Ga naar inhoud

Werken met Contractdeadlines

Contractdeadlines in Contractbeheer helpen je om belangrijke contractuele data te monitoren en te beheren.
Ze definiëren welke gebeurtenissen (bijv. verlengingen, annuleringen, vervaldata) moeten worden gevolgd, en wie wordt geïnformeerd wanneer de deadline nadert.

De deadline-informatie wordt weergegeven in de Contractkaart binnen de Contractdeadlines FactBox/Lijstdeel.

Doel

  • Zorg ervoor dat kritieke contractdata niet worden gemist.
  • Automatisch verantwoordelijke personen informeren over aankomende acties.
  • Een statusoverzicht van alle deadlines per contract bieden.

Structuur van Contractdeadlines

Elke deadline-invoer bevat de volgende belangrijke informatie:

Veld Beschrijving
Deadline Type Definieert het type deadline (bijv. verlenging, beëindiging).
Vervaldatum Specificeert het relatieve tijdsinterval (bijv. 30 dagen voor de einddatum).
Vervaldatum De berekende vervaldatum wanneer de deadline relevant wordt.
Status Toont de huidige verwerkingsstatus van de deadline (bijv. in behandeling, gedaan).
Toegewezen Aan De persoon die verantwoordelijk is voor deze deadline en notificaties ontvangt.

Deadline Types

Het systeem ondersteunt de volgende Deadline Types:

  • Contractverlenging
    Herinnering voor aankomende contractverlengingsdata.

  • Contractbeëindiging
    Herinnering voor geplande contractbeëindiging geïnitieerd door jouw organisatie.

  • Contractbeëindiging Tegenpartij
    Herinnering voor beëindiging gecommuniceerd door de tegenpartij.

Deze types worden door de wizard gebruikt om automatisch deadlines te creëren op basis van de contractconfiguratie.

Automatische Creatie

  • Contractdeadlines kunnen niet handmatig worden aangemaakt.
  • Ze worden automatisch gegenereerd wanneer een contract wordt aangemaakt met behulp van de Contractcreatiewizard, Contractverlengingswizard, Contractbeëindigingswizard.
  • De regels voor deadlinecreatie zijn afhankelijk van het type contract en de configuratie (bijv. startdatum, einddatum, verlengings- en beëindigingsregels).

Notificaties

  • Gebruikers die onder Toegewezen Aan staan, worden automatisch geïnformeerd wanneer de deadline nadert.
  • Notificaties kunnen per e-mail worden verzonden, afhankelijk van de configuratie.
  • Meerdere deadlines kunnen aan hetzelfde contract worden toegewezen, die verschillende scenario's dekken.

Toegang tot Deadlines

  1. Open de Contractkaart.
  2. In de Contractdeadlines FactBox zie je alle deadlines voor het contract.
  3. Elke invoer toont het type, de vervaldatum, de status en de verantwoordelijke persoon.

Info

Aangezien deadlines automatisch door de wizard worden aangemaakt, kun je geen invoeren toevoegen of verwijderen.
Ze worden systeemgegenereerd om consistentie tussen contracten te waarborgen.

Workflow

  1. Contractcreatie
  2. Wanneer een contract met de wizard wordt aangemaakt, worden deadlines automatisch gegenereerd.

  3. Ze zijn afhankelijk van de regels die zijn gedefinieerd in het type contract.

  4. Monitoring

  5. De Vervaldatum en Status zijn zichtbaar in het contract.

  6. De toegewezen gebruiker wordt geïnformeerd volgens de Vervaldatum.

  7. Notificatie

  8. Verantwoordelijke gebruikers krijgen herinneringen (per e-mail).
  9. Zodra de deadline is afgehandeld, wordt de Status automatisch bijgewerkt.

Samenvatting

  • Contractdeadlines zorgen ervoor dat belangrijke contractdata worden gevolgd en geïnformeerd.
  • Ze worden automatisch aangemaakt door de Contractwizard – handmatige creatie is niet mogelijk.
  • Elke deadline omvat: type, interval, vervaldatum, status en verantwoordelijke persoon.
  • Ondersteunde deadline types zijn: Contractverlenging, Contractbeëindiging en Contractbeëindiging Tegenpartij.
  • Notificaties zorgen voor tijdige actie door de juiste belanghebbenden.
  • Deadlines worden direct op de Contractkaart weergegeven.