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Configuration des signatures

Dans Document Dispatch, il est possible de créer des signatures d'e-mail individuelles et de les intégrer dans le processus d'envoi. Cela garantit que les e-mails sortants ont une apparence uniforme et que les informations spécifiques à l'organisation sont automatiquement complétées. En plus des textes statiques, il est possible d'utiliser des espaces réservés pour insérer automatiquement des informations dynamiques telles que les données utilisateur ou les informations de l'entreprise.

Création d'une signature

Suivez ces étapes pour créer une signature :

  1. Démarrez dans le Document Dispatch Administrator‑Rollencenter.
  2. Recherchez à l'aide de la recherche globale Signatures d'e-mail et ouvrez-les.
  3. Définissez un code significatif pour votre signature d'e-mail et ajoutez éventuellement une description.
  4. Cliquez sur Modifier pour éditer la signature d'e-mail.
  5. Naviguez vers la section Lignes.
  6. Remplissez le code de langue. Vous pouvez ajouter autant de codes de langue que vous le souhaitez. En fonction de la langue configurée chez le client, la signature appropriée sera utilisée automatiquement.
  7. Le champ Objet n'a pas besoin d'être rempli, car il n'est pas affiché dans la signature.
  8. Remplissez votre signature souhaitée dans l'éditeur de texte.

Info

Il est possible d'utiliser des espaces réservés pour les signatures d'e-mail. Ceux-ci peuvent être configurés dans le profil d'envoi dans les paramètres de type de sortie.

Création d'une signature via l'éditeur HTML

Suivez ces étapes pour configurer une signature via l'éditeur HTML :

  1. Démarrez dans le Document Dispatch Administrator‑Rollencenter.
  2. Recherchez à l'aide de la recherche globale Signatures d'e-mail et ouvrez-les.
  3. Définissez un code ainsi qu'une description pour votre signature d'e-mail.
  4. Cliquez sur Modifier pour éditer la signature d'e-mail.
  5. Naviguez vers la section Lignes.
  6. Cliquez sur Général et exécutez l'action Modifier HTML.
  7. Une fois l'édition terminée, l'éditeur peut être fermé. Les modifications seront affichées dans l'éditeur de texte.

Importer / Exporter une signature

Suivez ces étapes pour importer ou exporter une signature :

  1. Démarrez dans le Document Dispatch Administrator‑Rollencenter.
  2. Recherchez à l'aide de la recherche globale Signatures d'e-mail et ouvrez-les.
  3. Définissez un code ainsi qu'une description.
  4. Cliquez sur Modifier pour éditer la signature d'e-mail.
  5. Naviguez vers la section Lignes.

  6. Cliquez sur Général et choisissez Importer ou Exporter :

    Importer

    Après avoir sélectionné Importer, une fenêtre s'ouvre dans laquelle un fichier .HTM peut être ajouté par glisser-déposer ou via l'explorateur.

    Exporter

    Après avoir sélectionné Exporter, un fichier .HTM sera téléchargé. Celui-ci se trouvera ensuite dans le dossier de téléchargement de votre système.

Supprimer une signature

Suivez ces étapes pour supprimer une signature :

  1. Démarrez dans le Document Dispatch Administrator‑Rollencenter.
  2. Recherchez à l'aide de la recherche globale Signatures d'e-mail et ouvrez-les.
  3. Sélectionnez la signature à supprimer.
  4. Exécutez l'action Supprimer dans la barre de menu.
  5. La signature sera supprimée.

Assigner une signature à un profil d'envoi

Dans Document Dispatch, plusieurs signatures d'e-mail peuvent être créées et attribuées de manière flexible à des profils d'envoi individuels. Cela permet de stocker une signature appropriée pour chaque profil et d'assurer une apparence uniforme.

Suivez ces étapes pour attribuer une signature à un profil d'envoi :

  1. Démarrez dans le Document Dispatch Administrator‑Rollencenter.
  2. Naviguez vers les profils d'envoi – soit via la recherche globale, soit via Configuration → Profils d'envoi.
  3. Sélectionnez un profil d'envoi auquel une signature doit être ajoutée.
  4. Ouvrez les Paramètres de type de sortie via Démarrer.
  5. Naviguez vers la section Modèles Document-Dispatch.
  6. Activez le commutateur à Signature d'e-mail.
  7. L'option Attribution de signature d'e-mail qui était précédemment grisée devient maintenant disponible.
  8. Cliquez sur Attribution de signature d'e-mail.
  9. Remplissez la colonne Nom d'utilisateur.
  10. Dans le champ Code de signature d'e-mail, sélectionnez la signature précédemment créée.
  11. Sélectionnez le Collaborateur dont les informations (par exemple, les valeurs des espaces réservés) doivent être utilisées.
  12. Un compte e-mail peut être spécifié, mais ce n'est pas obligatoire. Si un compte est enregistré, il sera utilisé pour l'envoi. Pour les signatures configurées, ce compte a la priorité sur le compte enregistré dans le profil d'envoi.

Configurer des espaces réservés pour les signatures

Les espaces réservés permettent d'insérer automatiquement des informations dynamiques telles que le nom, le poste, le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail de l'employé associé.

Suivez ces étapes pour configurer des espaces réservés pour une signature :

  1. Démarrez dans le Document Dispatch Administrator‑Rollencenter.
  2. Naviguez vers les Profils d'envoi via la recherche globale ou via Configuration → Profils d'envoi.
  3. Sélectionnez le profil d'envoi souhaité.
  4. Ouvrez les Paramètres de type de sortie.
  5. Naviguez vers la section Modèles Document-Dispatch.
  6. Activez le commutateur Signature d'e-mail, si ce n'est pas déjà fait.
  7. Ouvrez l'option Espaces réservés de signature d'e-mail.
  8. Configurez les espaces réservés :
  9. Espace réservé : Numérotation de l'espace réservé, qui sera utilisé dans la signature comme %1, %2, %3, etc.
  10. Champ/Source : Sélection du champ de données dont la valeur sera automatiquement insérée dans la signature.

Voir aussi