Sjabloonregels in Proces Sjablonen

Status: 01.08.2026 • Leestijd: ~8 minuten

Sjabloonregels zijn een manier om bedrijfslogica te definiëren die tijdens documentverwerking wordt uitgevoerd. Zodra een document is vastgelegd en velden waarden bevatten (van OCR, import of mapping), kunnen regels deze waarden evalueren en erop reageren. Dit geeft je een gecontroleerde laag tussen “gegevens zijn vastgelegd” en “gegevens zijn geaccepteerd”, zodat je consistentie kunt afdwingen, uitzonderingen vroeg kunt detecteren en handmatige correcties kunt verminderen.

Een regel heeft doorgaans drie ingrediënten: het kijkt naar één waarde (of een waarde afgeleid van andere waarden), evalueert een voorwaarde, en—als de voorwaarde is vervuld—triggert een reactie zoals het creëren van een opmerking of het bijwerken van een of meer velden.

Omdat regels in een gedefinieerde volgorde kunnen worden uitgevoerd, kun je gestructureerde logica opbouwen: normaliseer eerst waarden, bereken vervolgens afgeleide waarden, en valideer het eindresultaat daarna.

Wat je kunt doen met Sjabloonregels

Valideer volledigheid en basisplausibiliteit

Regels kunnen ervoor zorgen dat de belangrijkste velden aanwezig en redelijk zijn. Bijvoorbeeld, je kunt ontbrekende factuurdata, ontbrekende leveranciersreferenties of totalen die nul zijn wanneer ze dat niet zouden moeten zijn, detecteren. Dit is vaak de eerste controle: als de basis ontbreekt, heeft het geen zin om verder te gaan met meer geavanceerde controles.

In plaats van alles te blokkeren, kun je het gedrag kiezen dat past bij je workflow. Sommige klanten markeren ontbrekende essentiële elementen als fouten (stop met verwerken totdat het is opgelost), terwijl andere controles waarschuwingen kunnen zijn (sta verwerking toe maar dwing herziening af).

Valideer formaten en patronen (bijv. factuurnummers, ID's)

Veel zakelijke velden moeten een gestructureerd formaat volgen: factuurnummers, inkoopordernummers, BTW-ID's, IBAN's, interne referenties. Regels kunnen valideren of een veld voldoet aan de verwachte structuur en een opmerking genereren wanneer dat niet het geval is.

Dit is vooral nuttig wanneer OCR tekens onjuist leest (O vs 0, I vs 1), of wanneer leveranciers verschillende nummeringsschema's gebruiken en je “ongewone” waarden vroeg wilt detecteren.

Vergelijk waarden op consistentie

Regels kunnen twee waarden vergelijken en evalueren of ze overeenkomen of verschillen. Dit kan zo eenvoudig zijn als controleren of twee geëxtraheerde referenties zijn uitgelijnd, of meer zakelijke controles zoals ervoor zorgen dat de valuta overeenkomt met de verwachte valuta van de leverancier.

Een veelvoorkomende aanpak is om een geëxtraheerde waarde te vergelijken met een ander vastgelegd veld, of met een waarde afgeleid van masterdata. Het doel is niet om elke kleine afwijking te vangen, maar om tegenstrijdigheden te identificeren die aangeven dat het document aandacht nodig heeft.

Voer numerieke controles uit, inclusief drempels en toleranties

Numerieke vergelijkingen zijn een van de sterkste functies in de verwerking van echte facturen. Je kunt hoge bedragen markeren voor handmatige goedkeuring, negatieve waarden detecteren waar ze niet zouden moeten voorkomen, en verdachte verschillen benadrukken.

Waar gelijkheid vereist is, is tolerantie belangrijk omdat gescande documenten vaak kleine afwijkingen introduceren door afronding (vooral met BTW). In plaats van “118,99 vs 119,00” als een mislukking te beschouwen, kun je een kleine afwijkingsband toestaan en alleen een uitzondering aanroepen wanneer het verschil je gedefinieerde tolerantie overschrijdt.

Dit is ook hoe typische controles voor financiële integriteit worden uitgedrukt—zoals het verifiëren van totalen en belastingen zonder te veel valse positieven te creëren.

Valideer totalen zoals Netto / BTW / Bruto

Een van de meest gevraagde controles is ervoor zorgen dat totalen correct optellen. Een typische bedrijfsregel is: Bruto moet gelijk zijn aan Netto plus BTW, mogelijk binnen een tolerantie. Wanneer de relatie niet klopt, kun je een opmerking genereren die expliciet om herziening vraagt.

Deze controles kunnen op headerniveau (documenttotalen) worden toegepast en—afhankelijk van je sjabloonstructuur—ook op lijnniveau (bijv. lijnbedrag = hoeveelheid × eenheidsprijs, of lijn totalen optellen tot header totalen). Zelfs wanneer je geen strikte blokkering afdwingt, biedt dit sterke operationele controle en vermindert het boekingsfouten.

Controleer masterdata-resolutie (record bestaan)

Een veld kan een waarde bevatten en toch verkeerd zijn omdat het niet naar een geldig record verwijst. Regels kunnen dit soort problemen detecteren door te controleren of er een overeenkomstig masterdata-record bestaat. Typische voorbeelden zijn leveranciers-/klantresolutie, artikelnummer op lijnen, of andere gerefereerde entiteiten.

Dit is een van de belangrijkste regeltypes omdat downstream verrijking ervan afhankelijk is. Als een leveranciersrecord niet kan worden opgelost, kunnen velden zoals betalingsvoorwaarden, goedkeuringslogica of boekingsinstellingen onbetrouwbaar zijn. In die zin fungeren “record bestaat” controles vaak als poorten: als de resolutie mislukt, wordt het document gemarkeerd voor correctie voordat het verder kan gaan.

Gebruik masterdata als onderdeel van de logica (verrijking en controle)

Zodra een record is opgelost, kunnen regels informatie uit dat record gebruiken als input voor verdere evaluatie of om documentvelden in te vullen. Dit maakt leveranciersspecifieke logica en consistent gedrag mogelijk.

Bijvoorbeeld, je wilt misschien een opmerking genereren wanneer de leverancier is geblokkeerd, de standaardvaluta van de leverancier toepassen wanneer de valuta ontbreekt, of de betalingsvoorwaarden van de leverancier gebruiken om een vervaldatum af te leiden. Dit vermindert handmatig werk en houdt de documentverwerking in lijn met masterdata.

Afleiden en berekenen van waarden

In veel processen zijn de waarden die je wilt valideren niet direct vastgelegd maar kunnen ze worden afgeleid. Regels kunnen berekende resultaten ondersteunen, zoals verwachte totalen of verschillen. Dit helpt je om controles uit te drukken zoals “vergelijk vastgelegde bruto met berekende bruto” of “bereken de delta en markeer deze wanneer deze de tolerantie overschrijdt”.

Berekende waarden zijn ook nuttig voor het opbouwen van consistente, verklaarbare logica waarbij validatie niet afhankelijk is van een enkel geëxtraheerd veld, maar van relaties tussen velden.

Behandel datums en vervaldatumlogica

Datumcontroles zijn een frequente vereiste omdat datumvelden invloed hebben op boekings- en betalingsprocessen. Regels kunnen controleren op onrealistische data (ver in de toekomst, of eerder dan verwacht), relaties afdwingen (vervaldatum niet eerder dan factuurdatum), en datums afleiden van andere waarden.

Een klassiek voorbeeld is de berekening van de vervaldatum op basis van betalingsvoorwaarden. Wanneer de vervaldatum consistent wordt afgeleid, verminder je handmatige bewerkingen en voorkom je dat documenten met onjuiste betalingsdata worden geboekt.

Wat er gebeurt wanneer een regel wordt vervuld

Opmerkingen: communiceer duidelijk naar de gebruiker

Opmerkingen zijn de “menselijke” uitkomst van regels. Ze bieden duidelijke richtlijnen: wat is gedetecteerd, waarom het belangrijk is, en wat te doen. Opmerkingen kunnen informatief, waarschuwingen of fouten zijn, afhankelijk van hoe strikt het proces moet zijn.

Goede opmerkingstekst is specifiek en actiegericht. “Totalen komen niet overeen” is nuttig; “regel mislukt” is dat niet. De beste regelsets voelen aan als een checklist die zichzelf automatisch uitlegt aan de beoordelaar.

Veldvervanging: automatische correcties en standaardisatie

Regels kunnen ook velden automatisch bijwerken. Dit is gepast wanneer de wijziging veilig en deterministisch is: normaliseren van getalformaten, invullen van standaardwaarden, kopiëren van waarden tussen velden, of toepassen van waarden afgeleid van masterdata.

Het vervangen van waarden hoeft geen problemen te verbergen. Veel klanten combineren beide benaderingen: ze normaliseren waarden automatisch, maar creëren nog steeds een opmerking wanneer het document oorspronkelijk iets verdachts bevatte. Op die manier wordt het document verwerkbaar terwijl het nog steeds transparant blijft.

Typische uitkomsten die klanten implementeren

Klanten implementeren vaak een regelset die resultaten oplevert zoals:

“Markeer facturen wanneer totalen niet optellen (netto + BTW vs bruto), terwijl een kleine tolerantie voor afronding wordt toegestaan.”
“Verhoog waarschuwingen wanneer factuurtotalen goedkeuringsdrempels overschrijden.”
“Stop met verwerken wanneer een leverancier niet kan worden opgelost of wanneer verplichte velden ontbreken.”
“Detecteer ongeldige formaten voor factuurnummers, BTW-ID's of IBAN's.”
“Afleiden van vervaldatums op basis van factuurdata en betalingsvoorwaarden zodat gebruikers ze niet handmatig hoeven te berekenen.”
“Normaliseer vastgelegde waarden zodat vergelijkingen en boekingen consistent verlopen.”
“Pas leveranciersspecifieke controles toe, bijvoorbeeld geblokkeerde leveranciers, valutamismatch of ontbrekende referenties.”

Beoordelaars Toewijzing in Sjabloonregels

Wanneer het beoordelingsproces wordt geactiveerd in een proces sjabloon, kunnen sjabloonregels dynamisch beoordelaars toewijzen of wijzigen op basis van documentinhoud of voorwaarden. Dit maakt flexibele, contextbewuste goedkeuringsworkflows mogelijk waarbij de toewijzing van beoordelaars zich aanpast aan documenteigenschappen zoals bedragdrempels, leverancierscategorieën of documenttypes.

Beoordelingsinstellingen Velden in Sjabloonregels

Elke sjabloonregel bevat een Beoordelingsinstelling groep met de volgende configuratieopties:

Veld	Beschrijving
Voeg Beoordelaars Toe	Wanneer ingeschakeld, worden de beoordelaars die in deze regel zijn geconfigureerd toegevoegd aan de bestaande beoordelaarslijst (van de standaard beoordelaars van het sjabloon of eerdere regels). Dit maakt cumulatieve toewijzing van beoordelaars mogelijk op basis van meerdere voorwaarden.
Vervang Standaard Beoordelaars	Wanneer ingeschakeld, vervangen de beoordelaars die in deze regel zijn geconfigureerd alle standaard beoordelaars van het proces sjabloon. Gebruik dit wanneer specifieke voorwaarden een volledig andere goedkeuringsketen vereisen.
Beoordelaars	Opent de beoordelaar drilldown om te configureren welke gebruikers worden toegewezen wanneer deze regel wordt vervuld. Je kunt zowel vereiste als optionele beoordelaars specificeren.

Regel Logica

Als Vervang Standaard Beoordelaars is ingeschakeld, worden de standaard beoordelaars van het proces sjabloon verwijderd en worden alleen de beoordelaars van de regel gebruikt.
Als Voeg Beoordelaars Toe is ingeschakeld, worden de beoordelaars van de regel toegevoegd aan de bestaande lijst (standaard beoordelaars plus eventuele beoordelaars van eerdere regels).
Beide opties kunnen samen worden gebruikt in meerdere regels om complexe goedkeuringsketens op te bouwen.

Beoordelaars Configureren in een Sjabloonregel

Om de toewijzing van beoordelaars in een sjabloonregel te configureren:

Open het Proces Sjabloon en navigeer naar Sjabloonregels.
Maak een nieuwe regel of bewerk een bestaande regel.
Definieer de voorwaarde die deze regel activeert (bijv. bedrag > 5000, specifieke leverancierscategorie, enz.).
In de Beoordelingsinstelling groep:
- Schakel Voeg Beoordelaars Toe in om beoordelaars aan de bestaande lijst toe te voegen.
- Schakel Vervang Standaard Beoordelaars in om de standaard beoordelaarslijst volledig te vervangen.
Selecteer de Beoordelaars drilldown actie om de beoordelaarslijst te openen.
Voeg beoordelaars toe door Nieuw te selecteren en gebruikers uit het systeem te kiezen.
Voor elke beoordelaar, specificeer:
- Gebruikers-ID – De Business Central-gebruiker die documenten zal beoordelen wanneer deze regel wordt vervuld
- Vereist – Of de goedkeuring van deze beoordelaar verplicht is voor voltooiing
Sla de regelconfiguratie op.

Voorbeeldscenario's

Scenario 1: Goedkeuring van Hoge Waarde Factuur

Voorwaarde: Factuurbedrag > €10.000
Voeg Beoordelaars Toe: Ingeschakeld
Beoordelaars: Financieel Controller (vereist), CFO (vereist)
Resultaat: Facturen met hoge waarde vereisen goedkeuring van zowel de standaard beoordelaars als de financieel controller en CFO.

Scenario 2: Multi-Tier Goedkeuring

Regel 1: Bedrag > €5.000 → Voeg Afdelingsmanager toe (vereist)
Regel 2: Bedrag > €20.000 → Voeg Directeur toe (vereist)
Resultaat: Facturen boven de €5.000 vereisen standaard beoordelaars + afdelingsmanager. Facturen boven de €20.000 vereisen standaard beoordelaars + afdelingsmanager + directeur.

Tip

We raden aan om de optie “Voeg Opmerking Toe” in te schakelen om een opmerking toe te voegen die beschrijft wat er moet gebeuren. Dit is nuttig om ervoor te zorgen dat beoordelaars begrijpen wat er moet gebeuren.

Best Practices

Gebruik Voeg Beoordelaars Toe voor Escalatie: Wanneer documenteigenschappen extra toezicht vereisen, gebruik Voeg Beoordelaars Toe om te escaleren naar senior goedkeurders terwijl je de basis goedkeuringsketen behoudt.
Gebruik Vervang voor Gespecialiseerde Workflows: Wanneer specifieke documenttypes volledig verschillende goedkeuringsprocessen vereisen, gebruik Vervang Standaard Beoordelaars om gespecialiseerde workflows te implementeren.
Combineer Meerdere Regels: Bouw complexe goedkeuringslogica door meerdere regels met verschillende voorwaarden te combineren. Regels worden in volgorde geëvalueerd, waardoor cumulatieve toewijzing van beoordelaars mogelijk is.
Balans Vereist vs Optioneel: Ken vereiste status alleen toe aan beoordelaars wiens goedkeuring cruciaal is. Gebruik optionele beoordelaars voor informatieve toezicht om onnodige vertragingen te voorkomen.