Ga naar inhoud

Documenttoewijzing

Stand: 03.09.2025 • Leestijd: ~5 minuten

Met Slimme Verwerking kunt u in de Ingangslijst (Inbound List) de toewijzingsmethode Slimme Verwerking gebruiken. Hierbij worden de in het document vastgelegde metadata vergeleken met een Document Central Mapping om doelrecords zoals bestellingen, goederenontvangsten of stamgegevens automatisch te identificeren en toe te wijzen.

Kortom: Metadata uit het document + Mapping-regels = automatische doelzoektocht & toewijzing.

Voorwaarden

  • Een Document Central Mapping is ingesteld en actief.
  • De documenten in de ingangslijst zijn geclassificeerd en vastgelegd.

  • Het toewijzingsproces wordt ofwel:

  • automatisch via de Job Queue op de achtergrond uitgevoerd, of

  • handmatig gestart via de actie Toewijzen.

Opmerking

Details over het instellen van de Document Central Mapping vindt u in het artikel Document Central Mapping instellen.

Toewijzingsmethode in de ingangslijst

In de ingangslijst kiest u in de kolom Toewijzingsmethode de optie Slimme Verwerking. Bij het starten van het proces gebeurt het volgende:

  1. Metadata-analyse: Uit de vastgelegde velden worden relevante waarden bepaald.
  2. Mapping-vergelijking: Via de in de mapping vastgelegde regels worden doelvelden zoals documentnummer, referentienummer, zakenpartner of type ingevuld.
  3. Doelzoektocht: Slimme Verwerking zoekt de juiste record in Business Central.
  4. Toewijzing: Het document wordt toegewezen aan de gevonden record of krijgt een bijbehorende status.

Mogelijke resultaatstatussen:

Status Beschrijving
Toegewezen Er is precies één passende doelrecord gevonden en toegewezen.
Meerdere Doelen Er zijn meerdere mogelijke doelen gevonden; handmatige selectie vereist.
Geen Doel Gevonden Er kon geen doel worden geïdentificeerd; controleer configuratie en vastgelegde metadata.

Aanbevolen werkstroom

  1. Documentontvangst: Documenten worden vastgelegd in de Ingangslijst.
  2. Classificatie & Vastlegging: Documenten worden automatisch of handmatig geclassificeerd en de relevante velden worden vastgelegd.
  3. Toewijzingsmethode selecteren: In de kolom Toewijzingsmethode de optie Slimme Verwerking kiezen. Optioneel kunt u deze methode ook als standaard in de sjabloon instellen.

  4. Toewijzingsproces starten:

  5. Automatisch: Via de Job Queue voor continue achtergrondverwerking.

  6. Handmatig: Direct via de actie Toewijzen in de ingangslijst.
  7. Resultaten controleren: Controleer de status. Bij Meerdere Doelen handmatig beslissen of de regels verfijnen.

Configuratietips

  • Eenduidige kenmerken gebruiken: Documentnummers, externe referenties of unieke ID's (klanten, leveranciers) verhogen de slagingskans.
  • Regelprioriteiten duidelijk definiëren: Zorg ervoor dat eenduidige criteria voorrang hebben boven vage zoeklogica.
  • Veldformaten normaliseren: Let op consistente formaten, bijvoorbeeld bij bedragen, datums of leidende nullen.
  • Fallback-scenario's configureren: Leg aanvullende criteria vast zoals Datum + Bedrag, voor het geval exacte overeenkomsten niet mogelijk zijn.
  • Testsets gebruiken: Controleer de workflow met realistische voorbeelden, zoals facturen, goederenontvangsten of bestellingen.

Installatiehulp