E-mailaccounts instellen
Deze documentatie biedt een gedetailleerde gids voor het instellen en beheren van e-mailaccounts voor gebruik met Document Inbound. Het leidt je door de stappen van het aanmaken, synchroniseren en beheren van e-mailaccounts binnen Document Inbound.
Document Inbound maakt de automatische vastlegging van e-mails en hun bijlagen mogelijk voor import in inkomende lijsten. Zowel gedeelde postvakken als gebruikerspostvakken kunnen worden gebruikt. Deze postvakken worden gedefinieerd binnen de Document Inbound-groep in Azure om een duidelijke scheiding en betere controle te waarborgen.
Belangrijke Opmerking
Om de configuratie succesvol te voltooien, moet een geldige app-registratie aan Document Inbound zijn gekoppeld.
Toegang tot de E-maillijstpagina
Om te beginnen met het beheren van e-mailaccounts, navigeer je naar de E-maillijstpagina in Document Inbound:
- Zoek naar "Document Inbound - E-maillijst" in Business Central.
- Alternatief kun je naar het Admin Role Center gaan, waar je toegang hebt tot de "E-maillijst" pagina via het E-mail tabblad.
Informatie
Als er nog geen Document Inbound-groep bestaat, wordt deze automatisch aangemaakt de eerste keer dat de pagina wordt geopend. Bevestig de aanmaakprompt of gebruik de actie voor het aanmaken van een groep op de E-maillijstpagina.
Acties op de E-maillijstpagina
Een Bestaand E-mailadres Toevoegen
Deze actie stelt je in staat om een bestaand Microsoft 365 e-mailadres toe te voegen aan de Document Inbound-groep.
Stappen:
- Klik op de actie "Toevoegen".
- Klik in de wizard op Volgende totdat je bij de stap voor het invoeren van het e-mailadres komt.
- Selecteer het gewenste Microsoft 365 e-mailadres uit de lijst.
- Het adres wordt aan de groep toegevoegd en kan na synchronisatie worden gebruikt.
Een Nieuw E-mailadres Aanmaken
Als er geen geschikt e-mailadres bestaat, kun je er een nieuw aanmaken met deze functie.
Stappen:
Klik op de optie "Aanmaken" in het dropdownmenu onder de actie "Toevoegen". Dit opent een wizard die je stap voor stap door het proces van het aanmaken van een e-mail leidt.
Er zijn twee hoofdtypen e-mailadressen die je kunt aanmaken:
| Type | Details | Meer Informatie |
|---|---|---|
| Gedeeld Postvak | Een gedeeld postvak stelt meerdere gebruikers in staat om er toegang toe te krijgen zonder specifieke inloggegevens. | Meer informatie |
| Gebruikerspostvak | Een gebruikerspostvak is toegewezen aan een specifieke gebruiker en vereist hun inloggegevens voor toegang. | Meer informatie |
Afhankelijk van het type dat je wilt aanmaken, moet je mogelijk doorgaan in het Azure-portaal of verder gaan met de wizard.
Synchroniseren
Deze actie synchroniseert alle e-mailadressen van de Document Inbound Azure-groep met de lijst in Business Central.
Stappen:
- Navigeer naar de E-maillijstpagina.
- Klik op Synchroniseren.
- Alle e-mailadressen van de Document Inbound-groep worden aan de lijst toegevoegd.
Een E-mailadres Verwijderen
Deze actie verwijdert een bestaand e-mailadres uit de Document Inbound-groep.
Stappen:
- Selecteer het e-mailadres dat je wilt verwijderen.
- Klik op Verwijderen.
- Het adres wordt uit de groep verwijderd en zal niet langer worden gesynchroniseerd.
Gedeelde Postvakken
Een gedeeld postvak is een postvak dat door meerdere gebruikers kan worden geopend zonder specifieke inloggegevens. Dit type postvak is compatibel met en kan worden gebruikt door Document Inbound. Het is belangrijk op te merken dat de toewijzing van een licentie geen vereiste is voor de werking van een gedeeld postvak.
Beperkingen
Een gedeeld postvak kan niet worden aangemaakt via Business Central. Het moet worden aangemaakt in het Microsoft 365 Exchange Admin Center en handmatig worden toegewezen voor Document Inbound via het Azure-portaal.
Een Gedeeld Postvak Aanmaken
De volgende stappen moeten worden voltooid om een gedeeld postvak aan te maken.
Opmerking
Afhankelijk van je bedrijfsbeleid kan een speciale toestemming of beheerdersrechten nodig zijn om een gedeeld postvak aan te maken.
- Navigeer naar Exchange Admin Center en log in met je Microsoft 365-gegevens.
- Klik op Ontvangers in de linker navigatiebalk en klik vervolgens op Postvakken.
- Klik op + Een gedeeld postvak toevoegen om een nieuw postvak aan te maken.
- Voer de Weergavenaam en E-mailadres in en klik vervolgens op Aanmaken om het postvak aan te maken.
- Het gedeelde postvak is nu aangemaakt en klaar om aan de Document Inbound-groep te worden toegewezen. Houd er rekening mee dat het enkele minuten kan duren voordat het postvak is aangemaakt.
- De toewijzing van het gedeelde postvak aan de Document Inbound-groep kan worden gedaan via het Exchange Admin Center of via het Azure-portaal.
Een Gedeeld Postvak Toewijzen aan de Document Inbound-groep via het Exchange Admin Center
- Navigeer naar Exchange Admin Center en log in met je Microsoft 365-gegevens.
- Zoek naar een groep met de naam Document Inbound en klik erop. Als de groep niet bestaat, maak deze dan aan via Document Inbound in Business Central. Dit kan worden gedaan door gewoon de e-maillijst te openen. Er verschijnt een pop-up die je vraagt de groep aan te maken.
- Klik in de details van de Document Inbound-groep op Leden.
- Klik op Bekijk alles en beheer leden om een overzicht van de groepsleden te krijgen.
- Klik op + Leden toevoegen om een nieuw lid aan de groep toe te voegen.
- Selecteer het gedeelde postvak dat je aan de groep wilt toevoegen en klik op Toevoegen om het postvak aan de groep toe te voegen.
- Het gedeelde postvak is nu toegevoegd aan de Document Inbound-groep. Om het postvak in Document Inbound te gebruiken, moet je de e-maillijst synchroniseren in Business Central.
Een Gedeeld Postvak Toewijzen aan de Document Inbound-groep via het Azure-portaal
- Navigeer naar Azure Portal en log in met je Microsoft 365-gegevens.
- Zoek naar Groepen in de zoekbalk en klik op Groepen.
- Zoek naar een groep met de naam Document Inbound en klik erop. Als de groep niet bestaat, maak deze dan aan via Document Inbound in Business Central. Dit kan worden gedaan door gewoon de e-maillijst te openen. Er verschijnt een pop-up die je vraagt de groep aan te maken.
- Klik in de details van de Document Inbound-groep op Leden in de linker navigatiebalk.
- Klik op + Leden toevoegen om een nieuw lid aan de groep toe te voegen.
- Selecteer het gedeelde postvak dat je aan de groep wilt toevoegen en klik op Toevoegen om het postvak aan de groep toe te voegen.
- Het gedeelde postvak is nu toegevoegd aan de Document Inbound-groep. Om het postvak in Document Inbound te gebruiken, moet je de e-maillijst synchroniseren in Business Central.
Gebruikerspostvakken
Een gebruikerspostvak is een postvak dat is toegewezen aan een specifieke gebruiker; de gebruikersgegevens zijn nodig om toegang te krijgen tot het postvak. Dit type postvak is compatibel met en kan worden gebruikt door Document Inbound. Het is belangrijk op te merken dat de toewijzing van een licentie een vereiste is voor de werking van een gebruikerspostvak.
E-mailaccount Toevoegen aan de Document Inbound-groep
De volgende stappen moeten worden voltooid om een e-mailaccount aan de groep toe te voegen.
- Klik op E-mail in de lintbalk en voer de actie E-maillijst uit.
- Voer de actie E-mail aan Groep Toevoegen uit in de lintbalk om de wizard te starten waarmee je e-mailgebruikers aan de Document Inbound-groep kunt toevoegen.
- Voer je e-mailadres in het veld Gebruikers-e-mail in en klik op E-mail Toevoegen om door te gaan.
- Er opent een ander venster waarin je het e-mailadres kunt selecteren dat moet worden gebruikt voor de Document Inbound-groep. Klik op het Microsoft-account dat je wilt toevoegen om te authenticeren.
- Het e-mailaccount is nu toegevoegd aan de Document Inbound-groep.
Info
Als het e-mailaccount dat moet worden toegevoegd niet bestaat, wordt de wizard voor het aanmaken van een nieuw e-mailadres geopend. Als deze wizard opent, volg dan de instructies voor het aanmaken van een nieuw e-mailadres (instructies hieronder).
Een E-mailaccount Aanmaken zonder Licentie
De volgende stappen moeten worden voltooid om een e-mailaccount aan te maken.
- Klik op E-mail in de lintbalk en voer de actie E-maillijst uit.
- Klik op de pijl naast de actie E-mail aan Groep Toevoegen om het dropdownmenu te openen en voer vervolgens de actie E-mail Aanmaken uit om de wizard voor het aanmaken van een nieuw e-mailaccount te starten.
- Configureer het e-mailaccount en zorg ervoor dat je elk verplicht veld invult.
- Klik op E-mail Aanmaken Zonder Licentie om het e-mailaccount zonder licentie aan te maken.
- Er opent een ander venster waarin je het e-mailadres kunt selecteren dat moet worden gebruikt voor de Document Inbound-groep. Klik op het Microsoft-account dat je wilt toevoegen om te authenticeren.
- Er verschijnt een dialoogvenster met een vraag over de toewijzing aan de Document Inbound-groep van de recent aangemaakte gebruiker. Klik op Ja om de gebruiker aan de groep toe te voegen.
- Het e-mailaccount is nu toegevoegd aan de Document Inbound-groep, maar zonder licentie.
Een E-mailaccount Aanmaken met een Microsoft 365 Licentie
De volgende stappen moeten worden voltooid om een e-mailaccount aan te maken.
- Klik op E-mail in de lintbalk en voer de actie E-maillijst uit.
- Klik op de pijl naast de actie E-mail aan Groep Toevoegen om het dropdownmenu te openen en voer vervolgens de actie E-mail Aanmaken uit om de wizard voor het aanmaken van een nieuw e-mailaccount te starten.
- Configureer het e-mailaccount en zorg ervoor dat je elk verplicht veld invult.
- Klik op Volgende om door te gaan.
- Er wordt een licentielijst weergegeven waaruit een licentie moet worden geselecteerd.
- Selecteer de licentie die moet worden gebruikt voor het e-mailaccount en klik op E-mail Aanmaken en Licentie Toewijzen om het e-mailaccount met een licentie aan te maken.
- Er opent een ander venster waarin je het e-mailadres kunt selecteren dat moet worden gebruikt voor de Document Inbound-groep. Klik op het Microsoft-account dat je wilt toevoegen om te authenticeren.
- Er verschijnt een dialoogvenster met een vraag over de toewijzing aan de Document Inbound-groep van de recent aangemaakte gebruiker. Klik op Ja om de gebruiker aan de groep toe te voegen.
- De gebruiker is aangemaakt samen met de geselecteerde licentie.