Dépannage
Document Dispatch est un outil essentiel pour la gestion et l'automatisation de la distribution de documents dans Business Central. Bien qu'il soit conçu pour être efficace et fiable, des problèmes occasionnels peuvent survenir et nécessiter une solution. Ce guide propose des solutions aux problèmes courants et aide les administrateurs et les utilisateurs à les résoudre rapidement afin d'assurer un fonctionnement sans interruption.
Réenvoi des Entrées Échouées dans la File d'Attente
Dans les versions précédentes de Document Dispatch, un problème empêchait les entrées de type Multimail Error dans la file d'attente de quitter l'état d'erreur après une tentative de réenvoi. Cela bloquait le traitement de ces entrées et nécessitait une intervention manuelle.
Ce problème a été corrigé. Les utilisateurs peuvent désormais simplement réenvoyer les entrées concernées, ce qui leur permet de passer correctement par le processus d'envoi et d'assurer leur livraison.
Pour réenvoyer les entrées échouées dans la file d'attente, suivez ces étapes :
- Accédez à la Document Dispatch Queue.
- Recherchez les entrées ayant le statut Multimail Error.
- Sélectionnez les entrées concernées.
- Exécutez l'action Send Again (direct).
Note
- Le système traitera désormais ces entrées comme prévu et mettra à jour leur statut en conséquence.
- Cela garantit que les messages précédemment échoués sont envoyés sans nécessiter de corrections manuelles supplémentaires.
- Si une entrée rencontre toujours un problème, vérifiez sa configuration et les paramètres associés dans le module Document Dispatch.
Gestion des Documents PDF/A3 Vides dans la File d'Attente
Un problème précédent dans Document Dispatch faisait que les entrées dans la file d'attente contenant un Attachment Group avec un document PDF/A3 étaient vides. Ce problème était dû à un bug affectant le processus de fusion des fichiers PDF/A3, ce qui entraînait un document incorrect ou vide.
Ce problème a été corrigé. Les utilisateurs peuvent désormais réenvoyer les entrées concernées dans la file d'attente, et les fichiers PDF fusionnés seront générés correctement.
Pour réenvoyer les entrées avec des documents PDF/A3 vides, suivez ces étapes :
- Accédez à la Document Dispatch Queue.
- Identifiez les entrées contenant un Attachment Group avec un document PDF/A3.
- Sélectionnez les entrées concernées.
- Exécutez l'action Send Again.
Note
- Le système générera désormais les fichiers PDF correctement.
- Si le problème persiste, assurez-vous que l'Attachment Group concerné et le Dispatch Profile sont correctement configurés.
- Cette correction élimine le besoin de modifications manuelles des documents et améliore l'efficacité du flux de travail.
Limitation des e-mails
Lorsque vous envoyez un grand nombre d’e-mails, soit directement via la Factbox, soit de manière différée via la file d’attente de travaux, vous pouvez rapidement atteindre les limites d’envoi. Si aucune limitation appropriée n’est configurée, les e-mails risquent d’échouer une fois que la limite du compte est dépassée.
Cependant, Microsoft Dynamics 365 Business Central propose une solution intégrée : la limitation des e-mails. Vous pouvez configurer une limite de débit par compte de messagerie, ce qui place les e-mails en file d’attente et les traite progressivement. Cela permet d’éviter les erreurs d’envoi en garantissant que la limite n’est pas dépassée. Lorsque la limitation est active, les entrées de la file d’attente de l’envoi de documents apparaîtront avec le statut « En cours de traitement », indiquant que l’e-mail est en file d’attente et sera envoyé prochainement. Ce statut est mis à jour automatiquement à mesure que le système traite les e-mails.
Recommandation
Nous vous recommandons vivement de configurer une limite d’envoi d’e-mails afin de garantir une limitation correcte. Vous pouvez trouver plus d’informations à ce sujet ici : Respecter facilement les limites d’envoi d’e-mails grâce à la limitation
Si vous rencontrez des erreurs dans l’envoi de documents liées aux limites d’envoi, essayez d’ajuster la limite de débit de votre compte de messagerie.
Vos limites d’envoi spécifiques peuvent varier en fonction du type de compte Microsoft que vous utilisez. Veuillez consulter la documentation officielle pour plus d’informations : Microsoft Exchange Online – Limites d’envoi
En plus des limites d’envoi, les limites de taille des messages et des pièces jointes s’appliquent également. Chaque e-mail ne peut contenir qu’un nombre et une taille limités de pièces jointes. Pour vous aider, nous proposons plusieurs fonctionnalités permettant de gérer plus efficacement les envois de données volumineuses.
Une solution est l’intégration OneDrive disponible dans l’envoi de documents. Elle permet de regrouper plusieurs documents dans un seul dossier OneDrive. Au lieu de joindre tous les documents à l’e-mail, un lien OneDrive unique est envoyé. Cela permet une distribution massive de documents sans dépasser les limites de pièces jointes. Nous recommandons vivement cette méthode pour les envois de documents en grande quantité.
Si vous préférez envoyer des documents en tant que pièces jointes, et que vous utilisez notre intégration avec Document Central pour inclure automatiquement les documents archivés, vous pouvez également appliquer des restrictions sur les extensions de fichier. Dans le profil d’envoi, accédez aux options de pièce jointe de Document Central et activez les paramètres de restriction des extensions.
Vous pouvez choisir entre une approche par liste blanche ou par liste noire. Par exemple, si vous souhaitez vous assurer que seuls les documents PDF sont joints aux e-mails, activez le mode liste blanche et ajoutez pdf dans les extensions de fichiers. Cela permet d’éliminer les fichiers inutiles et de réduire le risque de dépasser les limites de taille ou d’envoyer du contenu non pertinent.
Test de sortie
La fonction "Test de sortie" vous permet de vérifier si les pièces jointes de votre profil d'envoi fonctionnent correctement.
Comment fonctionne le test de sortie
- Sélectionnez les pièces jointes que vous souhaitez tester. Vous pouvez en sélectionner plusieurs à la fois.
- Les pièces jointes seront téléchargées une par une (ligne par ligne).
- Après le téléchargement, vous recevrez un retour pour chaque pièce jointe.
- Ce retour indique si la pièce jointe a été traitée avec succès ou si une erreur est survenue.
Cette fonction vous aide à vous assurer que toutes les pièces jointes configurées fonctionnent comme prévu.
Comment accéder aux pièces jointes du profil d'envoi
- Ouvrez la recherche et saisissez "Profils d'envoi".
- Sélectionnez le profil d'envoi souhaité dans la liste.
- Dans le profil sélectionné, faites défiler vers le bas pour voir les pièces jointes du profil d'envoi.
- Sélectionnez une ou plusieurs pièces jointes et cliquez sur "Test de sortie".
Les pièces jointes sélectionnées seront maintenant téléchargées et testées.