Technische documentatie
Technische documentatie – Revisionsveilige documentopslag in Document Central
Een technische documentatie zorgt ervoor dat documenten in Document Central op een revisieveilige manier worden opgeslagen en beheerd. Dit betekent: documenten zijn traceerbaar, onveranderbaar en worden bewaard volgens wettelijke voorschriften.
De basis hiervoor zijn zogenaamde bewaarlabels. Deze worden aangemaakt in het Microsoft Purview Compliance Center, gesynchroniseerd met SharePoint Online en vervolgens gebruikt in Document Central. Bewaarlabels voor ABS worden rechtstreeks in Document Central aangemaakt.
Info
Een bewaarlabel bepaalt:
- dat een document niet mag worden verwijderd,
- en hoe lang het moet worden bewaard.
Het toewijzen van labels gebeurt automatisch of handmatig, afhankelijk van de configuratie. Hierbij wordt een prioriteitsmodel gebruikt dat rekening houdt met of een label is gedefinieerd op metadata, inhoudstypen of documentbibliotheken.
Met het prioriteitsmodel wordt in Document Central de volgorde bedoeld waarin bewaarlabels worden toegepast wanneer meerdere configuraties tegelijkertijd van toepassing kunnen zijn. Het model bepaalt welke configuratieniveau voorrang heeft, bijvoorbeeld wanneer een document zowel via metadata als via een inhoudstype of een documentbibliotheek een label zou kunnen krijgen.
Daarnaast zorgen toegangscontroles ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikersgroepen documenten mogen bekijken, bewerken of verwijderen, of bewaarlabels mogen wijzigen. Zo wordt gegarandeerd dat alle handelingen voldoen aan de compliance-vereisten en de integriteit van de documentopslag behouden blijft.
Om een technische documentatie-rapport te genereren, volg deze stappen:
- Start in het Document Central rolcentrum.
- Klik in het navigatiegedeelte op Compliance.
- Selecteer het menu-item Technische Documentatie.
- Kies een van de volgende acties:
- Verzenden naar...
- Afdrukken
- Voorbeeld
- Als u Verzenden naar... kiest, wordt een dialoogvenster geopend om het gewenste formaat te selecteren (bijv. PDF, Word).
- Selecteer het gewenste formaat en klik op OK.
- Het document wordt in het gekozen formaat gegenereerd en automatisch gedownload.