Ga naar inhoud

Instellen van bewaarlabels

Instellen van regelgevende archieven in Azure

"Regulatory Records" is een functie in Microsoft Purview Records Management die wordt gebruikt om documentversies veilig op te slaan door te voorkomen dat gebruikers een label van een SharePoint- of Azure-document verwijderen. Om de functie "Regulatory Records" te activeren, moet een PowerShell-script worden uitgevoerd dat door de wizard wordt verstrekt. Download het script en voer het uit op je Windows-client. Als je niet weet hoe je een script moet uitvoeren, volg dan deze stappen:

Waarschuwing

Dit gedeelte is alleen voor Windows-gebruikers.

Wijzigen van het uitvoeringsbeleid

Als het PowerShell-script niet kan worden uitgevoerd, komt dat mogelijk doordat het beleid voor het uitvoeren van PowerShell-scripts niet is ingeschakeld. Volg de eerste stap om dit beleid te activeren:

  1. Start PowerShell als Administrator.
  2. Voer Get-ExecutionPolicy in en sla uw uitvoeringsbeleid op.
  3. Voer Set-ExecutionPolicy RemoteSigned in en druk op Enter.
  4. Bevestig het nieuwe beleid met de onderstaande sleutelwoorden.

Info

Om terug te keren naar uw vorige uitvoeringsbeleid, herhaal stap 2 met behulp van het opgeslagen uitvoeringsbeleid uit stap 1.

Uitvoeren van het PowerShell-script

Om het PowerShell-script onder Windows uit te voeren, klikt u met de rechtermuisknop op het document en kiest u "Uitvoeren met PowerShell".
Als dit script dient om de functie voor regelgevende archieven te activeren, voer dan uw Azure-wachtwoord in het authenticatievenster in.
Als u de wizard voor regelgevende archieven in Document Central op de pagina "Retentielabel" niet gebruikt, kan het volgende PowerShell-script ook de functie voor regelgevende archieven activeren.

1
2
3
4
5
    Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
    Import-Module ExchangeOnlineManagement
    Connect-IPPSSession -UserPrincipalName "UserEmail"
    Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true
    Disconnect-ExchangeOnline

Important

Vervang "UserEmail" door je authenticatie-e-mailadres en voer vervolgens het script uit. Voer dit uit door het commando in de PowerShell-console te plakken. Het gedeelte "-Enabled $true" in stap 4 kan worden gewijzigd in "-Enabled $false" om de functie te deactiveren.

Gebruik van PowerShell om de functie voor regelgevende retentielabels te activeren

  1. Open Windows PowerShell.
  2. Verbind met Security & Compliance PowerShell.
  3. Gebruik PowerShell om de optie weer te geven om inhoud als regelgevend record te markeren.

Instellen van SharePoint-retentielabels

Bij gebruik van het repositorytype SharePoint wordt de retentielabelfunctie van Microsoft Purview gebruikt om labels te maken die documenten als (regulatory) records markeren. Deze labels worden vervolgens toegewezen aan SharePoint. Om deze labels te maken, worden Microsoft Purview en PowerShell gebruikt. Volg deze stappen om een nieuw retentielabel in Purview te maken:

Belangrijk

Er is toegang tot het Purview Center vereist. Dit is inbegrepen bij de Microsoft 365 Business Premium-licentie of een E3/E5-plan (stand 01.03.2025).

Controleer altijd of toegang tot het Purview Center is inbegrepen in je huidige licentieplan, aangezien licentievoorwaarden kunnen veranderen. Meer informatie is te vinden op de officiële Microsoft-website.

Een retentielabel maken

  1. Ga terug naar Business Central.
  2. Ga naar de pagina Document Central - Retentielabel.
  3. Voer de actie Retentielabels maken uit.
  4. Deze actie leidt je naar Microsoft Purview.
  5. Voer de actie Label maken uit in de menubalk.
  6. Volg Microsofts instructies om je label te maken, of volg de volgende stappen.
  7. Geef je retentielabel een naam. Dit is de naam van het label dat gebruikers zien in de apps waarin het wordt gepubliceerd (bijv. Outlook, SharePoint en OneDrive). Kies dus een naam die duidelijk maakt waarvoor het label dient (bijv. 11 jaar bewaren).
  8. Klik op Volgende.
  9. Beschrijf het label voor gebruikers en beheerders in de bijbehorende velden (optioneel).
  10. Klik op Volgende.
  11. Definieer bestandsplanbeschrijvingen voor het label. Dit helpt om het label binnen je organisatie te organiseren. Kies ten minste een referentie-ID en "Financiën" of "Juridisch" onder Bedrijfsfunctie / Afdeling. Kies als Categorie "Compliance" en als Autoriteitstype "Juridisch". Andere waarden zijn optioneel.
  12. Klik op Volgende.
  13. Kies onder Labelinstellingen definiëren "Items voor altijd of voor een bepaalde periode bewaren".
  14. Klik op Volgende.
  15. Kies onder Bewaarperiode definiëren een waarde bij Items bewaren gedurende.
  16. Kies onder Bewaarperiode starten op basis van Wanneer items zijn gelabeld.
  17. Kies onder Wat gebeurt er tijdens de bewaarperiode Item als regelgevend record markeren.
  18. Klik op Volgende.
  19. Kies onder Wat gebeurt er na de bewaarperiode Bewaarinstellingen uitschakelen. Dit is onze aanbevolen waarde, maar indien gewenst kunnen andere SharePoint-functies hier worden ingesteld.
  20. Klik op Volgende.
  21. Controleer de instellingen onder Controleren en voltooien.
  22. Klik op Label maken om het label te maken.
  23. Vervolgens wordt gevraagd of je de labels direct wilt publiceren. Als je nog meer labels wilt maken voor andere instellingen, kies dan Nee en herhaal de stappen voor het maken van het label. Anders kun je doorgaan met publiceren en verdergaan bij stap 4 van het volgende gedeelte.

Meer informatie

Meer informatie over het maken van retentielabels is te vinden in de Microsoft-documentatie.

Publicatie van het retentielabel

De volgende stappen moeten worden voltooid om het door u aangemaakte retentielabel te publiceren. Een publicatie maakt het label beschikbaar in uw SharePoint-toepassing, zodat het daar gebruikt kan worden.

  1. Start in Microsoft Purview van Microsoft 365.
  2. Selecteer een retentielabel en voer de actie Retentielabel publiceren uit.
  3. Volg Microsofts instructies of volg de volgende stappen om uw retentielabel te publiceren.
  4. Selecteer de labels die u wilt publiceren. Dit kan voor alle labels tegelijk.
  5. Klik op Volgende.
  6. Onder Beleidsbereik behoudt u Volledig directory onder Admin-eenheden.
  7. Klik op Volgende.
  8. Onder Selecteer het type retentiebeleid dat u wilt maken kiest u Statisch.
  9. Klik op Volgende.
  10. Als u wilt dat de labels alleen op SharePoint worden toegepast, selecteer dan Laat mij specifieke locaties kiezen en de locatie SharePoint klassieke en communicatiesites. Anders kiest u Alle locaties. Bevat inhoud in Exchange-e-mails, Office 365-groepen, OneDrive en SharePoint-documenten..
  11. Klik op Volgende.
  12. Geef uw beleid een naam.
  13. Controleer uw beleid onder Voltooien.
  14. Klik op Indienen om de publicatie van het label(s) te starten.

Warning

Houd er rekening mee dat de publicatie tot 7 dagen kan duren. Meer informatie vindt u in de Microsoft documentatie. Nadat het label succesvol is gepubliceerd, moet u naar de pagina Document Central - Retentielabel in Business Central gaan en de actie Labels synchroniseren uitvoeren om uw aangemaakte retentielabels te synchroniseren.

Retentielabels synchroniseren met Document Central

Zodra de labels zijn aangemaakt, gepubliceerd en beschikbaar zijn voor SharePoint, kunt u ze synchroniseren met BC. Dit is nodig om ze te kunnen configureren in Document Central. Volg de onderstaande stappen om te synchroniseren.

  1. Start in de rol Document Central - Administrator.
  2. Zoek de pagina Document Central - Retentielabel.
  3. Voer de actie Retentielabels synchroniseren uit in de menubalk.
  4. De retentielabels worden aan de lijst toegevoegd.

Goed gedaan!

Nadat u uw retentielabels succesvol hebt aangemaakt en gesynchroniseerd, kunt u doorgaan met de configuratie van de retentielabels in Document Central.

Retentielabels instellen voor Azure Blob Storage

Als u het repositorytype Azure Blob Storage gebruikt, worden de retentielabels rechtstreeks in Document Central aangemaakt.

Volg deze stappen om een retentielabel rechtstreeks in Document Central aan te maken:

  1. Start op de pagina Document Central - Retentielabel.
  2. Voer de actie Nieuw uit om een nieuw retentielabel aan te maken.
  3. Geef uw retentielabel een naam en stel de retentieperiode in.
  4. Optioneel kunt u "Set Retention After" gebruiken om te definiëren wanneer het label moet worden toegepast via de jobwachtrij Set Retention Label.

Informatie

In Document Central kunt u uw aangemaakte ABS-labels eenvoudig bewerken of verwijderen. Documenten die al zijn gelabeld worden niet gewijzigd. Deze functionaliteit stelt u ook in staat om een label te selecteren en de retentieperiode rechtstreeks vanaf de pagina Document Central - Documentdefinitie te wijzigen.

Goed gedaan!

Nadat u uw retentielabels succesvol hebt aangemaakt, kunt u doorgaan met de configuratie van de retentielabels in Document Central.

Specificaties van retentielabels

Document Central ondersteunt drie gedragingen: een document alleen labelen, acties op een document uitvoeren of documentregistraties behouden. In alle gevallen kunnen de metadata van het document niet worden gewijzigd, kan het document niet worden verwijderd en kan er geen nieuwe versie worden gemaakt.

Info

Momenteel kan alleen automatische verwijdering als aangeroepen actie binnen het retentielabel worden gebruikt.

Regelgevende records

Wanneer een document een retentielabel met de eigenschap „Regulatory Record” heeft, kan het retentielabel niet worden verwijderd of gewijzigd, zelfs niet wanneer het retentielabel is verlopen.

Record Labels (SharePoint Records)

Als een retentielabel in Microsoft Purview een document als Record markeert, gelden er aanvullende machtigingen voor het wijzigen/verwijderen van het label en voor het wisselen van de vergrendelstatus. Zie Site Collection Administrator.

Alle andere labelspecificaties

Als de gebruiker in de Document Central‑gebruikersinstellingen is geconfigureerd als Compliance‑beheerder, kan deze een retentielabel op een documentvermelding wijzigen, wissen of instellen. Het wijzigen of wissen van een retentielabel is ook tijdens de retentieperiode mogelijk. Het instellen van een nieuw retentielabel is alleen mogelijk wanneer er nog geen retentielabel aan het document is toegewezen.

Retentielabel alleen toepassen op documentvermelding

Voor een Azure Blob Storage‑repository kunt u een retentielabel zo configureren dat het alleen op de documentvermelding wordt toegepast. In dat geval wordt het document zelf niet gelabeld en kan het nog steeds worden verwijderd, bewerkt of verplaatst.

Zo configureert u het label zodat het alleen in Document Central wordt toegepast:

  1. Start op de pagina Document Central - Retentielabel.
  2. Selecteer het retentielabel dat u wilt bewerken.
  3. Activeer “Alleen toepassen op documentvermelding”.

Retentielabels configureren

Om de retentielabels te configureren, moet u de creatie van SharePoint-retentielabels of ABS-retentielabels hebben voltooid, afhankelijk van welk repository u gebruikt.

Volg deze stappen om de retentielabelingfunctie in het systeem te activeren:

  1. Start in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie General uit om de Document Central - Module Setup te openen.
  3. Activeer de optie Enable Retention Labeling.

Gebruikers instellen voor handmatige retentielabeling

In sommige gevallen is het nodig om gebruikers de mogelijkheid te geven het retentielabel te bekijken en/of aan te passen wanneer ze een document handmatig opslaan via de Document Central FactBox. Houd er rekening mee dat gebruikers in de meeste gevallen niet de mogelijkheid zouden moeten hebben om de retentieperiode te wijzigen, wat ook onze aanbeveling is.

Om gebruikers toe te staan het retentielabel te zien bij het handmatig opslaan van een document via de Document Central FactBox, volg je deze stappen:

  1. Start in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie General uit om de Document Central - Module Setup te openen.
  3. Activeer de optie Retention Label Visibility.

Om gebruikers toe te staan retentielabels te wijzigen bij het handmatig opslaan van documenten, volg je deze stappen:

  1. Start in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie General uit om de Document Central - Module Setup te openen.
  3. Activeer de optie Retention Label Manually.

Om de zichtbaarheid van retentielabels mogelijk te maken bij het handmatig opslaan van een nieuwe documentversie, volg je deze stappen:

  1. Start in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie General uit om de Document Central - Module Setup te openen.
  3. Navigeer naar het tabblad Retention Configuration.
  4. Activeer de optie Enable Version Visibility.

Info

Dit wordt momenteel alleen ondersteund voor Azure Blob Storage-repositories.

Om gebruikers toe te staan retentielabels te wijzigen bij het handmatig opslaan van een versie van een document, volg je deze stappen:

  1. Start in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie General uit om de Document Central - Module Setup te openen.
  3. Navigeer naar het tabblad Retention Configuration.
  4. Activeer de optie Enable Manual Version Retention Labeling.

Info

De berekende/gedefinieerde eindtijd van het retentielabel mag niet vóór de eindtijd van de vorige versie liggen.

Retentie Crawler Instellen

Als je Document Central al hebt gebruikt zonder de retentielabelfunctie, wil je mogelijk bestaande Document Central-documenten achteraf labelen. In dat geval kan de zogenaamde Retentie Crawler worden gebruikt. De Retentie Crawler is een aparte wachtrij die bestaande documentvermeldingen doorloopt en retentie wachtrijvermeldingen aanmaakt volgens de retentielabelconfiguratie.

Om retentielabels automatisch toe te passen op reeds opgeslagen documenten met behulp van de Retentie Crawler, volg je deze stappen:

  1. Start in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Activeer de optie Enable Retention Labeling.
  4. Configureer de crawler door aan te geven op welke dagen en tijdstippen deze moet worden uitgevoerd.
  5. Activeer nu de Retentie Crawler met de optie Run Crawler. Als de crawler actief is, kan de configuratie niet worden bewerkt.

Info

Daarnaast is de optie “Search by Versions” beschikbaar in de complianceconfiguratie. Hiermee kan de Retention Crawler in de Job Queue nu ook afzonderlijke versies van documenten in Azure Blob Storage registreren en hun retentielabels automatisch synchroniseren.

De labels worden toegepast afhankelijk van de Retention Label Assignment Configuration die in het volgende wordt uitgelegd.

Instellen van de Retentie Label Toewijzingsconfiguratie

Waar welke retentielabels worden toegepast (handmatige en automatische documentopslag) kan op drie verschillende niveaus worden geconfigureerd. Het eerste (laagste) niveau is de configuratie van een retentielabel voor een specifieke documentbibliotheek. Het volgende (middelste) niveau is de configuratie van een retentielabel voor een inhoudstype. Het derde (hoogste) niveau is een specifiek inhoudstype binnen een bepaalde documentbibliotheek.

Verdere uitleg/voorbeeld

Als er een waarde op het niveau van de documentbibliotheek is opgegeven, krijgen alle documenten die in deze documentbibliotheek worden geüpload het opgegeven retentielabel. Als echter een inhoudstype dat in de documentbibliotheek wordt gearchiveerd een andere retentielabelwaarde heeft geconfigureerd, overschrijft deze de waarde van de documentbibliotheek bij het opslaan van een document. Deze waarde wordt op zijn beurt overschreven door een waarde die is ingesteld in het specifieke inhoudstype van de gekozen documentbibliotheek.

Niveau 1 - Configureren van een retentielabel voor een documentbibliotheek

Om een retentielabel in te stellen dat wordt gebruikt voor een documentbibliotheek, volg deze stappen:

  1. Navigeer naar de pagina Document Central - Documentbibliotheeklijst.
  2. Klik op Bewerken in een documentbibliotheek waaraan u het retentielabel wilt toewijzen.
  3. Onder Documentbibliotheekinstellingen vindt u het veld Retentielabel. Als hier een waarde is opgegeven, krijgen alle documenten die in deze documentbibliotheek worden geüpload het opgegeven retentielabel.
  4. Zodra u uw retentielabel in de documentbibliotheek hebt gedefinieerd, krijgen alle in de documentbibliotheek opgeslagen documenten het opgegeven label.

Niveau 2 - Configureren van een retentielabel voor een inhoudstype

Om een retentielabel in te stellen dat algemeen wordt gebruikt voor een inhoudstype, volg deze stappen:

  1. Navigeer naar de pagina Document Central - Inhoudstypelijst.
  2. Klik op Bewerken in een inhoudstype waaraan u het retentielabel wilt toewijzen.
  3. In de koptekst vindt u het veld Retentielabel. Als hier een waarde is opgegeven, krijgen alle documenten die met dit inhoudstype worden geüpload het opgegeven retentielabel.
  4. Zodra u uw retentielabel in het inhoudstype hebt gedefinieerd, krijgen alle met het inhoudstype opgeslagen documenten het opgegeven label. Alle waarden die zijn gedefinieerd in de documentbibliotheek waarin het inhoudstype is opgeslagen, worden overschreven.

Niveau 3 - Configureren van een retentielabel voor een inhoudstype dat is toegewezen aan een specifieke documentbibliotheek

Om een retentielabel in te stellen dat wordt gebruikt voor een inhoudstype dat specifiek is toegewezen aan een bepaalde documentbibliotheek, volg deze stappen:

  1. Navigeer naar de pagina Document Central - Documentbibliotheeklijst.
  2. Klik op Bewerken in een documentbibliotheek waarin u een specifiek inhoudstype een retentielabel wilt toewijzen.
  3. Ga naar de regels die de aan de documentbibliotheek toegewezen inhoudstypen bevatten.
  4. In de regels vindt u de kolom Algemeen inhoudstype-retentielabel. Als hier een waarde wordt weergegeven, krijgen alle documenten die met dit inhoudstype worden geüpload het opgegeven retentielabel. Deze waarde is globaal en komt overeen met de waarde die is gedefinieerd in de inhoudstypen. Hij wordt toegepast ongeacht waar het inhoudstype is opgeslagen.
  5. Daarnaast is er een kolom Retentielabel. Als hier een waarde is opgegeven, wordt deze gebruikt in plaats van het retentielabel dat is gedefinieerd in de documentbibliotheek en de algemene inhoudstypeconfiguratie.

Niveau 4 - Configureren van een retentielabel voor een metadatawaarde

Om een retentielabel in te stellen op basis van een metadatawaarde:

  1. Navigeer naar de pagina Document Central - Metadatabeheer.
  2. Klik op Bewerken in een metadataregel waaraan u een retentielabel voor een specifieke metadatawaarde wilt toewijzen.
  3. Activeer de optie Retentie-definitie. Deze optie is alleen beschikbaar als de optie Metadata-sjablonen inschakelen is geactiveerd. Momenteel is het alleen mogelijk om één Retentie-definitie te selecteren.
  4. Ga naar de regels die de aan de metadataregel toegewezen metadatawaarden bevatten.
  5. In de metadatawaardenregels vindt u de waarden die zijn ingesteld. Als er geen waarden zijn, voer dan eerst de volgende stappen uit in het metadatabeheer.
  6. Selecteer in de kolom Retentielabel welk retentielabel moet worden gebruikt op basis van de metadatawaarde.