Het Opzetten van Verantwoordelijkheidsstromen

Contractbeheer ondersteunt het gebruik van Verantwoordelijkheidsstromen om te definiëren hoe verantwoordelijkheden worden toegewezen en beheerd binnen een contract. Een verantwoordelijkheidsstroom groepeert verantwoordelijke personen en specificeert het type verantwoordelijkheidsproces (bijv. iedereen moet goedkeuren of slechts één).

Deze opzet zorgt voor consistente toewijzing van verantwoordelijkheden en transparante goedkeuringsafhandeling.

Verantwoordelijkheidsstromen Inschakelen

Om Verantwoordelijkheidsstromen te creëren en te beheren, volg je deze stappen:

1. Klik in het Contractbeheer rolcentrum op Instellingen in de lintbalk.
2. Navigeer naar de lijst Verantwoordelijkheidsstromen.
3. Maak nieuwe vermeldingen of werk bestaande bij om overeen te komen met jouw organisatorische proces.

Info

Verantwoordelijkheidsstromen dienen als sjablonen die definiëren hoe verantwoordelijkheden zijn gestructureerd. Elke stroom wordt geïdentificeerd door een unieke Code.

Eenmaal geconfigureerd, kunnen Verantwoordelijkheidsstromen aan contracten worden toegewezen en gebruikt worden om goedkeuring en verantwoordelijkheidsbeheer te controleren.

Verantwoordelijkheidsstromen Gebruiken

Bij het werken met contracten kun je een Verantwoordelijkheidsstroom toewijzen om te bepalen hoe verantwoordelijke personen betrokken zijn.

Om een Verantwoordelijkheidsstroom toe te wijzen:

1. Navigeer naar het Contract.
2. Zoek de Goedkeuringsstroom of Beoordelingsstroom.
3. Selecteer een geschikte stroom uit de vooraf gedefinieerde lijst.
4. Sla het contract op.

Verantwoordelijke Personen Aan Een Stroom Toewijzen

Verantwoordelijke personen kunnen aan een Verantwoordelijkheidsstroom worden toegevoegd met behulp van de Verantwoordelijke Persoon Werkblad.

Om personen aan een stroom toe te wijzen:

1. Navigeer naar de Verantwoordelijkheidsstroom.
2. Klik op het veld Aantal Verantwoordelijke Personen.
3. De Verantwoordelijke Personen zullen openen, met alle verantwoordelijke personen die aan deze stroom zijn gekoppeld.
4. Klik op Nieuw om een persoon toe te voegen.
5. Vul de volgende velden in:
6. Gebruikersnaam – De systeemgebruiker die verantwoordelijk zal zijn.
7. Per E-mail Notificeren – Bepaalt of de gebruiker e-mailnotificaties ontvangt voor wijzigingen in de stroom (standaard is waar).
8. Volgorde – De volgorde waarin de verantwoordelijke personen binnen de stroom handelen.
9. Sla het record op.

Info

Het veld Volgorde beheert de volgorde van actie wanneer meerdere verantwoordelijke personen zijn toegewezen. Verantwoordelijke personen moeten geldige systeemgebruikers zijn.

Goedkeuringsstroom en Beoordelingsstroom in Contracten

Contracten kunnen verschillende stromen voor verschillende doeleinden verwijzen:

• Goedkeuringsstroom – Bepaalt het goedkeuringsproces voordat een contract wordt afgerond.
• Beoordelingsstroom – Definieert het proces voor het beoordelen van een contract, wat verschillende verantwoordelijke personen of stappen kan inhouden.

Info

Door Goedkeuringsstroom en Beoordelingsstroom te scheiden, kunnen organisaties multi-fase verantwoordelijkheidsbeheer implementeren, bijvoorbeeld, contracten moeten mogelijk eerst door de juridische afdeling worden beoordeeld en vervolgens door het management worden goedgekeurd.