E-Mail-sjablonen instellen

Business Portalen gebruiken e-mails in verschillende scenario's, waaronder de bevestiging van gebruikersregistratie, multi-factor authenticatie (MFA), bestelbevestigingen en meer. Het platform maakt het mogelijk om aangepaste e-mail-sjablonen te maken die een dynamische integratie met gegevens mogelijk maken, zoals het opnemen van de gebruikersnaam in bestelgerelateerde communicatie. Bovendien ondersteunt deze functie meertalige mogelijkheden, zodat e-mails in de voorkeurstaal van de gebruiker kunnen worden verzonden.

Een nieuwe e-mail-sjabloon maken

Volg deze stappen om de basisgegevens van de e-mail-sjabloon te maken en deze beschikbaar te maken in het hele Business Portal, waar de e-mail-sjabloon ook wordt gebruikt.
Om een nieuwe e-mail-sjabloon te maken, volgt u deze stappen:

Klik in het Business Portals-rolcentrum op Portal Setup in de lintbalk.
Navigeer naar E-mail-sjablonen.
Klik op de knop Nieuw om een nieuwe e-mail-sjabloon te maken.
Vul het veld Code in met een unieke code voor de e-mail-sjabloon.
Het beschrijvingsveld kan worden ingevuld met een korte beschrijving van de e-mail-sjabloon. Dit veld is alleen zichtbaar voor de Business Central-gebruiker.
Kies onder Source Table een geschikte herkomsttabel.
- Om in de module-instelling onder E-mail Configuration een passende sjabloon te kunnen selecteren, moet de Source Table op DPS_User (5138165) worden ingesteld.

Inhoud van de sjabloon toevoegen

De inhoud van de e-mail-sjabloon moet vervolgens worden verstrekt. Deze inhoud wordt door het systeem gebruikt en naar de betreffende gebruiker verzonden.
Om de sjablooninhoud toe te voegen, volgt u deze stappen:

Klik in het gedeelte Regels op het veld Taalcode om de taal voor de e-mail-sjabloon te selecteren. Alle geconfigureerde talen zijn beschikbaar in het dropdown-menu.
Vul het veld Onderwerp in met het onderwerp van de e-mail.
De tekst van de e-mail-sjabloon moet buiten Business Central worden gemaakt door een HTML-document te genereren. Deze aanpak maakt het mogelijk om volledig HTML-formaat binnen de e-mail te gebruiken, wat een breder scala aan opmaakopties zoals cursief, vet, onderstreping, afbeeldingen en meer mogelijk maakt.
Nadat de HTML-tekst is voorbereid, klikt u op Importeren om een pop-upvenster te openen. Daar kunt u op klikken om een bestandsverkenner te openen en het gewenste bestand te selecteren, of u kunt het HTML-bestand rechtstreeks in het pop-upvenster slepen en neerzetten.
Na het uploaden van het HTML-bestand wordt het veld Sjabloon geïmporteerd automatisch gemarkeerd.

Tip

Het wordt ten zeerste aanbevolen om voor elke geconfigureerde taal een e-mail-sjabloon te maken. Dit zorgt ervoor dat de gebruiker de e-mail in zijn voorkeurstaal ontvangt wanneer hij deze selecteert.

Exporteren van een e-mail-sjabloon

De e-mail-sjabloon kan ook worden geëxporteerd om de inhoud eenvoudig te controleren of een bestaande sjabloon te wijzigen zonder een geheel nieuwe te maken.

Gebruik van plaatsaanduidingen

Plaatsaanduidingen kunnen binnen de e-mail-sjabloon worden gebruikt om dynamisch gegevens in te voegen, zoals de gebruikersnaam, het bestelnummer of andere relevante informatie. Deze plaatsaanduidingen worden vervangen door de werkelijke gegevens wanneer de e-mail naar de gebruiker wordt verzonden.
Om plaatsaanduidingen te gebruiken, volgt u deze stappen:

Kies een herkomsttabel.
Klik op de actie E-mailplaatsaanduidingen om de lijst met plaatsaanduidingen te openen.
De tekst van de plaatsaanduiding wordt automatisch gegenereerd, zoals %1, %2, %3, enz. Deze plaatsaanduidingen kunnen in de inhoud van de e-mail-sjabloon worden gekopieerd en geplakt.
Kies een veldnaam met de zoekfunctie die wordt vervangen door de werkelijke gegevens wanneer de e-mail wordt verzonden.

Voorbeeld

Bijvoorbeeld, als de e-mail-sjabloon voor een bevestiging van gebruikersregistratie is, kan de plaatsaanduiding %1 worden gebruikt om de gebruikersnaam in te voegen. Wanneer de e-mail wordt verzonden, wordt de plaatsaanduiding %1 vervangen door de werkelijke naam van de gebruiker. Dit kan worden bereikt door Gebruikers als herkomsttabel te kiezen en in de lijst met plaatsaanduidingen voor %1 de veldnaam Gebruikersnaam te selecteren. Dit zorgt ervoor dat %1 in de e-mail-sjabloon wordt vervangen door de werkelijke gebruikersnaam.