Documentregels Abstemmen
Stand: 03.09.2025 • Leestijd: ~8 minuten
Als de functie Document Matching in Smart Processing is geactiveerd, moet of kunt u een afstemming van de vastgelegde gegevens uitvoeren.
In deze handleiding leert u stap voor stap hoe u de status van de afstemming kunt controleren, naar de Matching-pagina kunt gaan, daar kunt werken en typische problemen kunt oplossen. Daarnaast ontvangt u nuttige tips om het matchingproces efficiënt te maken.
Voor prijsinformatie verwijzen wij u naar onze website, waar u alle relevante informatie kunt vinden.
Start in het Draft-venster
Wanneer u in de Ingangslijst de actie Document verwerken uitvoert, opent het Draft-venster. Als de matching actief is, wordt bovenaan een statusveld weergegeven. Hier ziet u de huidige matchingstatus, die afhankelijk van uw instellingen al vooraf kan zijn ingevuld.
Statusmeldingen en betekenis
| Status | Betekenis | Volgende stappen |
|---|---|---|
| Volledig gematcht | Alle relevante regels zijn correct toegewezen. | Document verder verwerken, bijv. Verwerking voltooien starten. |
| Deels gematcht | Sommige regels zijn toegewezen, andere moeten worden gecontroleerd. | Matching-pagina openen en openstaande regels afstemmen. |
| Ongeldige match | Er zijn foutieve of tegenstrijdige toewijzingen. | Toewijzingen controleren, fouten corrigeren of Match intrekken. |
| Niet gematcht | Er zijn nog geen toewijzingen aanwezig. | Matching-pagina openen en afstemming starten. |
Opmerking over kleurmarkering:
- Groen = alles correct
- Geel = gedeeltelijk gematcht, er ontbreken toewijzingen
- Rood = fout of verplichte afstemming niet vervuld
Als in uw sjabloon Matching Verplicht is geactiveerd, wordt Niet gematcht als kritiek gemarkeerd (rood) en blokkeert het proces Verwerking voltooien. Een melding informeert u hierover.
Naar de Matching-pagina gaan:
- Klik in het Draft-venster direct op het statusveld, of
- kies de actie Document matchen.
Overzicht van de Matching-pagina
De Matching-pagina is onderverdeeld in drie hoofdgebieden:
- Binnenkomende Regels (boven): Alle uit het document vastgelegde regels.
- Matching Instellingen (midden): Uw vooraf geconfigureerde regels per proces of documenttype.
- Detailpaneel (rechts): Aanvullende informatie over de momenteel geselecteerde regel, zoals status, herkende waarden of afwijkingen.
Andere nuttige gebieden:
- Matching To Do: Overzicht van alle nog openstaande toewijzingen. Verplichte afstemmingen zijn gemarkeerd met een sterretje.
- Gematchte Regels: Al gematchte regels in directe vergelijking. Zo herkent u afwijkingen onmiddellijk.
Werken met de Matching-pagina
Globale Acties
- Automatisch matchen: Start de automatische afstemming volgens uw opgeslagen regels.
- Reset matching: Heft alle toewijzingen op – nuttig als regels zijn gewijzigd en u opnieuw wilt beginnen.
- Sjabloon bewerken: Opent de proces-sjabloon voor aanpassing van filters, velden of matchingregels.
Handmatig Matchen
- Filter naar dit document: Als er geen eenduidige documentkop wordt herkend, selecteert u handmatig de juiste header.
Tip: Gebruik eenduidige filters zoals documentnummers of referenties om de handmatige selectie te vermijden.
-
Match met Binnenkomende Regel: Verbindt een gemarkeerde binnenkomende regel handmatig met een doelregel.
-
Match intrekken: Heft een bestaande toewijzing op, bijv. bij een foutmatch of na regelwijzigingen.
Aanbevolen Stappen
Open het Draft-venster en controleer de huidige matchingstatus. Als de status Volledig gematcht is, kunt u direct doorgaan met Verwerking voltooien. Bij Deels gematcht, Ongeldige match of Niet gematcht gaat u naar de Matching-pagina, start indien nodig de automatische matching en bewerkt u openstaande taken. Controleer aan het einde het gebied Gematchte Regels om inconsistenties te herkennen en zet het proces in het Draft-venster voort.
Veelvoorkomende Problemen en Oplossingen
Verwerking voltooien geblokkeerd
- Oorzaak: Matching is verplicht, maar niet voltooid.
- Oplossing: Alle openstaande toewijzingen afronden, ongeldige matches intrekken, indien nodig matching resetten en regels controleren.
Geen eenduidig doel document
- Korte termijn: Handmatig selecteren via Filter naar dit document.
- Lange termijn: Filters in de instellingen optimaliseren, bijv. op documentnummer of externe referentie.
Ongeldige of onplausibele toewijzingen
- Bestaande matches met Match intrekken opheffen.
- Regels controleren op opmaak, hoofd-/kleine letters of leidende nullen.
- Indien nodig: Reset matching uitvoeren en de automatische afstemming opnieuw starten.
Geen of te weinig matches
- Controleren of alle verplichte velden in het document correct zijn vastgelegd.
- Matchingregels en filters aanpassen.
- Eenduidige criteria zoals documentnummers gebruiken.
- De parameter Sta Null Waarde toe alleen gericht gebruiken.
Tips & Best Practices
- Eenduidige sleutels gebruiken: Documentnummers, externe referenties of partner-ID's hebben prioriteit.
- Automatische regelafstemming: We raden aan om de automatische matching in te stellen, hierdoor wordt de afstemming gelijktijdig met de draftcreatie uitgevoerd en kan deze worden ingezien.
- Regelvolgorde in acht nemen: Exacte criteria altijd vóór vage regels toepassen.
- Iteratief optimaliseren: Regels continu aanpassen op basis van ervaringen uit eerdere afstemmingen.