Ga naar inhoud

Slimme Verwerkingsinstelling

Stand: 03.09.2025 • Leestijd: ~5 minuten

De Slimme Verwerkingsinstelling is het centrale uitgangspunt om Slimme Verwerking volledig in te stellen. Van hieruit krijgt u toegang tot alle relevante configuratiepagina's en definieert u de Slimme Procesworkflows, die de kern van het systeem vormen.

Elke workflow wordt gekoppeld aan een eenduidige classificatie en voert op basis van deze classificatie individueel configureerbare processen uit. Dit artikel beschrijft de basisprincipes en basisinstellingen. Gedetailleerde configuraties, zoals bijvoorbeeld Classificatie, Capture Configuraties of Service-integraties, worden in aparte artikelen uitgelegd.

Opmerking

Doorloop deze documentatie stapsgewijs. Veel opties bouwen op elkaar voort en worden in de volgende artikelen verder uitgediept.

Doelen van de Slimme Verwerkingsinstelling

De instelling biedt centrale functies om workflows en processen snel en effectief in te stellen:

  • Workflows aanmaken en beheren
  • Ingangsformaten vaststellen (E-mail, Standaardbestanden, XML)
  • Processtromen configureren, inclusief Proces Sjablonen en Capture Configuraties

Slimme Procesworkflow aanmaken

Een Slimme Procesworkflow definieert hoe binnenkomende documenten worden geanalyseerd, verwerkt en in Business Central worden overgebracht.

Vereisten

Tijdens het aanmaken komt u steeds weer nieuwe configuratiegedeelten tegen. Deze behoren tot de workflows en definiëren hun opbouw. In het aanmaakproces heeft u de mogelijkheid om de bijbehorende configuraties aan te maken. U wordt stap voor stap door de installatieassistent (Wizard) in de app geleid. Alle belangrijke informatie over de respectieve configuraties vindt u in het gedeelte Instelling van Slimme Verwerking.

Als u echter een specifieke classificatiepad wilt gebruiken, is het raadzaam om zich eerst hiermee vertrouwd te maken en de classifier in te stellen voordat u met het aanmaken van de workflow begint.

Stapsgewijze handleiding

  1. Open Slimme Verwerkingsinstelling, dit vindt u via de zoekfunctie in Business Central of in het Document Inbound Admin Rolcentrum onder het punt Instellingen.
  2. Klik op Aanmaken om een nieuwe workflow aan te maken.
  3. Geef de Classificatie op, bijvoorbeeld factuur, creditnota of bestelling. Afhankelijk van de instelling vindt u in het veld een lookup-optie om classificaties uit een configuratie te kiezen.
  4. Kies het passende Workflow Bestandsformaat (E-mail, Standaard of XML).
  5. Definieer de stappen van de workflow, zoals classificatie → Capture → Validatie → Documentcreatie.
  6. Sla de workflow op en test deze met representatieve voorbeeldbestanden.

Ondersteunde Workflow-formaten

Slimme Verwerking ondersteunt een verscheidenheid aan formaten die u flexibel in uw processen kunt integreren.

Workflow Bestandsformaat Ondersteunde formaten
Standaard pdf, docx, xlsx, pptx, html, jpeg, jpg, png, bmp, tiff, heif
E-mail msg, eml
XML (XRechnung & ZUGFeRD) xml

Vooraf gedefinieerde voorbeeld-workflows

Voor een snelle start biedt Slimme Verwerking voorgeconfigureerde workflows in het Duits en Engels aan. Deze voorbeelden kunnen worden geïmporteerd en individueel worden aangepast om standaardprocessen onmiddellijk bruikbaar te maken. U kunt deze importeren onder de actie "Import" of ook exporteren onder de actie "Export".

Workflow Bestandsformaat Naam Beschrijving
E-mail Inkooporder Classificeert binnenkomende bestellingen en genereert daaruit automatisch een verkooporder. Geschikt voor E-mail-formaten zoals MSG of EML.
E-mail Verkoopfactuur Classificeert binnenkomende verkoopfacturen en genereert daaruit automatisch inkoopfacturen. Geschikt voor E-mail-formaten zoals MSG of EML.
Standaard Inkooporder Classificeert binnenkomende bestellingen uit PDF of afbeeldingsbestanden en genereert daaruit verkooporders.
Standaard Verkoopfactuur Classificeert binnenkomende verkoopfacturen uit PDF of afbeeldingsbestanden en genereert daaruit inkoopfacturen.
XML Factuur Classificeert XML-facturen in het ZUGFeRD- of XRechnung-formaat en genereert daaruit een gestructureerde inkoopfactuur.

Best Practice

Begin met een vooraf gedefinieerde workflow. Pas vervolgens velden, controleregels en vervolgprocessen aan uw individuele vereisten aan, indien nodig.

Aanbevelingen voor de instelling

  • Duidelijke afbakening per workflow Definieer per classificatie een eenduidig doel, bijvoorbeeld “Verkoopfactuur → Inkoopfactuur genereren”.

  • Vroegtijdige tests uitvoeren Test de workflows vroegtijdig met echte voorbeeldbestanden, bij voorkeur in verschillende lay-outs, talen en formaten.

  • Herbruikbare configuraties Beheer classifiers en Capture-definities centraal om uniforme processen te waarborgen.

  • Stapsgewijze automatisering Begin met handmatige validatie en schakel pas na succesvolle tests over naar volledige automatisering.

Volgende stappen