Werken met Contracttaken en Verplichtingen
Contracttaken en Verplichtingen stellen je in staat om specifieke activiteiten en verantwoordelijkheden binnen een contract toe te wijzen, te volgen en te beheren. Ze bieden een duidelijk overzicht van wat moet worden gedaan, door wie en tegen wanneer, wat zorgt voor verantwoordelijkheid en tijdige uitvoering van het contract.
Doel van Taken en Verplichtingen
- Wijs concrete acties en verantwoordelijkheden toe aan gebruikers die betrokken zijn bij een contract.
- Volg verplichte en optionele taken, inclusief deadlines en voortgangsstatus.
- Bied gebruikers een persoonlijk overzicht van hun openstaande taken en verplichtingen, direct op hun Rolcentrum.
Beheer van Contracttaken
Taken worden gedefinieerd in de Contracttaak-tabel en gekoppeld aan een contract. Om taken en verplichtingen te beheren:
- Open de Contractkaart.
- Gebruik het onderdeel Contracttaken onderaan de pagina om taken te bekijken, toe te voegen of te bewerken.
- Wijs elke taak toe aan een verantwoordelijke gebruiker.
- Stel de Vervaldatum in en geef aan of de taak Verplicht is.
- Gebruikers kunnen de Status van hun toegewezen taken rechtstreeks vanuit hun Rolcentrum bijwerken.
Taakoverzicht in het Rolcentrum
Elke gebruiker heeft toegang tot een eigen lijst met toegewezen taken in zijn of haar Rolcentrum. Deze lijst geeft een snel overzicht van openstaande items die aandacht vereisen.
- De lijst wordt automatisch gefilterd op de huidige gebruiker.
- Taken met Status = Voltooid worden verborgen.
- Zowel normale gebruikers als beheerders hebben toegang tot hun respectieve taakoverzichten.
- Taken worden gesorteerd op Vervaldatum, waarbij de eerstvolgende deadlines bovenaan staan.
- De Vervaldatum wordt rood gemarkeerd als de taak vervallen of over tijd is.
- Gebruikers kunnen de Status van hun taken bijwerken zonder de contractkaart te openen.
Belangrijkste Velden
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Contractnr. | Het contract waartoe deze taak behoort. |
| Taaktitel | De titel of beschrijving van de taak of verplichting. |
| Toegewezen aan | De gebruiker die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taak. |
| Vervaldatum | De datum waarop de taak voltooid moet zijn. |
| Verplicht | Geeft aan of de taak vereist is voor de voltooiing van het contract. |
| Status | De huidige status van de taak (bijv. Niet gestart, Bezig, Uitgesteld, Voltooid). |
| Opmerkingen | Extra notities of opmerkingen over de taak. |
Taakstatus
- Niet gestart: De taak is toegewezen maar nog niet begonnen.
- Bezig: De taak is momenteel in uitvoering.
- Uitgesteld: De taak is uitgesteld en wordt later hervat.
- Voltooid: De taak is afgerond.
Verplichte Taken
Taken die als Verplicht zijn gemarkeerd, zijn vereist voor naleving of voltooiing van het contract. Niet-verplichte taken zijn optioneel, maar kunnen worden gevolgd voor transparantie en procesinzicht.
Gebruikerservaring
- Elke gebruiker ziet een gepersonaliseerde lijst met openstaande taken in het Rolcentrum.
- Achterstallige taken worden visueel gemarkeerd.
- Alle andere velden zijn alleen-lezen om onbedoelde wijzigingen te voorkomen.
Gedrag
- Contracttaken zijn zichtbaar zowel in de Contractkaart (onderdeel Taken en Verplichtingen) als in de taaklijst in het Rolcentrum.
- Filter- en zichtbaarheidsregels zorgen ervoor dat elke gebruiker alleen zijn of haar actieve taken ziet.
- Beheerders kunnen de takenlijsten van alle gebruikers bekijken om de werkverdeling en voortgang te monitoren.