Instelling van de Toegangscontrole

Met de toegangscontrole is het mogelijk om delen van Document Central te beperken tot een gedefinieerde groep. De toegangscontrole kan in verschillende gebieden en voor verschillende functies worden geconfigureerd door de groepen in Document Central te gebruiken. Dit maakt het mogelijk om de toegang tot documentgebieden te beperken of het gebruik van specifieke inhoudstypen te voorkomen, bijvoorbeeld.

De toegangscontrole voor documenten is onderverdeeld in de volgende vier niveaus:

Documentbibliotheek: Beheer de toegang tot de gehele documentbibliotheek binnen Document Central.
Inhoudstypen: Beperk het gebruik en de toegang tot specifieke inhoudstypen.
Inhoudstypen in een documentbibliotheek: Beperk het gebruik en de toegang tot specifieke inhoudstypen in een documentbibliotheek.
Metadata: Definieer toegangsrechten voor individuele metadata binnen Document Central.

Belangrijk

Houd er rekening mee dat u de creatie van de documentbibliotheek, de inhoudstypen, de metadata en de gebruikersgroepen moet hebben voltooid, afhankelijk van welke toegangscontrole u wilt definiëren, om door te gaan.

Om de toegangscontrole te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik in de menubalk op Compliance en voer de actie Compliance Setup uit.
Vink het selectievakje Toegangscontrole activeren aan.
De toegangscontrole is nu geactiveerd.

Toegangscontrolegroepen instellen

Inhoudstypen en documentbibliotheken kunnen voor specifieke gebruikers worden beperkt. Hiervoor moeten vooraf groepen worden gedefinieerd en gebruikers aan de groepen worden toegewezen.

Om groepen te maken, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central – Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Voer de actie Groepen & Leden in de menubalk uit om een nieuwe groep te maken.
Maak een nieuwe groep door de actie Gebruikersgroep maken uit te voeren.
De wizard voor het maken van een toegangscontrolegroep opent. Klik op Beginnen.
Kies een van de volgende opties:

Azure-beveiligingsgroep

De Azure-beveiligingsgroep wordt gebruikt om de SharePoint-rechten te koppelen aan de Document-Central-rechten.

Document-Central-groep

De Document-Central-groep beperkt de toegang uitsluitend tot de in Document Central beschikbare documenten. SharePoint-rechten worden hierbij niet in overweging genomen en moeten rechtstreeks in SharePoint apart worden beheerd.
Geef op de volgende pagina aan hoe u de toegangscontrolegroep wilt noemen. U kunt ook een code opgeven en een beschrijving toevoegen. Klik vervolgens op Volgende.
Voeg indien nodig direct gebruikers toe aan de nieuw gemaakte groep. Gebruik hiervoor het dropdown-menu in het gedeelte Toegangscontrolegroepen-leden.
Klik op Volgende wanneer u de gewenste leden hebt toegevoegd om de wizard op de volgende pagina te voltooien.

Info

U kunt ook een toegangscontrolegroep maken in het Compliance-gedeelte onder Toegangscontrolegroepen en vervolgens de stap-voor-stap handleiding vanaf punt 5 verder volgen.

Gebruikers aan een groep toevoegen

Gebruikers kunnen aan bestaande groepen worden toegevoegd.

Om gebruikers aan een groep toe te voegen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central – Administrator rolcentrum.
Klik op Compliance in de menubalk en voer de actie Toegangscontrolegroepen uit.
Selecteer de groep waaraan gebruikers moeten worden toegevoegd en klik op Bewerken.
Voeg gebruikers toe aan de lijst in het gedeelte Leden.
De gebruikers zijn nu leden van de groep.

Instelling van de toegangscontrole voor een documentbibliotheek

Om de toegangscontrole voor documentbibliotheken te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik in de menubalk op Repository en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Klik op de documentbibliotheekcode Code, die met de toegangscontrole moet worden geconfigureerd.
Voer de actie Toegangscontroles in de menubalk uit.
Voer de groepscode in het veld Gebruikersgroepscode in.
Definieer de waarden voor de toegangscontrole van de groep in de velden Lezen, Schrijven en Verwijderen.
De toegangscontrole is nu geactiveerd voor de gedefinieerde gebruikersgroep.

Uitleg

Lezen: De leesrechten bepalen of gebruikers de in de documentbibliotheek gearchiveerde documenten kunnen zien. Als een gebruiker geen leesrechten voor een documentbibliotheek heeft, kan hij Document Central niet gebruiken om de documenten in deze bibliotheek weer te geven.
Schrijven: De schrijfrechten bepalen of gebruikers documenten in de documentbibliotheek kunnen archiveren. Als een gebruiker leesrechten heeft, maar geen schrijfrechten voor de documentbibliotheek, kan hij de in de documentbibliotheek gearchiveerde documenten zien, maar geen nieuwe documenten toevoegen.
Verwijderen: De verwijderrechten bepalen of gebruikers de in de documentbibliotheek gearchiveerde documenten kunnen verwijderen. Als een gebruiker geen verwijderrechten voor een documentbibliotheek heeft, kan hij geen documenten verwijderen die in deze bibliotheek zijn gearchiveerd.
Bewaarlabel bewerken: De toestemming om het bewaarlabel te bewerken bepaalt of gebruikers het bewaarlabel voor in de documentbibliotheek gearchiveerde documenten kunnen bewerken. Als een gebruiker geen toestemming heeft om het bewaarlabel voor een documentbibliotheek te bewerken, kan hij het bewaarlabel voor geen enkel in deze bibliotheek gearchiveerd document bewerken.

Voor documenten die via een relatie of een aanvullende zoekopdracht worden weergegeven, gelden de toegangscontroles van het oorspronkelijke document. Dit betekent dat als een gebruiker leesrechten voor een documentbibliotheek heeft en het document via een relatie in een andere documentbibliotheek zonder leesrechten wordt weergegeven, het document toch wordt weergegeven.

Instelling van de toegangscontrole voor inhoudstypen

Om de toegangscontrole voor inhoudstypen te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik in de menubalk op Repository en voer de actie Inhoudstypen uit.
Klik op de naam van het inhoudstype Naam, dat met de toegangscontrole moet worden geconfigureerd.
Voer de actie Toegangscontroles in de menubalk uit.
Voer de groepscode in het veld Gebruikersgroepscode in.
Definieer de waarden voor de toegangscontrole van de groep in de velden Lezen, Schrijven en Verwijderen.
De toegangscontrole is nu geactiveerd voor de gedefinieerde gebruikersgroep.

Belangrijk

De toegangscontrole op inhoudstype-niveau overschrijft de op documentbibliotheek-niveau gedefinieerde toegangscontrole.

Instelling van de toegangscontrole voor inhoudstypen in een specifieke documentbibliotheek

Om de toegangscontroles voor een inhoudstype in een specifieke documentbibliotheek te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik in de menubalk op Repository en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Klik op de documentbibliotheekcode Code, die met de toegangscontrole moet worden geconfigureerd.
Navigeer naar het gedeelte Inhoudstypen.
Selecteer het inhoudstype waarvoor de toegangscontroles moeten worden geactiveerd en voer de actie Toegangscontroles uit.
Voer de groepscode in het veld Gebruikersgroepscode in.
Definieer de waarden voor de toegangscontrole van de groep in de velden Lezen, Schrijven en Verwijderen.
De toegangscontrole is nu geactiveerd voor de gedefinieerde gebruikersgroep.

Belangrijk

De toegangscontrole op inhoudstype-niveau in een documentbibliotheek overschrijft de op documentbibliotheek- en inhoudstype-niveau gedefinieerde toegangscontrole.

Uitleg

Lezen: De leesrechten bepalen of gebruikers documenten kunnen zien die met het inhoudstype zijn gearchiveerd. Als een gebruiker geen leesrechten voor een inhoudstype heeft, kan hij de met dit inhoudstype gearchiveerde documenten niet zien.
Schrijven: De schrijfrechten bepalen of gebruikers documenten met het inhoudstype kunnen archiveren. Als een gebruiker leesrechten heeft, maar geen schrijfrechten voor een inhoudstype, kan hij de met dit inhoudstype gearchiveerde documenten zien, maar dit inhoudstype niet voor nieuwe documenten selecteren die hij wil archiveren.
Verwijderen: De verwijderrechten bepalen of gebruikers documenten kunnen verwijderen die met het inhoudstype zijn gearchiveerd. Als een gebruiker geen verwijderrechten voor een inhoudstype heeft, kan hij geen documenten verwijderen die met dit inhoudstype zijn gearchiveerd.
Bewaarlabel bewerken: De toestemming om het bewaarlabel te bewerken bepaalt of gebruikers het bewaarlabel voor documenten kunnen bewerken die met het inhoudstype zijn gearchiveerd. Als een gebruiker geen toestemming heeft om het bewaarlabel voor een inhoudstype te bewerken, kan hij het bewaarlabel voor geen enkel met dit inhoudstype gearchiveerd document bewerken.

Als een gebruiker geen toegangscontroles voor een documentbibliotheek heeft, maar toegangscontroles voor een in de documentbibliotheek of algemeen gedefinieerd inhoudstype heeft, kan hij documenten met dit inhoudstype weergeven, schrijven of verwijderen op basis van de geconfigureerde toegangscontroles.