Snelle Start

Contract Management kan zeer snel worden geïmplementeerd en geactiveerd. Dit zorgt voor een snelle return on investment. Het Contract Management biedt een hoge mate van aanpassingsmogelijkheden door configuratie. Veel gebieden kunnen individueel worden aangepast en processen kunnen door een setup worden beheerd. Het doel van de Simova-producten is echter dat de inbedrijfstelling zeer eenvoudig en snel is.

De volgende stappen moeten worden ondernomen om snel met het Contract Management te beginnen.

Installeer de Contract Management-extensie vanuit de Marketplace.
Volg de stappen uit de checklist van de begeleide ervaring.

Installatie vanuit de extensie-Marketplace

Het Contract Management kan rechtstreeks in Business Central via de extensie-Marketplace worden geïnstalleerd. De extensie-Marketplace integreert de AppSource-Marketplace in Business Central.

Volg deze stappen om het Contract Management via de extensie-Marketplace te installeren.

Klik op het zoekpictogram , typ Extensie-Marketplace in en selecteer vervolgens de bijbehorende link.
Typ Contract Management in het zoekveld aan de rechterkant.
De Contract Management-extensie van de aanbieder Simova GmbH wordt weergegeven in de zoekresultaten.
Klik op de knop Gratis proefversie.
Vul de vereiste informatie in en klik op Volgende.
Kies de gewenste taal en klik op Installeren.
De Contract Management-extensie wordt nu geïnstalleerd.

Checklist van de begeleide ervaring uitvoeren

Het Contract Management biedt een begeleide ervaring voor een snelle setup. De begeleide ervaring biedt een checklist die in slechts enkele minuten kan worden voltooid. Wijs uzelf de rol van Contract Management-beheerder toe om de stappen in de checklist uit te voeren.

Volg deze stappen om de rol van Contract Management-beheerder toe te wijzen.

Klik op het instellingenpictogram en selecteer Mijn instellingen.
Wijzig de Rol in Contract Management - Beheerder en klik op OK.
Business Central wordt opnieuw geladen en de rol van Contract Management-beheerder zou zichtbaar moeten zijn.

De checklist is bovenaan zichtbaar in de rol van Contract Management-beheerder en omvat de volgende punten. Elk punt kan stap voor stap worden uitgevoerd en na voltooiing worden afgevinkt, zodat u gemakkelijk kunt bijhouden welke taken succesvol zijn afgerond.

Info

Als de checklist in de rol van Contract Management-beheerder niet zichtbaar is, zoek dan naar Checklist weergeven in de zoekbalk en voer de actie uit. Hierdoor wordt de huidige rol opnieuw geladen en de checklist geactiveerd.

Licentie uw Contract Management

Om het Contract Management te gebruiken, moet een licentie worden geactiveerd. De volgende stappen leiden u door het licentieproces. Volg deze stappen:

Klik op Start in de checklist om de licentieassistent te starten.
Klik op Start op de welkomstpagina om de assistent te beginnen.
Om het Contract Management te gebruiken, leest u de Privacyverklaring en de Eindgebruikerslicentieovereenkomst.
Accepteer de voorwaarden door het vakje Ik accepteer de voorwaarden aan te vinken.
Klik op Volgende.
Vul uw licentie-informatie in de velden Klantnummer en Activatiesleutel in of start een proefversie door op Proefversie starten te klikken.
Klik op Volgende.
Voeg de gebruikers toe die u voor het Contract Management wilt licentiëren. Selecteer de gebruikers op basis van hun Gebruikers-ID en klik op Activeren.
Klik op Volgende.
Kies een contactpersoon voor het Contract Management op basis van hun Gebruikers-ID en klik op Volgende.
Sluit de assistent af door op Voltooien te klikken.

E-mailaccount configureren

Een van de belangrijkste uitzendmethoden is het verzenden per e-mail. Het Contract Management maakt gebruik van de standaard e-mailaccountfunctionaliteit van Business Central. Volg de volgende stappen om een e-mailaccount te configureren:

Klik op Start in de checklist om te beginnen met de configuratie van een e-mailaccount.
Klik op Start op de welkomstpagina om de assistent te starten.
Als er een e-mailaccount is, selecteer het dan. Anders klikt u op Nieuw e-mailaccount aanmaken.
Klik op Volgende op de welkomstpagina voor de e-mailaccountinstelling om de assistent te starten.
Kies het gewenste type e-mailaccount en volg de stappen van de assistent totdat het account is aangemaakt.
Keer terug naar de pagina van de e-mailaccountassistent en klik op Volgende.
Sluit de assistent af door op Voltooien te klikken.

Ondersteunde talen instellen

Het Contract Management ondersteunt het verzenden van e-mails in meerdere talen. Afhankelijk van de taal van de stamgegevens wordt de bijbehorende taalspecifieke e-mailtemplate gebruikt. Om deze functionaliteit te waarborgen, moet u de bekende talen in het Contract Management toevoegen. Volg deze stappen om een taal toe te voegen:

Klik op Start in de checklist om het proces voor het toevoegen van een taal te starten.
Klik op Start op de welkomstpagina om de assistent te starten.
Voeg een taal toe door de drieletterige taalcodes in het veld Code te selecteren.
Sluit de assistent af door op Voltooien te klikken.

E-mailtemplate

E-mailtemplates vergemakkelijken de communicatie in het Contract Management. Ze besparen tijd, verminderen fouten en zorgen voor een uniforme uitstraling naar klanten.

Om e-mailtemplates te configureren, volgt u deze stappen:

Klik op Start in de checklist om e-mailtemplates toe te voegen.
Het venster Core – Email Templates opent.
Kies een unieke code voor uw e-mailtemplate. U kunt in het veld Beschrijving invullen waarvoor de template wordt gebruikt.
Klik op Bewerken.
Kies nu een taal die u in de kolom Taalcode wilt toevoegen.
In de kolom Onderwerp kunt u voor de geselecteerde taal een onderwerp configureren.
In de Tekst-editor kunt u een willekeurige e-mailtekst toevoegen. U kunt ook in het onderwerp en de tekst met Plaatsvervangers werken.
Sluit het venster wanneer u klaar bent met het instellen van de e-mailtemplate. Volg de volgende stap als u e-mailplaatsvervangers wilt definiëren.

E-mailplaatsvervangers configureren

Plaatsvervangers maken het mogelijk om dynamische inhoud in e-mailtemplates in te voegen. Ze worden automatisch vervangen door de bijbehorende gegevens uit het systeem, zoals de naam van de ontvanger, de contractdatum of de bedrijfsnaam. Hierdoor kunnen templates flexibel voor verschillende ontvangers worden gebruikt, zonder dat de tekst handmatig hoeft te worden aangepast.

Als u zich al in het gebied Core – Email Templates bevindt, volgt u deze stappen:

Definieer in uw e-mailtekst de inhoud die dynamisch moet veranderen met %1. U kunt meer plaatsvervangers toevoegen door de volgorde voort te zetten.
Klik op E-mailplaatsvervangers.
Klik op de kolom Plaatsvervanger als de lijst leeg is. Deze wordt automatisch gevuld met %1. U kunt meer plaatsvervangers toevoegen door op de volgende kolom te klikken.
Kies in het gebied Veld met welke inhoud de plaatsvervanger moet worden gevuld.
U kunt zoveel plaatsvervangers toevoegen als u wilt.
Sluit het venster wanneer u klaar bent met het instellen van e-mailplaatsvervangers en e-mailtemplates.

Instelling van de goedkeuringsworkflow

In het Contract Management is het mogelijk om goedkeuringsworkflows in te stellen die bestaan uit de stappen Controleren en Bevestigen. Deze workflows zorgen ervoor dat contracten zorgvuldig worden gecontroleerd en goedgekeurd voordat ze definitief worden vrijgegeven. In de volgende stap leert u hoe u deze goedkeuringsworkflows kunt configureren en aanpassen aan uw specifieke vereisten.

Volg deze stappen om goedkeuringsworkflows in te stellen:

Klik op Start in de checklist om een goedkeuringsworkflow toe te voegen.
Kies voor uw goedkeuringsworkflow onder Code een unieke code voor identificatie van welke goedkeuringsflow het betreft.
U kunt in de kolom Beschrijving een beschrijving invoeren om de goedkeuringsworkflow duidelijk te identificeren.
Kies in het gebied Responsibility Type ofwel One ofwel All.
Door op het getal in de kolom Aantal bevoegde personen te klikken, opent u het venster voor de bevoegde personen van de betreffende goedkeuringsworkflow.
Gebruik het Drop-down-menu om een persoon uit de Core-gebruikers toe te voegen.
U kunt beslissen of de persoon een notificatie-e-mail moet ontvangen wanneer een goedkeuringsworkflow is gestart.
Als u meer dan één persoon toevoegt, kunt u in de kolom Volgorde een volgorde instellen.
Sluit de vensters wanneer u klaar bent.

Laatste stappen

In de laatste stap maakt u de relevante instellingen om het Contract Management te activeren. Volg hiervoor deze stappen:

Klik op Tour starten in de checklist om de instelling van de laatste stappen te initiëren.
U wordt doorgestuurd naar de moduleconfiguratie, waar u een tour kunt maken die u door alle relevante stappen voor de instelling van het Contract Management leidt. Klik op Tour maken om de module-setup-tour te starten.
Nadat u de tour hebt voltooid, maakt u de pagina bewerkbaar en vinkt u het vakje Module activeren aan om het Contract Management te activeren.
Gefeliciteerd! Het Contract Management is nu geactiveerd en klaar voor gebruik.