Travailler avec l'API E-POSTBUSINESS

L'API E-POSTBUSINESS de Deutsche Post permet une automatisation fluide de l'envoi de lettres via la plateforme Document Dispatch. En intégrant cette API, l'ensemble du processus, de la création numérique du document à la livraison physique de la lettre, est entièrement automatisé, sans nécessiter aucune intervention manuelle.

L'API prend en charge les étapes suivantes :

Impression – Convertit les documents numériques en lettres physiques
Mise sous pli – Insère automatiquement les documents dans des enveloppes
Affranchissement – Prépare les lettres pour l'expédition postale

Une fois la lettre prête, Deutsche Post se charge de la livraison, supprimant ainsi toute intervention manuelle. Cette automatisation fait gagner du temps et réduit les coûts pour les entreprises, tout en garantissant une solution d'expédition fiable et efficace.

Info

Avant de pouvoir envoyer des lettres avec succès, l'API E-POSTBUSINESS doit être configurée. Vous trouverez des instructions détaillées sur la configuration ici.

Création et envoi d'un document via E-POST

Avec l'API E-POSTBUSINESS, les utilisateurs peuvent envoyer des documents directement depuis Business Central sous forme de lettres.

Étapes pour créer et envoyer une lettre via l'API :

Accédez à un document (par ex. une facture de vente validée) dans Business Central.
Utilisez l'action Envoyer E-Post dans le factbox de Document Dispatch.
Assurez-vous qu'un profil d'expédition est défini pour la table à partir de laquelle le document est envoyé.
Ajoutez les documents ou pièces jointes souhaités et sélectionnez les paramètres d'expédition spécifiques. Ces paramètres incluent :
- Lettre recommandée
  - Lettre recommandée avec dépôt en boîte aux lettres (Einwurf-Einschreiben) :
    - La lettre est déposée directement dans la boîte aux lettres du destinataire sans qu'une signature ne soit requise.
    - Cette option offre un suivi de base et une preuve de dépôt confirmant que la lettre a été placée dans la boîte aux lettres.
    - Idéal pour les documents importants mais non critiques, comme les notifications ou la correspondance générale.
  - Lettre recommandée (Einschreiben) :
    - La lettre est remise en main propre au destinataire ou à une personne autorisée contre une signature.
    - L'expéditeur reçoit une confirmation que la lettre a été livrée, mais sans preuve supplémentaire de l'identité du réceptionnaire.
    - Adapté aux documents sensibles nécessitant une remise directe, tels que les contrats ou les avis légaux.
  - Lettre recommandée avec accusé de réception (Einschreiben mit Rückschein) :
    - En plus de la signature du destinataire, l'expéditeur reçoit une confirmation écrite de la livraison (accusé de réception).
    - L'accusé de réception comprend le nom et la signature du destinataire, servant de preuve juridiquement valable de réception.
    - Recommandé pour les documents très importants ou juridiquement contraignants, comme les lettres de licenciement, les notifications légales ou les communications officielles.
  - Page de garde
    - Ajoute une page de couverture à l'envoi, qui peut inclure des informations supplémentaires ou servir de séparateur entre différentes sections du document.
  - Impression recto-verso
    - Active l'impression recto-verso pour économiser du papier et rendre l'envoi plus respectueux de l'environnement.
  - Couleur
    - Spécifie si le document doit être imprimé en couleur ou en noir et blanc. Ceci est utile pour les documents contenant des images ou des informations codées par couleur.

Note

La combinaison de l'impression recto-verso et de la lettre recommandée n'est pas possible. Si vous sélectionnez l'impression recto-verso, l'option lettre recommandée sera désactivée.

Sélectionnez l'action OK.
Après confirmation dans la boîte de dialogue, l'API envoie automatiquement le document à Deutsche Post, où il est imprimé et expédié.

Info

Cette fonctionnalité nécessite une connexion API active avec Deutsche Post.

Envoi d’un document via E-POST à l’étranger

L’API E-POSTBUSINESS prend également en charge l’expédition internationale de documents. Pour envoyer un document à l’étranger, les configurations nécessaires doivent d’abord être effectuées.

Étapes pour l’expédition internationale :

Accédez à votre destinataire, par exemple un client, prévu pour cette configuration.
Sélectionnez le destinataire et ouvrez la fiche du destinataire.
Définissez le code pays/région du destinataire pour garantir une adresse correcte pour l’envoi.
Dans le menu déroulant du champ code pays/région, accédez à la liste complète des pays/régions.
- Si le nom du pays/région est présent en allemand dans la liste complète des pays/régions, mais que la langue d’environnement sélectionnée de Business Central n’est pas l’allemand, passez à l’étape suivante.
- Sinon, si le nom et l’environnement sont en allemand, vérifiez simplement que le nom du pays est conforme à la norme ISO 3166‑1 et ajustez-le si nécessaire.
Si la langue d’environnement n’est pas l’allemand, les traductions allemandes des noms de pays/régions doivent être saisies manuellement conformément aux exigences de Deutsche Post.
- Celles-ci peuvent être ajoutées via l’action Traductions sur la même page.
- Les traductions des noms de pays pour le code langue DEU doivent être conformes aux normes ISO 3166‑1 et être saisies dans le champ Nom pour garantir un envoi correct.
Une fois la traduction terminée et l’adresse internationale configurée, vous pouvez envoyer le document comme d’habitude via l’action Envoyer E-Post dans la FactBox de Document Central.

Info

Pour effectuer une auto-vérification de la configuration, vous pouvez utiliser l’action Envoyer le dialogue E-Post dans la FactBox de Document Central. Si la configuration est correcte, la boîte de dialogue s’ouvrira et affichera le nom du pays en majuscules dans le champ Pays. Sinon, en cas de mauvaise configuration pour l’expédition internationale, la boîte de dialogue ne s’ouvrira pas et affichera une erreur.

Si l’envoi est effectué sans spécifier de code pays (laissant le champ littéralement vide), Deutsche Post le traite comme un envoi national. Il est donc nécessaire de compléter la configuration du code pays avant d’envoyer à l’étranger.

Visualisation de l'état d'envoi dans Business Central

Tous les envois, y compris les expéditions via E-Post, sont répertoriés et enregistrés dans la File d’attente de l’envoi de documents. Dans cette file d’attente, il existe une action spécifique pour les entrées E-Post appelée "Informations E-Post".

En sélectionnant cette action, une page s’ouvre et affiche les informations suivantes :

Informations générales

Numéro d’entrée
Document source
Indicateur de mode test
Date de la dernière mise à jour de l’état

Informations sur la lettre

ID de la lettre
Options d’envoi sélectionnées

Informations sur le destinataire

Nom du destinataire
Adresse du destinataire

Suivi de l'état

Un ListPart enregistre tous les états consultés, chacun étant associé à un ID d’état et un Code d’état.

IDs d’état et explications :

1 - Acceptation de l’envoi
- L’envoi a été transmis avec succès et aucune violation de schéma ou de contenu dans le JSON n’a été détectée.
- Emplacement de l’état : Après le chargement réussi de l’envoi.

2 - Traitement de l’envoi
- La conformité du PDF avec les exigences d’E-Post a été vérifiée et approuvée pour l’impression.
- Remarque : Malgré des vérifications approfondies, des erreurs techniques dans le PDF peuvent entraîner des échecs de traitement au centre d’impression, entraînant l’État 99.
- Emplacement de l’état : Quelques minutes après l’acceptation de l’envoi.

3 - Envoi au centre d’impression
- L’envoi a été transféré au centre d’impression pour sa production.
- Remarque : Si des erreurs techniques entraînent un échec du traitement, l’État 99 sera émis au lieu de l’État 4.
- Emplacement de l’état : Quelques heures après le traitement.

4 - Traitement au centre d’impression
- L’envoi a été marqué comme "envoyé" par le centre d’impression.
- Emplacement de l’état : 1-2 jours ouvrables après l’envoi au centre d’impression.

99 - Erreur de traitement
- Voir la liste des erreurs pour plus de détails.

Codes d’état et explications :

Erreurs : Nécessitent une action, le traitement est interrompu

E001 - Identifiants invalides – Vérifiez les informations de connexion
E002 - Identifiants invalides – VendorSubID incorrect
E003 - Trop de demandes de SMS – Bloqué pendant 15 minutes
E004 - EKP bloqué par Deutsche Post
E101 - Jeton invalide – Expiré
E201 - Demande de statut invalide – Envoi non trouvé
E203 - Une divergence dans les métadonnées de l'adresse a été détectée
E301 - Format PDF non reconnu
E302 - Violation de la zone restreinte de DVF
E303 - Taille maximale de fichier de 20 Mo dépassée
E304 - Nombre maximum de pages de 94 dépassé
E305 - Code pays invalide
E306 - Format d'adresse du destinataire invalide
E307 - La première page est en format paysage
E308 - Un format non DIN A4 a été détecté
E309 - Nom de fichier en double détecté
E311 - Combinaison invalide : Lettre recommandée et envoi international
E312 - Combinaison invalide : Recto-verso + Lettre recommandée
E313 - Violation du schéma de la lettre
E314 - La taille du fichier de la page de couverture dépasse 1 Mo
E315 - Erreur de traitement de l'envoi
E316 - Erreur de téléchargement
E317 - Format de lettre recommandée invalide
E318 - Rejet au centre d'impression
E319 - EKP non approuvé pour le centre d'impression – Envoi en direct impossible
E320 - Nombre maximum d'envois test par jour atteint
E322 - Fréquence de demande de statut trop élevée – Minimum 5 secondes entre les demandes
E323 - Aucun contenu détecté dans la zone du destinataire (page blanche)
E333 - Adresse de l'expéditeur non présente sur le document.
E399 - Erreur générale
E501 - État de l'API : Inactive
E601 - Erreur de plugin
E900 - Erreur non spécifiée

Avertissements : Peuvent nécessiter une action, mais le traitement continue

W101 - Avertissements de conversion en PDF/A
W201 - Zone d’adresse dépassée
W202 - Zone restreinte gauche dépassée (sera blanchie)
W203 - Divergences dans les métadonnées d’adresse
W220 - Depuis le 01.10.2022, les détails de l'adresse de l'accusé de réception sont automatiquement extraits de la zone visible de l'expéditeur sur la lettre.
W301 - Adresse de l'expéditeur manquante (à partir du 01.07.2025, l'absence d'une adresse d'expéditeur sur les documents livrés sera considérée comme une erreur (« E333 »)).
W501 - État de l’API : Avis de maintenance
W601 - Avertissement de plugin

Messages informatifs : Ne nécessitent pas d’action

I101 - Option supplémentaire : Conversion de PDF en PDF/A
I501 - État de l’API : OK
I601 - Informations sur le plugin
I701 - Mise à jour de l’état de suivi et localisation
I751 - Message d’état pour la région de destination

Journal de la file d’attente pour les entrées E-Post

Le Journal de la file d’attente de l’envoi de documents suit les événements liés à chaque type d’envoi. Pour les entrées E-Post, le journal fournit un historique détaillé des actions d’envoi et inclut des entrées telles que :

Quand une lettre E-Post a été envoyée avec succès.
Si une lettre a été envoyée en mode test.
Toute erreur système ou échec survenu lors du processus d’envoi.

Les utilisateurs peuvent consulter les journaux de la file d’attente dans la File d’attente de l’envoi de documents via l’action Voir le Journal, leur permettant de surveiller les activités d’envoi et de diagnostiquer d’éventuels problèmes.

Utilisation du Configurateur Automatique d’Adresses

Le Configurateur Automatique d’Adresses garantit que les adresses des destinataires sont correctement positionnées pour l’envoi de lettres via E-Post.

Étapes pour utiliser le Configurateur Automatique d’Adresses :

Accédez, par exemple, à une facture de vente validée dans Business Central.
Sélectionnez un enregistrement et choisissez l’action Envoyer E-Post dans le factbox Envoi de documents.
Assurez-vous qu’une configuration de superposition d’adresse est définie et activée.
Lors de la génération d’une facture pour E-Post, la superposition d’adresse préconfigurée sera appliquée automatiquement.
Vérifiez l’aperçu du document pour s’assurer que la superposition d’adresse est bien appliquée.
Confirmez l’envoi en sélectionnant l’action Ok.

Ce processus garantit la conformité aux exigences de format de Deutsche Post, réduisant les erreurs et optimisant l’efficacité de l’envoi.

Voir aussi

Configuration de l’API E-POSTBUSINESS