Travailler avec OneDrive pour les pièces jointes d'e-mail
Une fois l'intégration de OneDrive configurée, elle permet une gestion efficace des grandes pièces jointes d'e-mail grâce à des liens intégrés et garantit un partage de fichiers sécurisé et optimisé.
Créer et intégrer un lien OneDrive
Pour partager des fichiers via OneDrive, un lien doit être créé et intégré dans l'e-mail.
Étapes pour créer et intégrer un lien OneDrive
- Démarrez dans un enregistrement Business Central avec la Document Dispatch FactBox disponible.
- Utilisez le dialogue Envoyer dans la FactBox.
- Ajoutez les documents ou pièces jointes souhaités à l'e-mail.
- Cliquez sur les trois points dans le dialogue de l'e-mail et exécutez l'action Créer un lien OneDrive.
- Copiez le lien généré dans la boîte de dialogue qui s'ouvre via l'option Copier le lien.
- Cliquez à nouveau sur les trois points dans le dialogue de l'e-mail et insérez le lien avec l'action Ajouter un lien OneDrive dans l'e-mail.
- Une confirmation indique l'intégration réussie du lien.
Après la confirmation finale du processus d'envoi, le lien OneDrive est inséré dans le contenu de l'e-mail.
Info
Cette fonctionnalité est disponible uniquement dans un environnement SaaS et pour l'envoi de dialogues d'e-mail.
Créer un lien OneDrive avec des autorisations
Pour faciliter l'échange de documents, un lien OneDrive peut être créé directement à partir du dialogue d'envoi. Il est possible de définir le lien avec des autorisations de modification ou de consultation uniquement. De plus, une date d'expiration peut être définie et un mot de passe peut être ajouté si nécessaire.
Suivez ces étapes pour ajouter des autorisations à un lien OneDrive :
- Démarrez dans un enregistrement Business Central avec la Document Dispatch FactBox disponible.
- Exécutez l'envoi de dialogue via la Document Dispatch FactBox.
- Ajoutez les pièces jointes souhaitées dans la section Document Dispatch – Pièces jointes.
- Cliquez sur les trois points dans la fenêtre d'envoi de l'e-mail et exécutez l'action Créer un lien OneDrive.
- Ajoutez un utilisateur, un groupe ou une adresse e-mail dans le menu déroulant avec lequel les documents doivent être partagés.
- À l'aide de l'icône de crayon, vous pouvez définir si les documents peuvent être modifiés ou uniquement consultés.
- En option, un message peut être ajouté dans le champ de message prévu à cet effet.
- Cliquez sur l'icône d'engrenage à côté de Copier le lien.
- Choisissez pour qui le lien créé doit être valide :
- Partager avec tout le monde
- Partager avec les personnes de la même organisation
- Partager à nouveau avec les personnes qui ont déjà accès
- Partager avec des personnes sélectionnées au préalable (utilisateur, e-mail ou groupe)
- En cliquant sur Copier le lien, le lien peut être copié et ensuite inséré via l'action Ajouter un lien OneDrive dans la fenêtre d'envoi de l'e-mail.
Créer un lien OneDrive avec une date d'expiration et un mot de passe
- Suivez les étapes décrites ci-dessus.
- Dans la section Plus d'options, vous pouvez définir si les documents peuvent être modifiés ou uniquement consultés.
- En option, une date d'expiration peut être définie en sélectionnant Définir la date d'expiration.
- Si le lien est partagé avec tout le monde, un mot de passe peut également être attribué pour protéger les documents.
- Cliquez sur Appliquer puis sur Copier le lien.
- En cliquant sur Copier le lien, le lien peut être copié et ensuite inséré via l'action Ajouter un lien OneDrive dans la fenêtre d'envoi de l'e-mail.
Affichage des informations sur les fichiers dans les e-mails
En plus du lien intégré, des informations détaillées sur les fichiers partagés sont affichées sous le contenu de l'e-mail. Cela inclut le nom du fichier et la taille du fichier, ce qui garantit la transparence pour le destinataire.
Exemple d'affichage dans l'e-mail :
- Logo avec lien OneDrive intégré
- Fichier A.pdf : 2,4 Mo
- Document B.txt : 1,7 Mo
Info
- Si la taille totale des pièces jointes de l'e-mail dépasse 20 Mo, les pièces jointes doivent être partagées via des liens OneDrive, plutôt que d'être directement jointes à l'e-mail.
- Une fois le lien OneDrive créé, le lien doit être régénéré si de nouveaux fichiers sont ajoutés à l'e-mail pour inclure les pièces jointes mises à jour.
En suivant ces étapes, vous pouvez gérer efficacement de grandes pièces jointes d'e-mail et les partager en toute sécurité via l'intégration de OneDrive.