Instellen van toegangscontrole

Met toegangscontrole is het mogelijk om delen van Document Central te beperken tot een gedefinieerde groep. De toegangscontrole kan in verschillende gebieden en voor verschillende functies worden geconfigureerd door gebruik te maken van groepen in Document Central. Dit maakt het mogelijk om toegang tot documentgebieden te beperken of het gebruik van specifieke inhoudstypen te voorkomen.

De toegangscontrole voor documenten is onderverdeeld in de volgende vier niveaus:

Documentbibliotheek: Beheer de toegang tot de volledige documentbibliotheek binnen Document Central.
Inhoudstypen: Beperk het gebruik en de toegang tot specifieke inhoudstypen.
Inhoudstypen in een documentbibliotheek: Beperk het gebruik en de toegang tot specifieke inhoudstypen in een documentbibliotheek.
Metadata: Definieer toegangsrechten voor afzonderlijke metadata binnen Document Central.

Belangrijk

Zorg ervoor dat u de creatie van documentbibliotheken, inhoudstypen, metadata en gebruikersgroepen hebt voltooid, afhankelijk van welke toegangscontrole u wilt definiëren om verder te gaan.

Om de toegangscontrole te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik in de menubalk op Compliance en voer de actie Compliance Setup uit.
Vink het selectievakje Toegangscontrole activeren aan.
De toegangscontrole is nu geactiveerd.

Instellen van toegangscontrole voor een documentbibliotheek

Om toegangscontrole voor documentbibliotheken te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik in de menubalk op Repository en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Klik op de documentbibliotheekcode Code die moet worden geconfigureerd met toegangscontrole.
Voer de actie Toegangscontroles uit in de menubalk.
Voer de groepcode in het veld Gebruikersgroepcode in.
Definieer de waarden voor de toegangscontrole van de groep in de velden Lezen, Schrijven en Verwijderen.
De toegangscontrole is nu geactiveerd voor de gedefinieerde gebruikersgroep.

Toelichting

Lezen: De leesrechten bepalen of gebruikers de in de documentbibliotheek gearchiveerde documenten kunnen bekijken. Als een gebruiker geen leesrechten heeft voor een documentbibliotheek, kan hij Document Central niet gebruiken om de documenten in die bibliotheek te bekijken.
Schrijven: De schrijfrechten bepalen of gebruikers documenten kunnen archiveren in de documentbibliotheek. Als een gebruiker leesrechten maar geen schrijfrechten heeft, kan hij de documenten bekijken maar geen nieuwe documenten toevoegen.
Verwijderen: De verwijderrechten bepalen of gebruikers documenten kunnen verwijderen uit de documentbibliotheek. Zonder deze rechten kunnen gebruikers geen documenten verwijderen.
Retentielabel bewerken: Deze rechten bepalen of gebruikers het retentielabel van documenten in de documentbibliotheek kunnen bewerken. Zonder deze rechten kunnen gebruikers het label niet wijzigen.

Voor documenten die via een relatie of aanvullende zoekopdracht worden weergegeven, gelden de toegangsrechten van het oorspronkelijke document. Dit betekent dat als een gebruiker leesrechten heeft voor een documentbibliotheek en het document via een relatie wordt weergegeven in een andere bibliotheek zonder leesrechten, het document toch zichtbaar is.

Instellen van toegangscontrole voor inhoudstypen

Om toegangscontrole voor inhoudstypen te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik in de menubalk op Repository en voer de actie Inhoudstypen uit.
Klik op de inhoudstype Naam die moet worden geconfigureerd met toegangscontrole.
Voer de actie Toegangscontroles uit in de menubalk.
Voer de groepcode in het veld Gebruikersgroepcode in.
Definieer de waarden voor de toegangscontrole van de groep in de velden Lezen, Schrijven en Verwijderen.
De toegangscontrole is nu geactiveerd voor de gedefinieerde gebruikersgroep.

Belangrijk

De toegangscontrole op inhoudstype-niveau overschrijft de toegangscontrole die is gedefinieerd op documentbibliotheek-niveau.

Instellen van toegangscontrole voor inhoudstypen in een specifieke documentbibliotheek

Om toegangscontrole voor een inhoudstype in een specifieke documentbibliotheek te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik in de menubalk op Repository en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Klik op de documentbibliotheekcode Code die moet worden geconfigureerd met toegangscontrole.
Navigeer naar het gedeelte Inhoudstypen.
Selecteer het inhoudstype waarvoor toegangscontrole moet worden geactiveerd en voer de actie Toegangscontroles uit.
Voer de groepcode in het veld Gebruikersgroepcode in.
Definieer de waarden voor de toegangscontrole van de groep in de velden Lezen, Schrijven en Verwijderen.
De toegangscontrole is nu geactiveerd voor de gedefinieerde gebruikersgroep.

Belangrijk

De toegangscontrole op inhoudstype-niveau binnen een documentbibliotheek overschrijft de toegangscontrole die is gedefinieerd op documentbibliotheek- en inhoudstype-niveau.

Toelichting

Lezen: De leesrechten bepalen of gebruikers documenten kunnen bekijken die zijn gearchiveerd met het inhoudstype. Als een gebruiker geen leesrechten heeft voor een inhoudstype, kan hij de documenten die met dat inhoudstype zijn gearchiveerd niet zien.
Schrijven: De schrijfrechten bepalen of gebruikers documenten kunnen archiveren met het inhoudstype. Als een gebruiker leesrechten heeft maar geen schrijfrechten voor een inhoudstype, kan hij de documenten die met dat inhoudstype zijn gearchiveerd wel zien, maar dat inhoudstype niet selecteren voor nieuwe documenten die hij wil archiveren.
Verwijderen: De verwijderrechten bepalen of gebruikers documenten kunnen verwijderen die zijn gearchiveerd met het inhoudstype. Als een gebruiker geen verwijderrechten heeft voor een inhoudstype, kan hij geen documenten verwijderen die met dat inhoudstype zijn gearchiveerd.
Retentielabel bewerken: De rechten om het retentielabel te bewerken bepalen of gebruikers het retentielabel voor documenten kunnen wijzigen die zijn gearchiveerd met het inhoudstype. Als een gebruiker geen rechten heeft om het retentielabel voor een inhoudstype te bewerken, kan hij het retentielabel voor geen enkel document dat met dat inhoudstype is gearchiveerd wijzigen.

Als een gebruiker geen toegangscontrole heeft voor een documentbibliotheek, maar wel toegangscontrole voor een inhoudstype dat in de documentbibliotheek of algemeen is gedefinieerd, kan hij documenten met dat inhoudstype bekijken, schrijven of verwijderen op basis van de geconfigureerde toegangsrechten.