Ga naar inhoud

Module Setup

Dit artikel biedt een gedetailleerde uitleg van de verschillende algemene instellingen die beschikbaar zijn in de setup van de Contractbeheer-module. Deze instellingen beïnvloeden de algehele functionaliteit en het gedrag van de extensie en stellen gebruikers in staat hun ervaring aan te passen.

Activating the Module

De functies en processen van Contractbeheer kunnen handmatig in- en uitgeschakeld worden. De module is uitgeschakeld in de standaardconfiguratie via de setup wizard.

Om Contractbeheer te activeren, volg deze stappen:

  1. Navigeer naar het Contractbeheer - Administrator rolcentrum.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Vink het vakje Module Activeren aan.
  4. De Contractbeheer-module is nu geactiveerd.

Note

Het is belangrijk dat Contractbeheer alleen wordt geactiveerd wanneer er een geldige licentie (inclusief proefversie) en setup aanwezig zijn.

Number Series for Contracts

In het veld Contract Nr. Serie geef je op welke nummerserie zal worden gebruikt voor contracten.

Om de nummerserie in te stellen:

  1. Navigeer naar het Contractbeheer - Administrator rolcentrum.
  2. Open Setup en voer de actie Module Setup uit.
  3. Selecteer de gewenste nummerserie in het veld Contract Nr. Serie.
  4. Sla de wijzigingen op.

Control of Review, Approval, and Activation

De Contractbeheer-module biedt flexibele opties voor contractbeoordeling en activatie:

  • Start Goedkeuring Na Beoordeling
    Als ingeschakeld, start het goedkeuringsproces automatisch na een contractbeoordeling.

  • Activeer Contract Na Stroom
    Als ingeschakeld, wordt het contract automatisch geactiveerd na de voltooiing van beoordeling en/of goedkeuring.

  • Handmatige Contractactivatie
    Deze optie stelt contracten in staat om handmatig te worden geactiveerd.

  • Handmatige Reset van Contracten
    Als ingeschakeld, kunnen contracten handmatig worden gereset (bijv. voor herbeoordeling).

Control of Review, Approval, and Activation

De Contractbeheer-module biedt flexibele opties voor contractbeoordeling en activatie:

  • Start Goedkeuring Na Beoordeling – Start automatisch het goedkeuringsproces na een beoordeling.
  • Activeer Contract Na Stroom – Activeert automatisch het contract na beoordeling/goedkeuring.
  • Handmatige Contractactivatie – Contracten kunnen handmatig worden geactiveerd.
  • Handmatige Reset – Contracten kunnen handmatig worden gereset.

Om de opties in te stellen:

  1. Navigeer naar het Contractbeheer - Administrator rolcentrum.
  2. Open Setup → Module Setup.
  3. Schakel de gewenste selectievakjes in of uit.
  4. Sla de wijzigingen op.

Warning

Schakel automatische opties alleen in als uw goedkeuringsproces dit toestaat.

Default Language Setting

In het veld Standaardtaal definieer je de standaardtaal die wordt gebruikt voor het verzenden van e-mails of meldingen wanneer er geen taal is opgegeven voor het contact of de gebruiker.

Om de standaardtaal in te stellen:

  1. Navigeer naar het Contractbeheer - Administrator rolcentrum.
  2. Open Setup en voer de actie Module Setup uit.
  3. Selecteer de gewenste taal in het veld Standaardtaal.
  4. Sla de wijzigingen op.

Email Templates for Notifications

Aangepaste e-mailsjablonen kunnen worden gedefinieerd voor verschillende meldingssoorten:

  • Beoordelingsmelding
  • Goedkeuringsmelding
  • Verantwoordelijke persoon
  • Deelnemers
  • Toezichthouders
  • Contractbeëindiging (intern)
  • Contractbeëindiging (aan tegenpartij)
  • Contractvernieuwing

Om e-mailsjablonen in te stellen:

  1. Navigeer naar het Contractbeheer - Administrator rolcentrum.
  2. Open Setup en voer de actie Module Setup uit.
  3. Selecteer het gewenste sjabloon in het respectieve veld (bijv. E-mail Beoordeling – Sjablooncode).
  4. Sla de wijzigingen op.

Note

Alle e-mailsjablonen moeten vooraf gedefinieerd zijn in de E-mailsjabloon.

Default Intervals for Contracts

Je kunt standaardwaarden definiëren voor contractintervallen die automatisch worden voorgesteld wanneer een nieuw contract wordt aangemaakt:

  • Standaard Vernieuwingsinterval (bijv. <1Y>)
  • Standaard Beëindigingsleadinterval (bijv. <-3M>)
  • Standaard Beëindigingsinterval (bijv. <-4M>)
  • Standaard Vernieuwingsdeadline-interval (bijv. <-4M>)
  • Standaard Beëindigingsdeadline-interval (bijv. <-4M>)

Om standaardintervallen in te stellen:

  1. Navigeer naar het Contractbeheer - Administrator rolcentrum.
  2. Open Setup en voer de actie Module Setup uit.
  3. Voer de gewenste waarden in de respectieve velden in.
  4. Sla de wijzigingen op.

Info

Alle intervallen worden opgeslagen als DateFormulas en kunnen individueel worden aangepast.

Role Center Chart

Via de instelling Schakel Rolcentrum Grafiek In kun je bepalen of grafieken moeten worden weergegeven in het rolcentrum van Contractbeheer.

Om de grafiek in te schakelen/uit te schakelen:

  1. Navigeer naar het Contractbeheer - Administrator rolcentrum.
  2. Open Setup en voer de actie Module Setup uit.
  3. Schakel het veld Schakel Rolcentrum Grafiek In in of uit.
  4. Sla de wijzigingen op.

Email Account

In het veld E-mail Account ID geef je op welk account zal worden gebruikt voor het verzenden van e-mails.

  • Als er geen account is opgegeven, wordt standaard het account met het scenario Business Portals General gebruikt.
  • Als er daar ook geen account is gedefinieerd, wordt het standaardaccount gebruikt.

Om het e-mailaccount op te geven:

  1. Navigeer naar het Contractbeheer - Administrator rolcentrum.
  2. Open Setup en voer de actie Module Setup uit.
  3. Voer de gewenste GUID in het veld E-mail Account ID in of selecteer een account.
  4. Sla de wijzigingen op.

Note

Zorg ervoor dat het opgegeven account toegang heeft tot alle noodzakelijke SMTP/Exchange-rechten.