Retentiequeue-items in Document Central

In Document Central dienen de retentiequeue-items als een centrale weergave van alle documenten die zijn geïdentificeerd volgens de bewaarlogica en binnenkort van een retentielabel moeten worden voorzien. Deze items ontstaan door verschillende processen die automatisch of handmatig worden gestart. De wachtrij biedt een transparant overzicht van welke documenten zich momenteel in het labelproces bevinden en hoe ze in de wachtrij zijn terechtgekomen.

Voor elk item wordt onder andere de herkomst van het document weergegeven – dus de oorsprong van het labelvoorstel. Dit kan bijvoorbeeld de retentiecrawler zijn, die regelmatig alle opgeslagen inhoud doorzoekt op basis van gedefinieerde criteria. Alternatief kan een document via een handmatige upload, een handmatige labelactie of via overdracht vanuit een archief in de wachtrij terechtkomen. Deze herkomstinformatie is cruciaal om de context van de labeltoewijzing te begrijpen en indien nodig gericht te kunnen reageren op bepaalde bronnen of processen.

De retentiequeue toont ook de huidige status van elk item, bijvoorbeeld of de labeltoewijzing nog moet plaatsvinden, al is voltooid of in behandeling is. Hierdoor behouden beheerders en compliance-verantwoordelijken altijd het overzicht over de voortgang van de geautomatiseerde archivering en kunnen ze indien nodig handmatig ingrijpen.

Over het geheel genomen is de retentiequeue een belangrijk instrument voor het waarborgen van conforme en transparante documentbeheer. Het ondersteunt organisaties bij het naleven van wettelijke bewaarplichten en het efficiënt aansturen van interne processen.

Herkomst van retentielabel-wachtrijitems

Retentie Crawler

De Retentie Crawler in Document Central is een geautomatiseerd proces dat bestaande opgeslagen documenten doorloopt om deze achteraf van retentielabels te voorzien. Hij werkt op basis van een eigen wachtrij en volgt de regels die zijn gedefinieerd in de configuratie van het retentielabel. De crawler kan automatisch via de jobqueue of handmatig via de beheerdersinterface worden gestart. Na voltooiing worden de betreffende documenten overgebracht naar de retentiequeue, waar ze klaarstaan voor verdere verwerking.

Handmatige upload

Bij het handmatig uploaden van documenten in Document Central is het mogelijk om deze direct van een retentielabel te voorzien. Deze labels bepalen hoe lang een document moet worden bewaard en welke regels gelden voor de archivering ervan. Bij een handmatige upload kan direct een passend label worden gekozen of kan het proces zo worden geconfigureerd dat het systeem automatisch een geschikt label voorstelt. De handmatige upload is dus niet alleen een flexibele manier om documenten vast te leggen, maar ook een belangrijk startpunt voor het regelgebaseerde bewaarbeleid.

Labelen via handmatige acties

De status “Labelen via handmatige acties” wordt in de retentiequeue toegekend wanneer een document achteraf handmatig van een retentielabel is voorzien. Dit kan bijvoorbeeld direct in het dataraster of in de documentposten gebeuren, wanneer een gebruiker bewust een label kiest om de bewaartermijnen voor een specifiek document vast te leggen. In tegenstelling tot automatisch herkende of geüploade documenten geeft deze status aan dat de labeltoewijzing niet door de crawler of een uploadproces is uitgevoerd, maar door een bewuste handmatige actie.