Utilisation de la fonction Multimail
La fonction Multimail permet d’envoyer plusieurs e-mails en même temps. Cette documentation explique l’utilisation de la fonction Multimail.
Exécuter la fonction Multimail
Les étapes suivantes expliquent comment utiliser la fonction Multimail :
- Accédez à Factures vente validées.
- Sélectionnez les factures vente validées pour lesquelles vous souhaitez envoyer des e-mails.
- Dans la barre d’actions, choisissez Imprimer/Envoyer et exécutez l’action Multimail.
Info
La fonction Multimail est implémentée sur les pages suivantes :
- Factures vente validées
- Avoirs vente validés
- Relances émises
- Devis vente
- Commandes vente
Limitation Microsoft
Limite d’envoi Microsoft 365/Exchange
Lors de l’envoi de grandes quantités d’e-mails ou d’e-mails avec de volumineuses pièces jointes via la fonction Multimail, ainsi que lors du traitement des envois d’e-mails via la Job Queue, les limitations d’envoi côté serveur de Microsoft 365/Exchange peuvent être dépassées (par ex. 150 Mo de taille totale d’e-mails et de pièces jointes par boîte aux lettres sur 5 minutes).
Cela peut entraîner des erreurs (Code d’état 429 – IncomingBytes limit exceeded).
Cette limitation est une restriction documentée du service Outlook, s’applique par boîte aux lettres (indépendamment du nombre d’applications utilisées) et ne peut pas être contournée techniquement.
Pour comprendre cette limitation et d’autres restrictions, nous recommandons la source suivante.
Source : Microsoft Graph - Limits
Utiliser l’aperçu Multimail
La section suivante explique l’utilisation de l’aperçu Multimail. Lorsque l’aperçu est activé, les utilisateurs peuvent consulter les pièces jointes, inclure ou exclure certains enregistrements ou pièces jointes, et ajuster les adresses des destinataires avant l’envoi.
L’aperçu Multimail affiche les informations suivantes :
| Champ | Description |
|---|---|
| Type | Définit les différents niveaux dans l’aperçu. Le niveau supérieur représente le profil de Dispatch utilisé et marque le début d’un nouvel e-mail. Le deuxième niveau liste les enregistrements détectés. Le troisième niveau affiche les pièces jointes de l’e-mail. |
| Adresses À | Affiche les destinataires principaux de l’e-mail. |
| Adresses Cc | Affiche les destinataires du champ Cc. |
| Adresses Cci | Affiche les destinataires du champ Cci. |
| Inclure | Définit si le niveau correspondant est inclus dans l’e-mail. |
En outre, un modèle d’e-mail peut être sélectionné dans l’aperçu Multimail, et sera utilisé pour l’envoi.
Info
Si l’option Regrouper les e-mails Multimail est activée dans le profil de Dispatch, seuls les modèles spécifiques Multimail sont affichés lors de la sélection du modèle dans l’aperçu. Cela signifie que seules les modèles explicitement autorisés pour Multimail sont affichés. Si l’option est désactivée, tous les modèles disponibles sont affichés. Cela permet de s’assurer que seules des modèles appropriés sont utilisés lors d’un envoi groupé.
Modifier les adresses e-mail
Pour modifier les adresses e-mail avant l’envoi :
- Sélectionnez une entrée de niveau supérieur dans l’aperçu Multimail.
- Choisissez l’action Modifier les adresses e-mail.
- Saisissez les adresses manuellement ou choisissez le texte à droite des champs pour sélectionner des adresses prédéfinies du client/fournisseur.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Info
Si des adresses e-mail ont été modifiées et que l’envoi via Multimail est exécuté, les adresses modifiées sont enregistrées dans les entrées générées de la file d’attente Document Dispatch.
Inclure ou exclure des niveaux
Les étapes suivantes expliquent comment inclure ou exclure certains niveaux dans l’aperçu Multimail :
- Sélectionnez le niveau (enregistrement ou pièce jointe) qui ne doit pas être envoyé.
- Basculez le champ Inclure pour changer la sélection.
Info
- Si une entrée de niveau supérieur est exclue, l’e-mail complet n’est pas envoyé.
- Si une entrée de second niveau est exclue, l’e-mail est envoyé sans l’enregistrement correspondant et sans les pièces jointes associées.
- Si une pièce jointe est exclue, l’e-mail est envoyé sans cette pièce jointe.
- Les entrées exclues dans l’aperçu sont marquées dans la file d’attente Document Dispatch avec le statut Annulé une fois l’envoi terminé.