Werken met Bewaarlabels
Belangrijk
Houd er rekening mee dat u de noodzakelijke configuratie voor uw geselecteerde repository moet hebben voltooid om door te gaan. De benodigde bronnen voor het instellen van bewaarlabels in Document Central vindt u in de documentatie Instelling van Bewaarlabels.
Hoe een Bewaarlabel handmatig in te stellen
Wanneer de bewaarlabels correct zijn ingesteld via de Instelling van Bewaarlabels, worden alle labels automatisch toegewezen aan de juiste documenten, waardoor de noodzakelijke compliance voor het document wordt gewaarborgd.
Het kan echter door de beheerder worden gedefinieerd onder de Handmatige instelling van Bewaarlabels of gebruikers het Bewaarlabel handmatig mogen wijzigen bij het opslaan van documenten.
De volgende stappen moeten worden voltooid om handmatig een Bewaarlabel voor een document in te stellen bij het opslaan via de Document Central-factbox:
- Start in een factboxgebied in Document Central.
- Sleep een document via Drag & Drop of sla het op in de Document Central - Dropzone.
- Nadat de pagina Document Central - Documentdefinitie is geopend, verschijnt er onderaan de pagina een nieuw gebied genaamd Document Central - Extra Informatie.
- Afhankelijk van de configuratie kunt u hier ofwel alleen een Bewaarlabel zien maar niet bewerken, of een Bewaarlabel bewerken of selecteren en het bestand uploaden.
Opmerking
Document Central-beheerders hebben ook de mogelijkheid om na de oorspronkelijke opslag een Bewaarlabel voor een document in te stellen. U vindt de nieuwe actie Bewaarlabel instellen in de Document Central-datagrid. Voer deze actie uit om een Bewaarlabel voor een geselecteerd document in te stellen.
Hoe een Bewaarlabel achteraf in te stellen
Als u Document Central al zonder de functie van Bewaarlabels hebt gebruikt, wilt u misschien de bestaande Document Central-documenten achteraf labelen. In dat geval kan de zogenaamde Retention Crawler worden gebruikt. De Retention Crawler is een eigen wachtrij die door de bestaande documentinvoeren loopt en de labels toepast volgens de configuratie van de Bewaarlabels.
Er zijn twee manieren om de Bewaarlabels met de Retention Crawler op de bestaande documenten toe te passen. De automatische en de handmatige methode.
Automatisch instellen van Bewaarlabels
De volgende stappen moeten worden voltooid om Bewaarlabels automatisch toe te passen op al opgeslagen documenten door gebruik te maken van de Document Central - Retention Crawler. Zorg ervoor dat u de documentatie Instelling van de Retention Crawler hebt voltooid.
- De takenwachtrij Document Central Job Queue - Retention Crawler moet automatisch doorlopen (Als dit niet het geval is, kan de takenwachtrij Document Central Job Queue - Retention Crawler handmatig worden geactiveerd op de pagina Takenwachtrijitems).
- Nadat de Document Central Job Queue - Retention Crawler is doorlopen, worden uw documenten automatisch verplaatst naar de Bewaarwachtrij met een gegeven Bewaarlabel op basis van uw configuratie.
Handmatig instellen van Bewaarlabels via de Retention Crawler
De volgende stappen moeten worden voltooid om handmatig Bewaarlabels toe te passen op al opgeslagen documenten.
- Start in het rolencentrum Document Central - Beheerder.
- Open de pagina Document Central - Crawler-lijst via de actie Retention Crawler in de sectie Activiteiten Bewaarlabel.
- Gebruik de actie Crawling starten om naar documenten te zoeken die volgens hun configuratie gelabeld kunnen worden.
- Selecteer de documenten waaraan u het weergegeven Bewaarlabel wilt toevoegen en gebruik de actie Aan Bewaarwachtrij toevoegen om de documenten aan de Bewaarwachtrij toe te voegen.
- Nadat de documenten aan de Bewaarwachtrij zijn toegevoegd, moet de Document Central Job Queue - Set Retention Label automatisch doorlopen (Als dit niet het geval is, kan de jobwachtrij handmatig worden geactiveerd op de pagina Jobwachtrijitems). Naast de crawling-functie kan een actie in de Datagrid of op de pagina Documentinvoeren worden gebruikt om handmatig een Bewaarlabel op een document in te stellen.
Handmatig instellen van Bewaarlabels
Als u een document hebt opgeslagen en het achteraf een Bewaarlabel wilt toewijzen, kunt u dit ook handmatig doen. In elke documentweergave is er een actie Bewaarlabel toegevoegd, waarmee u Bewaarlabels handmatig kunt toewijzen.
Important
U kunt Bewaarlabels alleen toewijzen als Compliance-beheerder. Schakel in de gebruikersinstellingen de optie Compliance Administrator in en in de Compliance-instelling de handmatige toewijzing van Bewaarlabels.
Volg deze stappen om een Bewaarlabel handmatig toe te wijzen:
- Start in het Document Central - Beheerder rolencentrum.
- Open een gebied met Document Central Factbox waarin u een Bewaarlabel handmatig wilt toewijzen.
- Selecteer het document.
- In elke weergave (Datagrid, Pagina en Lijstweergave) is er een Bewaarlabelactie.
- U kunt:
- Een Bewaarlabel toewijzen
- Een Bewaarlabel verwijderen
- Een Bewaarlabel wijzigen (Alleen als het in de Retention Queue staat en nog niet gelabeld is)
Important
Deze acties kunt u alleen uitvoeren als u Compliance-beheerder bent. Schakel in de gebruikersinstellingen de optie Compliance Administrator in en in de Compliance-instelling de handmatige toewijzing van Bewaarlabels.
Important
- Azure Blob Storage: handmatige acties voor bewaarlabels vereisen dat de gebruiker in Document Central is ingesteld als Compliance-beheerder.
- SharePoint: handmatige acties voor bewaarlabels in Document Central vereisen ook een Compliance-beheerder. Daarnaast moet de gebruiker voldoende rechten hebben in SharePoint (meestal lid van de bijbehorende SharePoint-groep). Voor documenten die als Record zijn gemarkeerd, moet de gebruiker bovendien Site Collection Administrator zijn.
Toggle Record Lock (SharePoint Records)
Als een document in SharePoint door een bewaarlabel als Record is gemarkeerd, kan Document Central de recordinformatie tonen en (voor geautoriseerde gebruikers) de vergrendelstatus wisselen.
Important
- Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor SharePoint-repositories.
- De actie kan alleen worden gebruikt voor exact één geselecteerd document.
- Ook als een record in SharePoint wordt ontgrendeld, voorkomt Document Central nog steeds wijzigingen in Business Central.
Volg deze stappen om de recordvergrendeling te wisselen:
- Open de pagina Document Central - Documentinvoeren (of de Datagrid).
- Selecteer precies één document dat Marked as Record is.
- Kies de actie Toggle Record Lock.
- De Record Lock Status wordt bijgewerkt na een succesvolle aanvraag.
Info
De actie is alleen beschikbaar voor gebruikers die in Document Central als Compliance-beheerder zijn ingesteld en voldoende rechten hebben in SharePoint (als Site Collection Administrator).
Versies in Azure Blob Storage met Bewaarlabels voorzien
Bij gebruik van een repository van het type Azure Blob Storage kunnen ook afzonderlijke versies van documenten handmatig of automatisch met Bewaarlabels worden voorzien.
Hiervoor is in de Compliance-instellingen de optie "Search by Versions" beschikbaar. Wanneer deze optie is ingeschakeld, doorzoekt de Document Central Job Queue - Retention Crawler ook de versies van documenten in Azure Blob Storage en legt de daar opgeslagen Retention Labels vast.
Info
- Elke versie van een document kan een eigen Bewaarlabel bevatten.
- Bewaarlabels zijn zichtbaar en traceerbaar voor alle versies.
- De Bewaarlabels voor de afzonderlijke versies kunnen indien nodig worden gesynchroniseerd.
Hoe te zien welke Bewaarlabels zijn toegewezen
Info
Om te zien welk document een Bewaarlabel bevat, is er de pagina Documentinvoeren, waar u in een tabel kunt zien of uw document gelabeld is. Ook in onze Document Central-datagrid ziet u een kolom Bewaarlabel. Hier kunt u ook zien of en welk Bewaarlabel is ingesteld.
Hoe te zien welke Bewaarlabels in de toekomst zullen worden toegewezen
Om te zien welke documenten in de toekomst gelabeld zullen worden, is er de pagina Bewaarwachtrij, waar u kunt zien of uw document gelabeld zal worden. Op deze pagina wordt het labelproces weergegeven met een statusveld. Als een item in de Bewaarwachtrij tijdens het labelproces op een fout stuit, kan de fout op de pagina Document Central - Logboek worden bekeken. Een item in de Bewaarwachtrij wordt op twee manieren aangemaakt.
Info
Wanneer een document handmatig wordt gelabeld, wordt er alleen dan een item in de Bewaarwachtrij aangemaakt als het veld Set Retention After is ingevuld of door de labeldatum in de toekomst in te stellen binnen het uploadproces.
Wijzigen van een Bewaarlabel
Document Central maakt in bepaalde scenario's het wijzigen van een Bewaarlabel mogelijk. Dit wordt zowel ondersteund voor al gelabelde documenten als voor items in de Bewaarwachtrij.
Important
U kunt Bewaarlabels alleen wijzigen als Compliance-beheerder. Schakel in de gebruikersinstellingen de optie Compliance Administrator in en in de Compliance-instelling de handmatige toewijzing van Bewaarlabels.
Bewaarwachtrij
Als er een item in de Bewaarwachtrij voor een document aanwezig is en het is nog niet geannuleerd of al gelabeld, kunt u de actie Bewaarlabel wijzigen gebruiken. Dit werkt zowel voor SharePoint- als voor Azure Blob Storage-repositories.
De volgende stappen zijn vereist om een Bewaarlabel in de Bewaarwachtrij te wijzigen:
- Start in het rolencentrum Document Central - Beheerder.
- Open de pagina Document Central - Bewaarwachtrij via de tegels van de Bewaarwachtrij in de sectie Activiteiten Bewaarlabel.
- Gebruik de actie Bewaarlabel wijzigen om de dialoog te openen.
- Selecteer het nieuwe Bewaarlabel dat aan het document moet worden toegewezen.
- Klik op OK om het nieuwe Bewaarlabel toe te passen.
Info
Hier kan alleen het toegepaste Bewaarlabel worden gewijzigd, de bewaartijd is niet bewerkbaar. De labeldatum via de Bewaarwachtrij kan niet worden gewijzigd. De start- en eindtijden die in de selectiedialoog worden weergegeven, weerspiegelen de werkelijke labelduur en kunnen niet worden aangepast.
Documentinvoer
Als een documentinvoer al gelabeld is, kunt u ook het Bewaarlabel wijzigen. Dit is alleen mogelijk met een SharePoint-repository en de invoer mag niet als Regulatory Record (regulerend record) zijn gemarkeerd.
De volgende stappen zijn vereist om een Bewaarlabel aan een documentinvoer te wijzigen:
- Start in het rolencentrum Document Central - Beheerder.
- Open de pagina Document Central - Documentinvoeren via de sectie Repository in acties.
- Selecteer een documentinvoer en gebruik de actie Bewaarlabel wijzigen.
- Selecteer het nieuwe Bewaarlabel dat aan het document moet worden toegewezen.
- Klik op OK om het nieuwe Bewaarlabel toe te passen.
Info
De startdatum van het Bewaarlabel kan hier niet worden geconfigureerd, en een eventueel in het label geconfigureerde "Set Retention Label After" duur wordt genegeerd. De labeling begint onmiddellijk zodra u de wijziging toepast.