Werken met Beoordelings- en Goedkeuringsstromen

Contracten in Contractbeheer kunnen optioneel onderhevig zijn aan een beoordelingsstroom en/of een goedkeuringsstroom voordat ze actief worden.
Deze stromen zorgen ervoor dat contracten worden gevalideerd door de juiste belanghebbenden en formeel worden goedgekeurd voordat ze worden uitgevoerd.
Beide stromen zijn onafhankelijk van elkaar – ze kunnen samen, afzonderlijk of helemaal niet worden gebruikt.

Optioneel Gebruik

Geen Stroom → Het contract wordt direct na creatie actief.
Alleen Beoordelingsstroom → Het contract moet eerst worden beoordeeld voordat het actief wordt.
Alleen Goedkeuringsstroom → Het contract moet eerst worden goedgekeurd voordat het actief wordt.
Beide Stromen → Het contract wordt eerst beoordeeld en vervolgens goedgekeurd.

Nadat alle vereiste stromen zijn voltooid (of als er geen zijn gedefinieerd), wordt het contract automatisch ingesteld op Actief.

Toegang tot Beoordelings- en Goedkeuringsopdrachten

Contracten die wachten op uw beoordeling of goedkeuring zijn toegankelijk via de rolcentrum cues.

Om toegang te krijgen: 1. Open het Contractbeheer Rolcentrum.
2. Selecteer de cue Contracten ter beoordeling of Contracten ter goedkeuring.
3. Het systeem opent de Contractreactielijst, die alleen de contracten toont die relevant voor u zijn.

Van hieruit kunt u de Contractreactiekaart openen om meer details over een specifiek contract te zien.

Beschikbare Acties

Afhankelijk van de huidige status van het contract, zijn verschillende acties beschikbaar:

Beoordeel Contract – Bevestigt het contract tijdens de beoordelingsfase.
Verwerp Contract – Verwerpt het contract tijdens de beoordeling en vereist een opmerking.
Goedkeur Contract – Keurt het contract goed tijdens de goedkeuringsfase.
Verwerp Contract – Verwerpt het contract tijdens de goedkeuring en vereist een opmerking.

Info

Bij het verwerpen van een contract (in zowel beoordeling als goedkeuring), vereist het systeem een opmerking om de reden voor afwijzing te documenteren.

Contractstatussen

De acties zijn afhankelijk van de huidige Contractstatus:

In Beoordeling → Beoordelaars kunnen het contract bevestigen of verwerpen.
In Afwachting van Goedkeuring → Goedkeurders kunnen het contract bevestigen of verwerpen.
Actief → Als er geen stroom is gedefinieerd, of als alle stromen zijn voltooid, wordt het contract automatisch actief.

Zichtbaarheidsregels

Het systeem toont alleen contracten en acties als:
- De gebruiker is vermeld als een verantwoordelijke persoon in de beoordelingsstroom of goedkeuringsstroom van het contract, en
- De stroominvoer voor de gebruiker is nog steeds open (status = leeg).

Dit zorgt ervoor dat gebruikers alleen contracten zien waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

Typische Workflow

Contract Gecreëerd
Als er geen stroom is gedefinieerd → contract wordt automatisch geactiveerd.
Als er een stroom is gedefinieerd → het contract gaat naar de respectieve fase.
Beoordelingsfase (optioneel)
Beoordelaars bevestigen of verwerpen.
Als bevestigd → volgende fase (goedkeuring of activatie).
Goedkeuringsfase (optioneel)
Goedkeurders bevestigen of verwerpen.
Als bevestigd → contract wordt actief.
Activatie
Zodra alle vereiste stromen zijn voltooid, wordt het contract automatisch geactiveerd.

Samenvatting

Beoordelings- en goedkeuringsstromen zijn optioneel.
Ze kunnen samen, afzonderlijk of helemaal niet worden gebruikt.
Contracten zonder stromen (of na voltooide stromen) worden automatisch geactiveerd.
Beoordelaars handelen tijdens In Beoordeling, goedkeurders handelen tijdens In Afwachting van Goedkeuring.
Acties omvatten Bevestigen of Verwerpen, met verplichte opmerkingen voor afwijzingen.