E-mail Sjablonen Instellen

Business Portals maken gebruik van e-mails in verschillende scenario's, waaronder bevestiging van gebruikersregistratie, multi-factor authenticatie (MFA), orderbevestigingen en meer. Het platform maakt de creatie van aangepaste e-mail sjablonen mogelijk, waardoor dynamische integratie met gegevens mogelijk is, zoals de opname van de naam van de gebruiker in ordergerelateerde communicatie. Bovendien ondersteunt deze functie meertalige mogelijkheden, waardoor e-mails in de voorkeurstaal van de gebruiker kunnen worden verzonden.

Een Nieuw E-mail Sjabloon Maken

Deze stappen worden gevolgd om de basisgegevens van het e-mail sjabloon te creëren, zodat het toegankelijk is door het hele Business Portal, waar het e-mail sjabloon ook wordt gebruikt. Volg deze stappen om een nieuw e-mail sjabloon te maken:

Klik op de Portal Setup in de lintbalk op de rolcentrum pagina van de Business Portals.
Navigeer naar de E-mail Sjablonen.
Klik op de Nieuw knop om een nieuw e-mail sjabloon te maken.
Vul het Code veld in met een unieke code voor het e-mail sjabloon.
Het beschrijvingsveld kan worden ingevuld met een korte beschrijving van het e-mail sjabloon. Dit veld is alleen zichtbaar voor de Business Central gebruiker.

De Inhoud van het Sjabloon Toevoegen

De inhoud van het e-mail sjabloon moet vervolgens worden verstrekt. Deze inhoud zal door het systeem worden gebruikt en naar de relevante gebruiker worden verzonden. Volg deze stappen om de sjablooninhoud toe te voegen:

Klik in de sectie Regels op het Taalcode veld om de taal voor het e-mail sjabloon te selecteren. Alle geconfigureerde talen zijn beschikbaar in de dropdownlijst.
Vul het Onderwerp veld in met het onderwerp van de e-mail.
De body van het e-mail sjabloon moet buiten Business Central worden gemaakt, door een HTML-document te genereren. Deze aanpak maakt het mogelijk om volledige HTML-opmaak binnen de e-mail te gebruiken, waardoor een breder scala aan opmaakopties beschikbaar is, zoals cursief, vet, onderstreept, afbeeldingen en meer.
Zodra de HTML-tekst is voorbereid, klik op Importeren om een pop-upvenster te openen. Van daaruit kunt u klikken om een bestandsverkenner te openen, waarmee u het gewenste bestand kunt selecteren, of sleep en zet het HTML-bestand direct in het pop-upvenster.
Nadat het HTML-bestand is geüpload, wordt het veld Sjabloon geïmporteerd automatisch aangevinkt.

Tip

Het wordt ten zeerste aanbevolen om een e-mail sjabloon te maken voor elke geconfigureerde taal. Dit zorgt ervoor dat wanneer een gebruiker zijn voorkeurstaal selecteert, hij de e-mail in de gekozen taal ontvangt.

Een E-mail Sjabloon Exporteren

Het e-mail sjabloon kan ook worden geëxporteerd, waardoor het gemakkelijk is om de inhoud te bekijken of een bestaand sjabloon te wijzigen, zonder dat er een volledig nieuw sjabloon hoeft te worden gemaakt.

Gebruik van Plaatsvervangers

Plaatsvervangers kunnen binnen het e-mail sjabloon worden gebruikt om dynamisch gegevens in te voegen, zoals de naam van de gebruiker, ordernummer of andere relevante informatie. Deze plaatsvervangers worden vervangen door de werkelijke gegevens wanneer de e-mail naar de gebruiker wordt verzonden. Volg deze stappen om plaatsvervangers te gebruiken:

Kies een brontabel.
Klik op de actie E-mail Plaatsvervanger om de lijst met plaatsvervangers te openen.
De tekst van de plaatsvervanger wordt automatisch gegenereerd, zoals %1, %2, %3, enz. Deze plaatsvervangers kunnen worden gekopieerd en in de inhoud van het e-mail sjabloon worden geplakt.
Kies een veldnaam met behulp van de zoekfunctie, die zal worden vervangen door de werkelijke gegevens wanneer de e-mail wordt verzonden.

Naast reguliere veldplaatsvervangers ondersteunt het systeem ook:

Statische Functies: Deze bieden toegang tot systeeminformatie zonder dat een specifieke record hoeft te worden geselecteerd. Voorbeelden zijn:

CURRENTDATE - Voegt de huidige datum in
COMPANYNAME - Voegt de bedrijfsnaam in
RECORDLINK - Biedt een directe link naar de specifieke record

Gegevenskoppelingen: Deze maken complexere gegevensrelaties mogelijk en kunnen worden gebruikt als plaatsvervangertypen om gegevens uit gerelateerde tabellen te koppelen of berekeningen uit te voeren.

Example

Bijvoorbeeld, als het e-mail sjabloon voor een bevestiging van gebruikersregistratie is, kan de plaatsvervanger %1 worden gebruikt om de naam van de gebruiker in te voegen. Wanneer de e-mail wordt verzonden, wordt de plaatsvervanger %1 vervangen door de werkelijke naam van de gebruiker. Dit kan worden gedaan door Gebruiker als brontabel te kiezen, en in de lijst met plaatsvervangers voor %1, selecteer de veldnaam Gebruikersnaam. Dit zorgt ervoor dat de %1 in het e-mail sjabloon wordt vervangen door de werkelijke gebruikersnaam.