Werken met Contracten
Contractbeheer stelt gebruikers in staat om contracten efficiënt te creëren en te beheren. Het opstellen van een contract omvat het definiëren van belangrijke details zoals contracttype, contractpartijen, geldigheidsdata, verantwoordelijke personen en relevante voorwaarden.
Dit zorgt ervoor dat alle contracten correct zijn gestructureerd, gevolgd en afdwingbaar zijn.
Een nieuw contract starten
U kunt een nieuw contract starten vanaf de volgende locaties:
-
Klant- of Leverancierkaart
- Gebruik de Contract-FactBox en klik op Nieuw Contract.
- De wizard vult automatisch het Contractpartner-type en het Partijen-nr. in.
-
Contractlijst / Module
- Klik op Nieuw Contract.
-
Contactbeheer Rolcentrum
- Klik op Nieuw Contract
Info
Als u de Geleide ervaring nog niet hebt voltooid, verbergt het venster de knop om een nieuw contract te maken in het rolcentrum. Sluit de demo-tour af door op X te klikken.
De wizard leidt u door de vereiste velden en stappen voor het opstellen van het contract.
Contractinformatie
Bij het opstellen van een contract zijn de volgende informatievelden vereist:
| Veld | Beschrijving | Verplicht veld |
|---|---|---|
| Contracttype | Type contract | Ja |
| Beschrijving | Korte beschrijving van het contract | Nee |
| Externe Document-nr. | Externe referentienummer | Nee |
| Uw Referentie | Interne referentienummer | Nee |
| Valuta-code | Valuta voor contractwaarden | Nee |
| Kritikaliteitsgraad | Belang van het contract | Nee |
| Contractvolume | Totaal contractvolume | Nee |
Contactinformatie
| Veld | Beschrijving | Verplicht veld |
|---|---|---|
| Verantwoordelijke Persoon | Verantwoordelijke medewerker voor het contract | Ja |
| Contractpartner-type | Klant of leverancier | Nee |
| Partijen-nr. | Klanten- of leveranciersnummer | Ja |
Verantwoordelijkheidsstromen en Deelnemers
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Beoordelingsworkflow | Verantwoordelijkheidsworkflow voor de contractbeoordeling |
| Goedkeuringsworkflow | Verantwoordelijkheidsworkflow voor de contractgoedkeuring |
| Contactpersoon Tegenpartij | Contactpersoon van de tegenpartij |
| E-mail Tegenpartij | Wordt automatisch overgenomen uit het contact |
| Beperkt Contract | Beperkt de zichtbaarheid van het contract tot geautoriseerde gebruikers |
Opzeggingse-mail Tegenpartij kan worden geactiveerd wanneer er een contactpersoon van de tegenpartij is vastgelegd.
Wanneer Beperkt Contract is geactiveerd, kunnen alleen bepaalde gebruikers het contract inzien of openen:
- Beheerders
- Verantwoordelijke Persoon van het contract
- Gebruikers die betrokken zijn bij een Beoordelingsworkflow
- Gebruikers die betrokken zijn bij een Goedkeuringsworkflow
- Deelnemers en Waarnemers
Gebruikers die niet bij het contract betrokken zijn, kunnen het contract niet openen of zien. In de Alle Contracten-lijst zijn beperkte contracten voor niet-geautoriseerde gebruikers verborgen.
De Alle Contracten-tegel toont ook alleen het aantal contracten waar de huidige gebruiker toegang toe heeft.
Contractduur
Duur
- Startdatum en Einddatum definiëren de contractduur.
- De einddatum moet na de startdatum liggen.
Verlengen
- Automatische Verlenging – activeer de automatische verlenging van het contract.
- Verlengingsinterval – interval voor de automatische verlenging.
- Herinneringstermijn – wijst de verantwoordelijke persoon toe en verzendt optioneel een e-mailmelding.
Opzegging
- Automatische Opzegging – activeer de automatische opzegging van het contract.
- Opzeginterval – berekent de opzegdatum op basis van de einddatum.
- Herinneringstermijn – wijst de verantwoordelijke persoon toe en verzendt optioneel een e-mailmelding.
Hoofdkenmerken
- De wizard zorgt ervoor dat verplichte velden zijn ingevuld.
- Verantwoordelijke Personen en Stromen worden toegewezen voor goedkeuringen en beoordelingen.
- Verlengings- en opzegdata worden automatisch berekend.
- Herinneringstermijnen zijn configureerbaar voor verantwoordelijke gebruikers.
- Tijdelijke contractdocumenten worden gebruikt tot de finalisering om onvolledige gegevensinvoer te voorkomen.
Opmerkingen
- Het starten van de wizard vanaf een Klant-/Leverancierkaart vult automatisch de partij-informatie in.
- Zorgt voor een consistente contractopzet en vermindert fouten.
- Ondersteunt meldingen en geautomatiseerd beheer van contracttermijnen.