Document Regel Matching
Datum: 03.09.2025 • Leestijd: ~8 minuten
Als de Document Matching functie is geactiveerd in Smart Processing, moet of kunt u een matching van de vastgelegde gegevens uitvoeren.
In deze gids leert u stap voor stap hoe u de status van de matching kunt controleren, naar de Matching Pagina kunt schakelen, daar kunt werken en typische problemen kunt oplossen. U ontvangt ook nuttige tips over hoe u het matchingproces efficiënt kunt maken.
Voor prijsinformatie verwijzen wij u naar onze website, waar u alle relevante informatie kunt vinden.
Starten in het Conceptvenster
Wanneer u de actie Document Verwerken uitvoert in de Binnenkomende Lijst, opent het Conceptvenster. Als matching actief is, wordt er bovenaan een Statusveld weergegeven. Hier kunt u de huidige matchingstatus zien, die afhankelijk van uw instellingen al vooraf kan zijn ingevuld.
Statusberichten en Hun Betekenis
| Status | Betekenis | Volgende Stappen |
|---|---|---|
| Volledig gematcht | Alle relevante regels zijn correct toegewezen. | Ga door met het verwerken van het document, bijvoorbeeld, start Voltooi Verwerking. |
| Deels gematcht | Sommige regels zijn toegewezen, andere moeten worden gecontroleerd. | Open de Matching Pagina en match de open regels. |
| Ongeldige match | Er zijn foutieve of tegenstrijdige toewijzingen. | Controleer toewijzingen, corrigeer fouten of herroep match. |
| Niet gematcht | Er zijn nog geen toewijzingen gemaakt. | Open de Matching Pagina en begin met matchen. |
Opmerking over Kleurcodering:
- Groen = alles correct
- Geel = deels gematcht, toewijzingen ontbreken
- Rood = fouten of verplichte matching niet vervuld
Als Matching Verplicht is geactiveerd in uw sjabloon, wordt Niet gematcht gemarkeerd als kritiek (rood) en is het proces Voltooi Verwerking geblokkeerd. Een bericht zal u hierover informeren.
Schakel naar de Matching Pagina:
- Klik direct op het Statusveld in het Conceptvenster, of
- selecteer de actie Match Document.
Overzicht van de Matching Pagina
De Matching Pagina is verdeeld in drie hoofdgebieden:
- Binnenkomende Regels (boven): Alle regels vastgelegd uit het document.
- Matching Instellingen (midden): Uw vooraf geconfigureerde regels per proces of documenttype.
- Detailpaneel (rechts): Aanvullende informatie over de momenteel geselecteerde regel, zoals status, herkende waarden of afwijkingen.
Andere Nuttige Gebieden:
- Matching To Do: Overzicht van alle open toewijzingen. Verplichte matches zijn gemarkeerd met een sterretje.
- Gematchte Regels: Al gematchte regels in directe vergelijking. Dit stelt u in staat om onmiddellijk afwijkingen te herkennen.
Werken met de Matching Pagina
Globale Acties
- Automatisch matchen: Start de automatische matching volgens uw opgeslagen regels. Als er geen regels automatisch worden gematcht, wordt er een bericht weergegeven en verlaat de actie zonder te loggen.
- Reset matching: Herroept alle toewijzingen – nuttig als regels zijn veranderd en u opnieuw wilt beginnen.
- Sjabloon Bewerken: Opent het proces-sjabloon voor het aanpassen van filters, velden of matchingregels.
- Vernieuw Matchingstatus: Herberekent handmatig de matchingstatus voor alle regels met de nieuwste gegevens en herbeoordeelt de matchingstatus op basis van de huidige matchinginstelling. Na de voltooiing van de vernieuwing wordt er een bevestigingsbericht weergegeven. Gebruik deze actie wanneer onderliggende gegevens (bijv. stamgegevens of doel documenten) zijn veranderd en u wilt verifiëren of de status van de regelmatching is beïnvloed.
Handmatige Matching
- Filter naar dit document: Als er geen unieke documentkop wordt herkend, selecteer dan handmatig de juiste kop.
Tip: Gebruik unieke filters zoals documentnummers of referenties om handmatige selectie te vermijden.
-
Match met Binnenkomende Regel: Verbindt handmatig een gemarkeerde binnenkomende regel met een doellijn.
-
Herroep match: Herroept een bestaande toewijzing, bijvoorbeeld in geval van een mismatch of na wijziging van regels.
-
Accepteer Afwijking: Beschikbaar op gematchte regels die afwijkingen vertonen (status weergegeven als "Onvoordelig"). Deze actie overschrijft de waarde van de binnenkomende cel met de waarde van het gematchte record en herbeoordeelt de matchingstatus voor de regel. Na het accepteren van de afwijking wordt de binnenkomende regel bijgewerkt met de gematchte waarde, de status van de regelmatching wordt herberekend en de sessie en bovenliggende pagina worden bijgewerkt om de wijziging weer te geven. Gebruik deze actie om kleine discrepanties op te lossen terwijl de match geldig blijft.
Aanbevolen Procedure
Open het Conceptvenster en controleer de huidige matchingstatus. Als de status Volledig gematcht is, kunt u direct doorgaan met Voltooi Verwerking. In het geval van Deels gematcht, Ongeldige match, of Niet gematcht, schakelt u over naar de Matching Pagina, start de automatische matching indien nodig en pakt u open taken aan. Controleer aan het einde het gebied Gematchte Regels om discrepanties te identificeren en ga verder met het proces in het Conceptvenster.
Veelvoorkomende Problemen en Oplossingen
Voltooi Verwerking Geblokkeerd
- Oorzaak: Matching is verplicht maar niet voltooid.
- Oplossing: Voltooi alle open toewijzingen, herroep ongeldige matches, reset matching indien nodig en controleer regels.
Geen Uniek Doeldocument
- Korte termijn: Selecteer handmatig via Filter naar dit document.
- Lange termijn: Optimaliseer filters in de instellingen, bijvoorbeeld op documentnummer of externe referentie.
Ongeldige of Onwaarschijnlijke Toewijzingen
- Herroep bestaande matches met Herroep match.
- Controleer regels op opmaak, hoofdlettergevoeligheid of leidende nullen.
- Indien nodig: Voer Reset matching uit en start de automatische matching opnieuw.
Geen of Te Weinig Matches
- Controleer of alle verplichte velden in het document correct zijn vastgelegd.
- Pas matchingregels en filters aan.
- Gebruik unieke criteria zoals documentnummers.
- Gebruik de parameter Sta Null Waarde Toe alleen selectief.
Tips & Best Practices
- Gebruik unieke sleutels: Documentnummers, externe referenties of partner-ID's hebben prioriteit.
- Automatische regelmatching: We raden aan om automatische matching in te stellen, aangezien dit de match gelijktijdig met de creatie van het concept genereert en kan worden bekeken.
- Let op de volgorde van regels: Pas altijd exacte criteria toe voordat u vage regels toepast.
- Iteratief optimaliseren: Pas continu regels aan op basis van ervaringen van eerdere matches.