Document Dispatch Actions and Factbox
Document Dispatch peut être mis en œuvre et activé très rapidement. Document Dispatch offre un haut niveau de personnalisation via la configuration. De nombreux domaines peuvent être adaptés et les processus peuvent être contrôlés via un paramétrage. Mais l’objectif des produits Simova est de garantir un démarrage très simple et rapide. La factbox est directement intégrée dans votre processus Business Central sur le côté droit et est ainsi disponible pour l’utilisateur sans détour supplémentaire.
Les étapes suivantes doivent être effectuées pour commencer rapidement avec Document Dispatch.
| À faire | Voir |
|---|---|
| La première étape consiste à installer l’extension Document Dispatch depuis la marketplace. | Installer depuis la marketplace |
| La deuxième étape consiste à activer la licence et à l’assigner aux utilisateurs. | Activation et attribution de la licence |
| La troisième étape consiste à importer une configuration par défaut pour les zones de Business Central où Document Dispatch est implémenté. | Assistant de configuration |
Info
L'intégration de la factbox Document Dispatch se trouve sur les pages suivantes de Business Central :
| Pages | Document Dispatch |
|---|---|
| Client |  |
| Fournisseur | |
| Devis de vente | |
| Commande de vente | |
| Facture de vente | |
| Note de crédit de vente | |
| Facture de vente enregistrée | |
| Note de crédit de vente enregistrée | |
| Rappel émis | |
| Fiche contact | |
| Devis de service | |
| Ordre de service | |
| Facture de service | |
| Note de crédit de service | |
| Facture de service enregistrée | |
Info
Il est possible d'intégrer la factbox Document Dispatch sur d'autres pages individuelles.
Structure
La factbox Document Dispatch est conçue pour être très simple et claire. L'accent est mis sur l'ergonomie. Vous trouverez plusieurs catégories :
- Actif
- Document électronique
- Configuration dynamique des tables
- Envoyé
- En attente
- Planifié
- Annulé
- Confirmé
- Erreur
- Date de dernière entrée
- Date de dernier envoi
- Commentaires
En outre, des documents préconfigurés ou des documents avec des e-mails personnalisés peuvent être envoyés à des partenaires commerciaux. Un envoi peut être planifié et les partenaires commerciaux peuvent être configurés/consultés/modifiés à l'aide de la fonction d’exploration.
Fonctionnalités
L'utilisateur a accès à plusieurs fonctions :
- Voir le partenaire commercial actif : L'utilisateur peut voir si un partenaire commercial est configuré et actif. Si aucun partenaire n'est encore configuré, cela peut être fait via la factbox Document Dispatch.
- Envoyer des documents : L'utilisateur peut envoyer des documents déjà préconfigurés ou avec un e-mail personnalisable au partenaire commercial.
- Voir les statuts : L'utilisateur peut également consulter tous les statuts des documents envoyés via la factbox Document Dispatch pour connaître l’état actuel. Il est également possible de voir s’il y a des commentaires, ainsi que la date de la dernière entrée ou celle du dernier envoi. (Les statuts existants sont : "Envoyé", "En attente", "Planifié", "Annulé", "Confirmé", "Erreur")
Groupe d'Actions Document Dispatch
Sur les pages où la factbox Document Dispatch est intégrée, un groupe d'actions Document Dispatch est également disponible dans la barre d'actions. Ce groupe d'actions fournit un accès rapide à toutes les fonctionnalités de Document Dispatch, garantissant que les utilisateurs peuvent effectuer des opérations d'envoi de documents même lorsque la factbox n'est pas visible.
Actions Disponibles
Info
À partir de la version 25, des actions supplémentaires sont disponibles, notamment Ajouter à la liste d'impression.
Le groupe d'actions Document Dispatch comprend :
-
Toutes les Actions de la Factbox : Chaque action disponible dans la factbox Document Dispatch est également accessible via le groupe d'actions, y compris l'envoi de documents et la visualisation de la configuration du partenaire commercial.
-
Ajouter à la liste d'impression (depuis la version 25) : Cette action ajoute le ou les enregistrements sélectionnés à la liste d'impression pour l'impression groupie ou la fusion de documents.
-
Multimail : Cette action permet aux utilisateurs d'envoyer plusieurs e-mails simultanément à différents destinataires. Au lieu d'envoyer des documents un par un, les utilisateurs peuvent sélectionner plusieurs enregistrements (tels que des Factures de vente enregistrées, des Notes de crédit de vente enregistrées ou des Rappels émis) et exécuter l'action Multimail pour envoyer tous les documents sélectionnés en une seule opération groupée. Cela améliore considérablement l'efficacité lors du traitement de gros volumes de documents. Pour des informations détaillées, consultez Utilisation de la Fonction Multimail.
Info
L'action Envoyer peut également être utilisée pour plusieurs entrées sélectionnées afin d'envoyer des documents en une seule fois. Cependant, l'action Multimail est l'approche recommandée pour les opérations groupées car elle offre de meilleures capacités de contrôle et d'aperçu.
- Partager via OneDrive : Cette action génère un lien OneDrive sécurisé pour partager des documents avec des destinataires externes. Au lieu d'envoyer des documents en pièces jointes d'e-mail, qui peuvent être limités par des restrictions de taille de fichier, les utilisateurs peuvent partager des documents via des liens basés sur le cloud. Cela offre un meilleur contrôle sur l'accès aux documents, évite les limitations de taille des pièces jointes d'e-mail et permet une gestion centralisée des autorisations.