Ga naar inhoud

Reviewproces

Laatste update: 09.03.2026 • Leestijd: ~10 minuten

Het Reviewproces maakt goedkeuringsworkflows voor meerdere personen mogelijk voor documenten voordat ze worden afgerond en gepost. Documenten moeten worden vrijgegeven voor beoordeling en goedgekeurd door toegewezen beoordelaars voordat ze worden voltooid. Dit zorgt voor kwaliteitscontrole, nalevingsvereisten en gezamenlijke besluitvorming in documentverwerking.

Wat is het Reviewproces?

De beoordelingsworkflow stelt je in staat om:

  • Documenten naar een of meer beoordelaars te sturen voor goedkeuring voordat ze worden afgerond
  • Te onderscheiden tussen vereiste en optionele beoordelaars om de goedkeuringslogica te beheersen
  • De beoordelingsstatus en opmerkingen in realtime te volgen
  • E-mailmeldingen te ontvangen wanneer documenten beoordeling nodig hebben of wanneer acties worden ondernomen
  • Volledige transparantie te behouden met beoordelingsgeschiedenis en audittrail

Het reviewproces integreert naadloos met Slimme Verwerking en wordt automatisch geactiveerd wanneer het is geconfigureerd in proces sjablonen.

Voorwaarden

  • Proces Sjablonen met geactiveerd reviewproces (zie Proces Sjablonen)
  • Review Meldingsinstellingen geconfigureerd (zie Review Meldingsinstellingen)
  • Beoordelaars toegewezen in sjablonen of via sjabloonregels (zie Sjabloonregels)
  • Gebruikers hebben de juiste machtigingen om documenten te beoordelen

Hoe de Reviewworkflow Werkt

Wanneer het reviewproces is geactiveerd voor een sjabloon, omvat de documentverwerkingsworkflow de volgende stappen:

  1. Document Verwerken – Gebruiker verwerkt document en bereidt concept voor zoals gebruikelijk, valideert gegevens en corrigeert eventuele problemen
  2. Vrijgeven voor Beoordeling – In plaats van onmiddellijk af te ronden, selecteert de gebruiker Vrijgeven voor Beoordeling om het document naar toegewezen beoordelaars te sturen
  3. Documentstatus Verandert naar "Te Beoordelen" – Het document is vergrendeld voor voltooiing en toegewezen aan de huidige gebruiker als documenteigenaar (Om het concept bij te werken, geef het gewoon opnieuw vrij)
  4. Beoordelaars Ontvangen Meldingen – Alle toegewezen beoordelaars ontvangen een e-mailmelding (indien geconfigureerd) met documentdetails en beoordelingslink
  5. Beoordelingsacties – Elke beoordelaar opent het document en voert een van deze acties uit:
    • Goedkeuren – Bevestigt dat het document correct is en kan doorgaan
    • Afwijzen – Weigert het document met een verplichte opmerking die de reden uitlegt
    • Opmerking Toevoegen – Geeft feedback of stelt vragen zonder de goedkeuringsstatus te wijzigen
  6. Algemene Statusberekening – Het systeem bepaalt automatisch de algemene beoordelingsstatus:
    • Afgewezen – Als een beoordelaar (vereist of optioneel) het document afwijst
    • Wachtend op Beoordeling – Als een of meer vereiste beoordelaars nog niet hebben goedgekeurd
    • Goedgekeurd – Alle vereiste beoordelaars hebben goedgekeurd (optionele beoordelaars kunnen nog in afwachting zijn)
  7. Verwerking Voltooien – Zodra de status Goedgekeurd is, zal de beoordelaar automatisch het proces van het document voltooien.

Begrijpen van Beoordelaarstypen

Beoordelaars kunnen worden geconfigureerd als vereist of optioneel om de goedkeuringslogica te beheersen:

Beoordelaarstype Gedrag
Vereiste Beoordelaars Moeten het document goedkeuren voordat het kan worden voltooid. Als een vereiste beoordelaar niet heeft goedgekeurd of heeft afgewezen, kan het document niet doorgaan.
Optionele Beoordelaars Bieden extra toezicht maar zijn niet verplicht. Hun goedkeuring wordt geregistreerd maar blokkeert de voltooiing niet. Documenten kunnen worden voltooid, zelfs als optionele beoordelaars nog niet hebben gereageerd.

Deze onderscheiding stelt je in staat om flexibele goedkeuringsworkflows te bouwen waarbij kritieke belanghebbenden moeten goedkeuren, terwijl anderen op de hoogte worden gehouden zonder het proces te blokkeren.

Beoordelingsstatussen

Het reviewproces gebruikt deze statussen om de voortgang van documenten te volgen:

Status Beschrijving
Te Beoordelen Document is vrijgegeven voor beoordeling en wacht op actie van de beoordelaar
Wachtend op Beoordeling Een of meer vereiste beoordelaars hebben nog niet goedgekeurd (of alleen optionele beoordelaars hebben gereageerd)
Goedgekeurd Alle vereiste beoordelaars hebben goedgekeurd; document kan nu worden voltooid
Afgewezen Ten minste één beoordelaar heeft het document afgewezen; vereist correctie en herindiening

Hoe Toegang te Krijgen tot Jouw Beoordelingen

Als beoordelaar kun je documenten die wachten op jouw beoordeling op verschillende manieren openen:

1. Rolcentrum Cues

Je Rolcentrum toont speciale cues voor snelle toegang:

  • Mijn Beoordelingsinvoer – Toont alleen documenten die aan jou zijn toegewezen voor beoordeling
  • Alle Beoordelingsinvoeren – Toont alle uitstaande beoordelingen (typisch zichtbaar voor beheerders)

Deze cues tonen het aantal uitstaande beoordelingen, zodat je in één oogopslag kunt zien wanneer actie nodig is.

2. Beoordelingsinvoerlijst

Open de Beoordelingsinvoerlijst pagina om al je beoordelingsopdrachten te zien. Deze pagina biedt filteropties:

  • Filter op Beoordelingsstatus – Toont alleen goedgekeurde, afgewezen of uitstaande beoordelingen
  • Toon Alleen Mijn Beoordelingen – Schakel om alleen beoordelingen te tonen die aan jou zijn toegewezen

Selecteer vanuit deze lijst Document Beoordelen om het document direct in het proceswerkblad te openen.

3. Proceswerkblad

Wanneer je werkt in een document dat onder beoordeling is, toont het veld Beoordelaars in de beoordelingsgroep de huidige status. Klik op de drilldown om de Beoordelingsoverzicht pagina met alle details te openen.

Beoordelingsacties Uitvoeren

Het Proceswerkblad toont speciale beoordelingsacties wanneer een document onder beoordeling is. Deze acties worden weergegeven als gepromote knoppen in de beoordelingsgroep.

Beschikbare Beoordelingsacties

Actie Wie Ziet Het Beschrijving
Vrijgeven voor Beoordeling Documenteigenaar Stuurt document naar beoordelaars (zichtbaar voordat de beoordeling begint)
Goedkeuren Toegewezen beoordelaars Keurt het document goed
Afwijzen Toegewezen beoordelaars Wijst het document af met verplichte opmerking
Beoordelaars Iedereen Opent Beoordelingsoverzicht met alle beoordelaars en hun status

Een Document Goedkeuren

Wanneer je een beoordelingsverzoek ontvangt:

  1. Open het document vanuit je Beoordelingsinvoerlijst of via de e-mailnotificatielink
  2. Beoordeel het document zorgvuldig:
    • Controleer alle geëxtraheerde velden en waarden
    • Verifieer of opmerkingen of waarschuwingen zijn aangepakt
    • Bekijk de documentpreview indien nodig
  3. Als alles correct is, selecteer dan Goedkeuren uit de beoordelingsacties
  4. Het systeem registreert je goedkeuring en werkt de algemene status bij
  5. Je ontvangt een bevestiging:
    • Als alle vereiste beoordelaars nu hebben goedgekeurd: "Document is volledig goedgekeurd en zal worden voltooid"
    • Als andere vereiste beoordelaars nog in afwachting zijn: "Je goedkeuring is geregistreerd. Wachtend op andere beoordelaars."

Een Document Afwijzen

Als je problemen met het document identificeert:

  1. Open het document vanuit je Beoordelingsinvoerlijst
  2. Beoordeel de problemen die je hebt geïdentificeerd
  3. Selecteer Afwijzen uit de beoordelingsacties
  4. Een dialoogvenster verschijnt met de vraag om een opmerking
  5. Voer een gedetailleerde opmerking in waarin je uitlegt:
    • Welke problemen je hebt gevonden
    • Wat moet worden gecorrigeerd
    • Eventuele specifieke vereisten of richtlijnen
  6. Bevestig de afwijzing
  7. De documentstatus verandert onmiddellijk in Afgewezen
  8. De documenteigenaar ontvangt een melding (indien geconfigureerd)

Opmerking is Verplicht

Je kunt een document niet afwijzen zonder een opmerking te geven. Het systeem toont een fout als je probeert een lege opmerking in te dienen. Geef altijd duidelijke, uitvoerbare feedback.

Opmerkingen Toevoegen

Je kunt op elk moment opmerkingen toevoegen om details te bespreken zonder de goedkeuringsstatus te wijzigen:

  1. Open de Beoordelingsoverzicht pagina (via de beoordelaars drilldown of vanuit de beoordelingsinvoer)
  2. Selecteer Opmerking Toevoegen uit de acties
  3. Voer je opmerkingstekst in (vragen, suggesties, verduidelijkingen)
  4. Sla de opmerking op
  5. De opmerking is onmiddellijk zichtbaar voor:
    • Alle toegewezen beoordelaars
    • De documenteigenaar
    • Iedereen die toegang heeft tot het document
  6. Als E-mail Verzenden bij Opmerking is ingeschakeld in de meldingsinstellingen, ontvangen andere beoordelaars een e-mailmelding

Opmerkingen creëren een discussie-thread die volledige transparantie biedt en helpt om vragen gezamenlijk op te lossen.

Beoordelingsoverzicht Pagina

De Beoordelingsoverzicht pagina is jouw centrale weergave voor het gehele beoordelingsproces van een specifiek document. Toegang krijg je door op de Beoordelaars drilldown in het Proceswerkblad te klikken of vanuit een beoordelingsinvoer.

Wat Je Ziet

Beoordelaarslijst

De hoofdsectie toont alle toegewezen beoordelaars met:

  • Beoordelaar naam (gebruikers-ID)
  • Huidige status met kleurindicatoren:
    • Groen: Goedgekeurd
    • Rood: Afgewezen
    • Geel: In afwachting
  • Of de beoordelaar vereist of optioneel is

Beoordelingsopmerkingen FactBox

De rechterkant toont de Beoordelingsopmerkingen FactBox met de volledige discussie:

  • Alle opmerkingen in chronologische volgorde
  • Opmerkingsauteur en tijdstempel
  • Opmerkingstekst

Veelvoorkomende Scenario's en Tips

Scenario: Goedkeuring van Hoge Waarde Factuur

Situatie: Jouw organisatie vereist aanvullende goedkeuring voor facturen boven de €10.000.

Oplossing: Configureer een sjabloonregel die vereiste beoordelaars toevoegt (bijv. Financieel Controller, CFO) wanneer het factuurbedrag de drempel overschrijdt. Standaardfacturen gaan alleen door standaard beoordelaars.

Scenario: Goedkeuring van Meerdere Afdelingen

Situatie: Sommige documenten hebben goedkeuring nodig van meerdere afdelingen.

Oplossing: Gebruik sjabloonregels om dynamisch beoordelaars toe te voegen op basis van documenteigenschappen. Bijvoorbeeld:

  • Leverancier Categorie = "IT" → Voeg IT Manager toe als vereiste beoordelaar
  • Leverancier Categorie = "Marketing" → Voeg Marketing Directeur toe als optionele beoordelaar

Scenario: Document Heeft Herziening Nodig

Situatie: Een beoordelaar vindt problemen en het document moet worden gecorrigeerd.

Wat er gebeurt:

  1. Beoordelaar wijst het document af met een gedetailleerde opmerking
  2. Documentstatus verandert in Afgewezen
  3. Document keert terug naar de documenteigenaar voor correctie
  4. Eigenaar maakt correcties in het concept
  5. Eigenaar geeft opnieuw vrij voor beoordeling
  6. Reviewproces herstart met nieuwe beoordelaarstoewijzingen

Gerelateerde Onderwerpen