadres van de afzender.
  • Aan e-mail: Documenten worden toegewezen aan de ontvanger(s) in het veld Aan.
  • Cc e-mail: Documenten worden toegewezen aan de ontvanger(s) in het veld Cc.

Wanneer meerdere e-mailadressen zijn geselecteerd, zal het systeem de e-mailadressen vergelijken met de database en het document toewijzen aan alle overeenkomende records. Dit zorgt ervoor dat het document wordt toegewezen aan alle relevante partijen, ongeacht of ze in de velden Van, Aan of Cc staan.

Zie ook