Ga naar inhoud

XML-documenten verwerken (XRechnung & ZUGFeRD)

Stand: 04.09.2025 • Leestijd: ~5 minuten

Smart Processing ondersteunt de verwerking van gestandaardiseerde XML-factuurformaten – momenteel XRechnung en ZUGFeRD. Het totale proces komt grotendeels overeen met de standaardprocedure (Classificeren → Verwerken → Afsluiten/Archiveren). Er zijn echter speciale regels voor classificatie en gegevensextractie (Capture) die dit artikel vormen.

Voorwaarden

  • XML-workflows zijn aangemaakt (Workflow Bestands Type XML).
  • In Smart Processing Setup is de XML Classificatie Mapping geconfigureerd.
  • Een Process Template bestaat; Smart Matching in de template is aanbevolen (zie hieronder).

Werking in het kort

  1. Classificatie via TypeCode

    • XRechnung/ZUGFeRD worden niet geclassificeerd via KI-modellen, maar deterministisch via de TypeCode in de XML.
    • De toewijzing TypeCode → Classificatie wordt centraal onderhouden in de XML Classificatie Mapping.

  2. Capture zonder aparte setup

    • Voor XML is geen eigen Capture-setup voorzien.
    • Smart Processing leest paden/elementen uit de XML, genereert daaruit logische veldnamen en stelt deze beschikbaar als geëxtraheerde velden.
    • Er worden geen complexe XPath-paden als veldnamen weergegeven – in plaats daarvan sprekende, geconsolideerde aanduidingen (bijv. InvoiceNumber, BuyerVATId, Line.Amount).

  3. Matching in de template

    • De logisch benoemde velden worden in het Matching-proces toegewezen aan de Process Template.
    • Aanbeveling: Activeer Smart Field Matching in de template, zodat de toewijzing automatisch plaatsvindt.

Classificatie: XML TypeCode → Classificatie

De classificatie vindt uitsluitend plaats via de TypeCode in de XML (bijv. 380 = Factuur, 381 = Creditnota).

Stappen:

  1. Open Smart Processing Setup.
  2. Sectie Classificaties → XML Classificatie Mapping.
  3. Leg de Mapping-invoer vast/wijzig deze (Classificatie ↔ TypeCodes, komma-gescheiden).

Capture voor XML: Logische veldnamen in plaats van XPath

Bij XML-facturen voert Smart Processing een gestructureerde parsing uit en genereert logisch benoemde velden:

  • Header-velden (bijv. InvoiceNumber, InvoiceDate, BuyerName, SellerVATId).
  • Regel-velden (bijv. Line.No, Line.ItemId, Line.Quantity, Line.Amount, Line.VATRate).
  • Documentcontext (bijv. DocumentCurrency, PaymentTerms, ReferenceDocument).

Voordelen:

  • Betere leesbaarheid en eenvoudigere toewijzing in de matching.
  • Robuust tegen kleinere schema-/profielvarianten, zolang semantische overeenkomsten aanwezig zijn.

Opmerking

Aangezien een aparte Capture-setup vervalt, stuurt primair de Process Template (inclusief Smart Matching) de toewijzing in doeltabellen en velden.

Aanbevolen template-instellingen

  • Gebruik Smart Field Matching: Activeren

  • Maakt de automatische toewijzing van de logisch benoemde XML-velden aan de Template Fields mogelijk.

  • Lookup Validatie (optioneel):

  • Voor stamgegevensvelden (Klant/Leverancier/Artikel) Ja of Aangepaste Code-eenheid gebruiken om schone referenties te waarborgen.

  • Numerieke opties (bijv. Decimalen, Negatieve waarde-afhandeling):

  • Bij bedragen/aantallen zinvol om formatvarianten stabiel te verwerken.

Stap-voor-stap (voorbeeldprocedure)

  1. XML importeren → Bestand verschijnt in de Inbound-lijst (Bestandstype XML).
  2. Classificatie → gebeurt automatisch via TypeCode volgens mapping.
  3. Document verwerken → met Smart Field Matching worden header- en regelvelden automatisch aan de template toegewezen.
  4. Validatie & Afsluiting → Opmerkingen controleren, indien nodig correcties; Complete Process uitvoeren.
  5. Optioneel → Archivering in Document Central volgens template/procesopties.

Probleemoplossing

Document niet geclassificeerd

  • TypeCode ontbreekt/afwijkend → XML Classificatie Mapping controleren/aanvullen.

Velden ontbreken of lijken "ongemakkelijk"

  • Controleren of de logische veldnamen in de template aanwezig/toegewezen zijn.
  • Smart Field Matching activeren; alternatief Alternatieve Zoeknamen in template-velden onderhouden.

Samenvatting

  • Ondersteunde formaten: XRechnung en ZUGFeRD.
  • Classificatie vindt plaats via TypeCode (mapping in de instellingen).
  • Capture is niet apart in te richten: Smart Processing genereert logische veldnamen uit XML, geen XPath-paden.
  • Aanbeveling: Activeer Smart Field Matching in de Process Template voor automatische toewijzing.
  • Het proces (Concept → Matching → Validatie → Afsluiting/Archivering) komt overeen met de standaard – alleen classificatie en capture zijn XML-specifiek opgelost.

Installatiehulp