Geautomatiseerde verwerking met Smart Processing

Stand: 03.09.2025 • Leestijd: ~7 minuten

Met de functie Automatic Processing tilt Smart Processing uw documentprocessen in Microsoft Dynamics 365 Business Central naar een nieuw niveau. Alle stappen – van classificatie tot archivering – kunnen volledig geautomatiseerd op de achtergrond worden uitgevoerd.

Voorwaarden

Voordat u de automatisering activeert, zorg ervoor dat:

De basisconfiguratie van Smart Processing is voltooid.
Uw workflows zijn correct gedefinieerd en getest.
De integratie met Document Central is actief, als er een automatische archivering moet plaatsvinden.

Opmerking

Een volledige inrichting van de services, workflows en integraties is een vereiste om de automatisering soepel te laten verlopen.

Automatische verwerking activeren

Open de Inbound-lijst.
Kies de actie Activate Automatic Processing.
Alle binnenkomende documenten worden automatisch in de wachtrij geplaatst.

Toezicht in het rolcentrum

In het rolcentrum Document Inbound Administrator zijn er vier Smart Processing-tegels beschikbaar die de huidige status weergeven:

Tegel	Betekenis
Queued	Documenten die in de wachtrij wachten op verwerking.
Processing	Documenten die momenteel automatisch worden verwerkt.
Success	Documenten die succesvol zijn verwerkt en eventueel gearchiveerd.
Error	Documenten waarbij de automatische verwerking is afgebroken.

Opmerking

In het Admin Center van Document Inbound vindt u onder Inbound Entries het tabblad Documents in the Processing Queue. Daar kunt u de huidige status van de documenten bekijken, de documenten openen en de volledige logboekregistratie van de verwerkingsstappen volgen.

Taakwachtrij voor automatisering

De automatisering wordt aangestuurd door een taakwachtrij die automatisch wordt ingesteld bij de installatie:

Naam: Document Inbound - Process Document Bot
Taak: Verwerkt de documenten in de wachtrij op de achtergrond.
Intervallen: Kunnen flexibel aan uw behoeften worden aangepast.

Best Practice

Kies intervallen die passen bij uw documentvolume. Kortere intervallen zorgen voor snelle reactietijden, langere intervallen ontlasten de systeembronnen.

Verloop van het geautomatiseerde proces

Het geautomatiseerde verloop komt overeen met de handmatige workflow – alleen zonder gebruikersinvoer:

Stap	Beschrijving
Classificatie	Het document wordt automatisch geanalyseerd en aan een passende classificatie toegewezen.
Capture	Relevante gegevens worden automatisch uit het document geëxtraheerd.
Conceptcreatie	Een concept van het document wordt op de achtergrond aangemaakt en met de herkende gegevens gevuld.
Validatie	Controle van de gegevens op volledigheid en juistheid; kritische opmerkingen worden geïdentificeerd.
Afsluiting	Document wordt gemarkeerd als verwerkt en – indien geconfigureerd – automatisch gearchiveerd.

Foutafhandeling

Als een document niet automatisch kan worden verwerkt:

Het proces wordt afgebroken.
Het document krijgt de status Error.
In het logboek vindt u gedetailleerde foutmeldingen, bijvoorbeeld:
Ontbrekende verplichte velden
Niet herkende documentindelingen
Conflicten bij validaties

Opmerking

Documenten in de status Error moeten handmatig worden gecontroleerd en gecorrigeerd voordat ze opnieuw kunnen worden verwerkt.

Nazorg en controle

Alle geautomatiseerde stappen worden gelogd.

Onder Success ziet u alle succesvol verwerkte documenten.
Onder Error vindt u foutieve documenten inclusief opmerkingen voor nabewerking.

Voordelen van automatisering

Tijdbesparing: Vermindering van handmatige werkstappen
Betrouwbaarheid: Gestandaardiseerde, herhaalbare processen
Transparantie: Volledige logboeken voor nazorg en audits
Flexibiliteit: Aanpasbare intervallen en workflows