Welkom bij Document Central Compliance
De Compliance-functionaliteit breidt Document Central uit met centrale functies voor het naleven van wettelijke, regelgevende en interne bedrijfsvoorschriften bij het omgaan met documenten. Het biedt uitgebreide controle-, beschermings- en traceerbaarheidsmechanismen die naadloos in bestaande processen kunnen worden geïntegreerd.
Een centraal element is de toegangscontrole, waarmee de toegang tot gevoelige documenten op basis van rollen kan worden geregeld. Gebruikersgroepen kunnen specifiek worden gedefinieerd om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen bepaalde documenten kunnen bekijken of bewerken. Daarnaast maakt Secure Masking automatische redactie van gevoelige inhoud in PDF-documenten mogelijk – hetzij regelgebaseerd via reguliere expressies, hetzij met behulp van AI-ondersteunde herkenning. Zo ontvangen bepaalde gebruikersgroepen uitsluitend geredigeerde versies van documenten.
Voor volledige traceerbaarheid van documentgerelateerde activiteiten dient het Document Log. Het registreert alle toegang, wijzigingen en acties op documenten en stelt deze informatie op een audit-proof manier beschikbaar. De logboeken zijn onveranderbaar en voldoen aan de eisen voor een audit-proof documentatie.
De retentielabels maken het mogelijk om bewaartermijnen voor documenten te definiëren en automatisch af te dwingen. Na afloop van de termijn kunnen documenten worden gearchiveerd of verwijderd – afhankelijk van het geconfigureerde beleid. Deze functie ondersteunt bedrijven bij het naleven van wettelijke verwijderings- en archiveringsverplichtingen.
Alle processen worden audit-proof gedocumenteerd, onveranderbaar gelogd en voldoen aan de eisen van externe audits.
Voor bedrijven die SharePoint Online gebruiken als opslagoplossing, biedt de Compliance-functionaliteit een gedetailleerde controle over SharePoint-machtigingen. Deze kunnen rechtstreeks vanuit Business Central worden beheerd en gesynchroniseerd met interne toegangscontroles.
Secure Masking is een functie die de bescherming van gevoelige informatie in documenten waarborgt, vooral bij het delen of archiveren. Met deze functie kunnen vertrouwelijke gegevens in PDF-documenten automatisch worden geredigeerd. De redactie gebeurt ofwel regelgebaseerd via gedefinieerde reguliere expressies (bijv. voor IBANs, telefoonnummers of klantnummers), ofwel AI-ondersteund, om gevoelige gegevens zoals namen of adressen intelligent te herkennen en te verbergen.
De geredigeerde documenten zijn vervolgens beschikbaar in een gecensureerde versie, zodat alleen geautoriseerde gebruikersgroepen toegang hebben tot de volledige inhoud. Hierdoor helpt Secure Masking bedrijven om aan privacyregels te voldoen en tegelijkertijd de integriteit en vertrouwelijkheid van hun documenten te waarborgen – vooral in het kader van compliance- en auditvereisten.
Info
Om de Compliance-functionaliteit te kunnen gebruiken, heeft u Document Central nodig. Document Central fungeert als centraal documentbeheersysteem.
Benchmark
Met de Compliance-configuratie van Document Central krijgt u de volgende functies:
| Functionaliteiten | BC Standaard | Document Central - Compliance-functionaliteit |
|---|---|---|
| Retentielabels voor regelgebaseerde documentclassificatie |  |
|
| Automatische toepassing van retentielabels via Retention Crawler | |
|
| Exporteerbare Technische documentatie (bijv. PDF, Word) | |
|
| Volledig documentlog met gebruikersacties en tijdstempels | ⚠️ Beperkt | |
| Audit-proof bewijscreatie | |
|
| Regel- of AI-gebaseerde redactie van gevoelige gegevens (Secure Masking) | |
|
| Documentgebaseerde toegangscontrole | ⚠️ Rolgebaseerd | |
| Integratie met SharePoint-machtigingsgroepen | |
|
| Configureerbare Compliance-instellingen in de BC-interface | |