Ga naar inhoud

E-Mails verwerken met Smart Processing

Stand: 04.09.2025 • Leestijd: ~5 minuten

Naast de verwerking van klassieke documenten zoals PDF of Word-bestanden ondersteunt Smart Processing ook de verwerking van binnenkomende e-mails. Hiermee kunt u bijvoorbeeld binnenkomende facturen, orderbevestigingen of creditnota's direct vanuit uw inbox laten verwerken. Het proces is vergelijkbaar met dat van standaarddocumenten – er zijn echter enkele bijzonderheden die voor e-maildocumenten gelden.

Werking

E-mails worden in Business Central behandeld zoals andere documenten en verschijnen in de Inbound-lijst als bestanden in het formaat EML of MSG. Het verdere verloop volgt het bekende patroon:

  1. Classificatie (automatisch of handmatig)
  2. Capture (gegevensextractie uit e-mailinhoud)
  3. Procesuitvoering op basis van een proces-sjabloon
  4. Optionele matching of stamdata-aanleg

Belangrijk verschil

Voor e-mails is geen aparte capture-setup nodig. Smart Processing bevat een vooraf gedefinieerd capture-algoritme dat automatisch herkent welke gegevens uit de e-mail moeten worden geëxtraheerd.

Classificatie van e-mails

Ook e-mails moeten worden geclassificeerd, zodat Smart Processing de juiste workflow kan starten.

  • Een classifier in de setup kan hier niet worden gedefinieerd.
  • U kunt de classificatie echter handmatig in de workflow vastleggen.
  • De gekozen classificatie bepaalt welk proces-sjabloon wordt gebruikt.

Voorbeeld: Een binnenkomende e-mail met een PDF-bijlage wordt geclassificeerd als factuur. Smart Processing start vervolgens de workflow "Factuurverwerking" met het bijbehorende sjabloon.

Capture-proces voor e-mails

Het capture-proces bij e-mails verschilt technisch van standaarddocumenten:

  1. Na de classificatie kent het systeem het verbonden proces-sjabloon.
  2. Het sjabloon definieert de relevante velden die geëxtraheerd moeten worden.
  3. Deze velden dienen als basis voor de intelligente analyse van de e-mailinhoud (onderwerp, body, header-informatie, bijlagen).
  4. Alle herkende waarden worden automatisch toegewezen aan de sjabloon-velden.

Opmerking

Het capture-proces bij e-mails omvat ook een geïntegreerde matching. Daarom hoeft de optie Smart Matching in het proces-sjabloon niet apart te worden geactiveerd.

Installatiestappen

De installatie voor e-mails komt grotendeels overeen met de standaardconfiguratie:

  1. Workflow definiëren

    • Maak een nieuw proces-sjabloon voor e-mails.
    • Koppel de sjabloon-velden aan de gewenste Business Central-velden.

  2. E-mail-invoer instellen

    • Stel uw inbound-bron zo in dat e-mails als MSG of EML in de Inbound-lijst komen.

  3. OpenAI-service beschikbaar stellen

    • Voor de semantische analyse van de e-mailinhoud is Azure OpenAI nodig.
    • Zorg ervoor dat er een geldige verbinding is ingesteld in het gedeelte Configure Services.

  4. Classificatie configureren

    • Leg de mogelijke classificaties vast (bijv. factuur, bestelling, creditnota).
    • E-mails kunnen vervolgens handmatig of door gedefinieerde regels worden geclassificeerd.

Tips voor optimalisatie

  • Field Purpose gebruiken Als bepaalde velden in e-mails niet correct worden herkend, vul dan in het Template Field de beschrijving in het veld Field Purpose aan. Hierdoor krijgt de AI extra aanwijzingen en verbetert de herkenningskwaliteit.

Let op: Na wijzigingen aan het sjabloon moet de e-mail opnieuw worden gecaptured.

Voordelen van e-mailverwerking

  • Naadloze integratie: E-mails verschijnen direct in de Inbound-lijst.
  • Geen aparte capture-inspanning: Het standaardalgoritme neemt de extractie over.
  • Geautomatiseerde classificatie: E-mails kunnen handmatig of automatisch worden toegewezen.
  • Individuele processen: Elk type e-mail kan via een eigen proces-sjabloon worden verwerkt.
  • AI-gestuurde intelligentie: OpenAI analyseert inhoud en context om de relevante gegevens betrouwbaar te identificeren.

Samenvatting

  • E-mails worden als MSG/EML in de Inbound-lijst geladen.
  • Capture-setup vervalt, omdat Smart Processing een standaardalgoritme gebruikt.
  • Classificatie is handmatig mogelijk en stuurt het proces-sjabloon.
  • De e-mailinhoud wordt intelligent geanalyseerd en geëxtraheerd op basis van de sjabloon-velden.
  • Het proces verloopt vervolgens identiek aan standaarddocumenten (inclusief concept, validatie, afsluiting, archivering).

Installatiehulp