Configuration des profils d’envoi

Un profil d’expédition permet aux entreprises de configurer des processus automatisés d’envoi de documents, garantissant une communication efficace avec les clients et les partenaires. Ce guide explique comment créer et configurer un profil d’expédition dans Business Central.

Créer un profil d’expédition

Pour créer un profil d’expédition, accédez à la page Profils d’expédition en tant qu’Administrateur de l’envoi de documents. Vous pouvez y créer de nouveaux profils d’expédition avec différentes options qui permettent d’adapter la configuration à votre processus métier. Le tableau ci-dessous décrit en détail les options disponibles.

Option	Description
Code	Spécifie le code utilisé pour identifier le profil.
Type de sortie	Définit la fonctionnalité principale du profil d’expédition. Si vous souhaitez envoyer des e-mails, définissez cette option sur « Mail ». Si vous souhaitez permettre des téléchargements, choisissez « Download ». Comme les types de sortie varient, une explication détaillée avec les étapes de configuration correspondantes est fournie dans la section Types de sortie.
Table	Spécifie la table à laquelle appartient le profil d’expédition. Par exemple, si vous souhaitez créer un profil d’expédition pour les factures de vente validées, définissez la table sur « Sales Invoice Header ».
Filtre de table	Permet de définir des critères avancés pour affiner la sélection de la table. Par exemple, si vous définissez la table sur « Sales Header », qui inclut les commandes de vente, factures de vente, etc., vous pouvez utiliser le filtre pour spécifier que le champ « Type » doit être défini sur « Commande ».
Description	Décrit le profil d’expédition. Définissez un nom clair et explicite compréhensible par tous les employés, car il sera visible dans divers processus.
Activer la Factbox d’expédition de documents	Active l’utilisation du profil d’expédition via la Factbox. Si cette fonctionnalité n’est pas nécessaire, désactivez cette option.
Activer la sélection des pièces jointes pour l’envoi via la Factbox	Indique si la sélection des pièces jointes doit être affichée. Si cette option est activée, une fenêtre contextuelle apparaîtra pendant le processus d’envoi pour permettre aux utilisateurs de sélectionner les pièces jointes à envoyer.
Activer l’envoi automatique	Active l’envoi automatique pour le profil d’expédition. Si cette option est activée, la conversion ou la validation du document Business Central déclenchera automatiquement le processus d’envoi. Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les processus standards de vente et d’achat.
Traitement via la file d’attente des tâches	Indique si la création de documents doit être traitée via la file d’attente des tâches. Cette option améliore les performances en gérant la création des documents en arrière-plan plutôt que pendant la conversion des documents.
Activer la confirmation d’envoi automatique	Nécessite une confirmation avant que l’envoi automatique ne soit effectué. Si cette option est activée, les utilisateurs doivent confirmer l’entrée de la file d’attente d’expédition de documents avant que le processus ne se poursuive.
Utiliser la configuration dynamique	Active la configuration dynamique, qui utilise des mappages dynamiques des partenaires commerciaux pour identifier le destinataire et son adresse e-mail. Plus de détails sont disponibles dans la section Configuration du profil d’expédition.
Code de langue par défaut	Spécifie le code de langue par défaut utilisé pour identifier la langue.
Page	Spécifie la page liée à la table sélectionnée. Cette page est utilisée dans la file d’attente d’expédition de documents, permettant aux utilisateurs d’ouvrir directement l’enregistrement du partenaire commercial à partir de l’entrée de la file d’attente.

Que faire si la configuration est incorrecte ?

Si votre profil d’expédition n’est pas correctement configuré, le système mettra en évidence les erreurs en rouge. Vous pouvez utiliser l’action Vérifier la configuration pour identifier et corriger le problème.

Configuration du profil d’expédition

Chaque ligne de profil d’expédition sur la page contient un aperçu sous la liste, où des configurations supplémentaires peuvent être effectuées. Ici, vous définissez la connexion avec le partenaire commercial associée à votre profil d’expédition.

Chaque profil d’expédition peut être attribué à un ou plusieurs partenaires commerciaux. Vous devez définir les détails nécessaires concernant où et à qui les documents doivent être envoyés. Deux approches de configuration sont possibles : Configuration dynamique et Configuration statique.

Configuration dynamique

Avec la configuration dynamique, vous pouvez utiliser le champ Mappages dynamiques des partenaires commerciaux pour déterminer dynamiquement le partenaire commercial.

Avant d’expliquer les options, clarifions le fonctionnement. La liste de mappage dynamique des partenaires commerciaux permet d’établir des relations un-à-plusieurs (1:n). Chaque ligne définit un type de destinataire (par exemple « À », « CC » ou « BCC »), et toutes les lignes sont fusionnées, permettant l’envoi d’e-mails à plusieurs destinataires définis dynamiquement.

Option	Description
Type de destinataire	Spécifie le type de destinataire : « À », « CC » ou « BCC ». L’adresse e-mail du destinataire est récupérée à partir du champ e-mail dans le mappage des partenaires commerciaux, et toutes les lignes sont fusionnées en une seule entrée de partenaire commercial.
Mappage principal du partenaire commercial	Comme plusieurs lignes peuvent être définies avec des données différentes, ce paramètre permet de marquer une ligne comme principale. Le mappage principal du partenaire commercial sera utilisé pour l’envoi. Ce paramètre ne s’applique qu’aux destinataires « À » et ne peut être activé qu’une seule fois. Si aucune ligne n’est marquée comme principale, la première ligne « À » sera automatiquement utilisée.
Code de mappage des données	Spécifie un code de mappage des données, permettant de récupérer des valeurs à partir de tables liées.
Champ	Spécifie un champ de la table source sélectionnée contenant la valeur identifiant le partenaire commercial. Ce champ est utilisé dans le mappage des partenaires commerciaux.
Code de mappage des partenaires commerciaux	Spécifie le type de mappage des partenaires commerciaux pour l’expédition de documents, contenant des détails sur le destinataire et des informations supplémentaires.
Filtre de partenaire commercial	Permet d’appliquer des filtres supplémentaires pour affiner la sélection du partenaire commercial.

Configuration statique

Utilisez la configuration statique si vous souhaitez attribuer directement un partenaire commercial d’expédition de documents prédéfini ou travailler avec des destinataires étendus.

Cette configuration établit une relation un-à-un (1:1), car les options définies s’appliquent uniquement à un seul partenaire commercial ou destinataire étendu. La configuration statique ne doit être remplie que si vous n’utilisez pas la configuration dynamique. Toutefois, vous pouvez combiner les deux configurations.

Copier un profil d’expédition

Grâce à l’action Copier le profil d’expédition, un profil d’expédition existant peut être dupliqué avec de légères modifications. Cela permet de gagner du temps lors de la création de plusieurs profils d’expédition. 🚀

Vérifier la configuration & affichage du statut

Avec l’action Vérifier la configuration, vous contrôlez un profil d’envoi pour l’exhaustivité et la cohérence. Le résultat s’affiche visuellement via la Style Expression (rouge/gris) et en détail sous forme d’un récapitulatif de test.

Affichage du statut (Style Expression)

Statut	Signification
Gris (Valide)	Toutes les informations obligatoires sont présentes ; le profil est prêt à l’emploi.
Rouge (Incomplet)	Au moins une information obligatoire manque ; voir Vérifier la configuration pour le détail.

Mise à jour automatique

La Style Expression est recalculée automatiquement — à l’ouverture de la page, lors d’un changement de ligne et après toute modification pertinente (p. ex. type de sortie, table, configuration des destinataires, pièces jointes). Aucun rafraîchissement manuel n’est nécessaire ; la couleur reflète en permanence le statut de validation connu.

Info

Après des changements importants, exécutez aussi Vérifier la configuration pour obtenir la vérification détaillée avec récapitulatif.

Exécuter l’action « Vérifier la configuration »

Ouvrir Profils d’envoi et choisir un profil.
Dans la barre d’actions, sélectionner Vérifier la configuration.
Résultat :
Complet → confirmation, Style Expression grise.
Incomplet → récapitulatif listant tous les points manquants/erronés, Style Expression rouge.

Points vérifiés

Point de contrôle	Description
Configuration de base	La configuration EDS est présente.
Bases du profil	Code renseigné, Table définie, au moins un mode d’envoi actif (Envoi via Factbox ou Envoi postal).
Configuration dynamique	Si Utiliser la configuration dynamique = Oui : au moins un mapping de partenaire commercial dynamique existe.
Configuration statique	Configuration dynamique désactivée et Code de mapping du partenaire renseigné.
Expéditeur e-mail	Pour Type de sortie = Mail : compte expéditeur dans le profil ou via Scénario e-mail.
Types « Selection »	Pour Type de sortie = Selection : au moins un type actif (p. ex. Mail ou Codeunit).
Envoi automatique (texte)	Type de sortie = E-Mail requiert un texte standard pour l’envoi automatique.
Pièces jointes (libellé)	Groupes de pièces sans libellé de fichier signalés ; pour Type de sortie = Download, les fichiers doivent toujours avoir un libellé.
Fonction E-POST	Pour Type de sortie = E-Post : la fonction E-POST est activée.
Identifiants E-POST	Identifiants E-Post fournis.
Champs d’adresse E-POST (Business Mapping)	Les champs requis du Business Mapping pointent vers des champs de la table du profil : E-Post Company Name, Adressline 1, City, Postcode, Country (Contact Name facultatif).

Configuration de l'envoi automatique

Les étapes suivantes doivent être suivies pour mettre en place un envoi automatique.

Ouvrez Profils d'envoi dans le menu Configuration de la barre de ruban et exécutez Profils d'envoi.
Appuyez sur Nouveau pour créer un nouveau profil Expédition de documents.
Entrez le nom que vous souhaitez dans le champ Code, puis choisissez un Type de sortie et le Tableau pour le profil.
Appliquez les paramètres de l'onglet que vous souhaitez utiliser dans les coches situées à côté.
Ouvrez Configuration du type de sortie dans la barre d'action et entrez les paramètres appropriés pour le type de sortie respectif.
Si la ligne est affichée avec la couleur Rouge, nous pouvons utiliser l'action Vérifier la configuration pour voir ce qui doit être rempli pour que le profil fonctionne.
Pour l'Envoi automatique, vous devez activer Envoyer lors de la conversion/de l'enregistrement.
Lorsque l'utilisateur enregistre une commande à partir du tableau correspondant, Document Dispatch envoie automatiquement les données en fonction du Type de sortie choisi.

Activer la sélection des pièces jointes lors de l'envoi automatique

Les étapes suivantes doivent être suivies pour activer la sélection des pièces jointes pour l'envoi automatique :

Ouvrez Profils d'envoi dans le menu Configuration de la barre de ruban et exécutez Profils d'envoi.
Sélectionnez le profil d'envoi pour lequel l'envoi automatique est activé.
Activez la case à cocher Activer la sélection des pièces jointes pour l'envoi automatique.

! !! info * Une requête s'affiche désormais lorsque l'envoi automatique est déclenché. Lors de la confirmation de la demande, il est possible de sélectionner les pièces jointes qui doivent être envoyées. * Si la sélection des pièces jointes est fermée, l'entrée Document Dispatch ne sera pas créée.

Activer la boîte de dialogue d'envoi d'e-mails pour l'envoi automatique

Les étapes suivantes doivent être suivies pour activer la boîte de dialogue de courrier électronique pour l'envoi automatique :

Ouvrez Profils de distribution dans le menu Configuration de la barre de ruban et sélectionnez Profils de distribution.
Sélectionnez le profil de distribution où l'envoi automatique est activé et le type de sortie est Email.
Ouvrez Configuration du type de sortie dans la barre d'actions et entrez les paramètres appropriés pour le type de sortie respectif.
Activez la case à cocher Enable Email Dialog on Automatic Sending (Activer le dialogue de courrier électronique lors de l'envoi automatique).

! !! info Une requête sera désormais affichée lorsque l'envoi automatique est déclenché. Lorsque vous confirmez la requête, la boîte de dialogue de l'e-mail s'affiche et permet de modifier l'e-mail avant de l'envoyer.

Etapes pour le type de sortie d'email

Les étapes suivantes sont nécessaires pour activer l'Envoi automatique sur le type de sortie Email. 1. Choisissez Email comme type de sortie. 2. Cliquez sur Output Type Setup dans la barre de ruban. 3. Sélectionnez un compte de messagerie dans le champ Nom du compte de messagerie. (Ce compte peut être configuré sur la page Comptes de messagerie. Si aucun compte n'est sélectionné, le compte par défaut sera utilisé). 4. Sélectionnez un type de modèle de courrier électronique dans le champ Type de modèle de courrier électronique.

Configuration du modèle d'envoi de documents

Configurez un modèle à l'aide de [Configuration des modèles d'e-mail] (\Document-Dispatch\Setting-up-Document-Dispatch\Setting-up-Email-Templates).
Sélectionnez un modèle dans le champ Modèle d'e-mail par défaut.
Cliquez sur l'action Email Placeholders dans la barre de ruban pour configurer les placeholders pour le modèle.
Cliquez sur le champ Signature de l'e-mail pour activer une signature.
Cliquez sur l'action Email Signature Placeholders et Email Signature Assignment pour configurer la signature.

Configuration du Modèle standard de Business Central

Sélectionnez le rapport que vous souhaitez utiliser comme corps de l'e-mail dans le champ Rapport.
Sélectionnez le modèle Document Dispatch dans le champ Subject Code à partir duquel vous souhaitez utiliser l'objet.
Cliquez sur l'action Email Placeholders dans la barre de ruban pour configurer les caractères génériques pour le modèle.

Configuration de l'envoi de plusieurs documents à la fois

Configuration du Multimail Template (modèle d'envoi multiple)

Configurez un modèle à l'aide de [Configuration des modèles de multimail] (\Document-Dispatch\Setting-up-Document-Dispatch\Setting-up-Mulltimail-Templates).
Sélectionnez un modèle dans le champ Multimail Template Code.

Info

Il n'est pas possible de définir des caractères génériques pour le modèle de multimail.

Activation de la fusion pour Multimail

Les étapes suivantes doivent être suivies pour activer la fusion des courriers.

Sélectionnez le profil de distribution avec le type de sortie Courrier dans lequel vous souhaitez configurer la fusion.
Exécutez l'action Configuration du type de sortie dans la barre de ruban.
Activez la case à cocher Fusionner les Emails Multimail.

! !! info La fusion des courriels est maintenant activée et peut être utilisée. Tous les emails créés par le Multimail qui ont la même adresse email « to » et le même profil d'envoi seront fusionnés en un seul email avec toutes les pièces jointes trouvées. Si la fusion des e-mails n'est pas activée, chaque e-mail sera envoyé séparément et le modèle d'e-mail par défaut sera utilisé.

Configuration de l’envoi différé pour les entrées Multimail

Les étapes suivantes doivent être effectuées pour activer l’envoi différé des entrées Multimail.

Sélectionnez le Profil d’Expédition avec le type de sortie Courriel où vous souhaitez configurer l’envoi différé.
Exécutez l’action Configuration du Type de Sortie dans la barre de ruban.
Activez la case Envoi différé.

Etapes supplémentaires pour la sélection du type de sortie

Les étapes suivantes sont nécessaires pour activer l'Envoi automatique sur le type de sortie Sélection.

Choisissez Sélection comme type de sortie.
Utilisez l'action Configuration du type de sortie.
Il y aura Sélection du type de sortie qui pourra être activé ou désactivé.
Activer le type de sortie choisi.
Les paramètres du type de sortie respectif seront affichés sur la même page sous la Sélection du type de sortie.
Saisissez les configurations requises.
Réglez le Par défaut pour l'envoi automatique sur le type de sortie choisi pour l'envoi automatique.
Fermez la page de configuration de la page et assurez-vous que l'option Envoi lors de la conversion/de la comptabilisation est activée.
Document Dispatch utilisera automatiquement le type de sortie du champ Par défaut pour l'envoi automatique lors de l'enregistrement à partir d'un tableau.

Mise en place d'une heure d'envoi différée

L'une des deux procédures suivantes est nécessaire pour configurer l'heure d'envoi.

Nous commençons par le rôle Document Dispatch - Administrator.
Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Configuration du module.
Naviguez jusqu'à FactBox Setup.
Activez la case à cocher Envoi différé.
Toutes les entrées d'envoi de documents créées via la factbox seront désormais envoyées en différé et traitées avec la file d'attente des travaux d'envoi de documents.

L'autre option consiste à activer l'envoi automatique pour le profil d'envoi.

Nous commençons avec le rôle Document Dispatch - Administrateur.
Cliquez sur Setup dans le ruban et exécutez l'action General Datasets.
Cliquez sur le profil d'envoi qui doit être configuré avec l'heure d'envoi.
Activez la case à cocher Activer l'envoi automatique.
Lorsque l'utilisateur enregistre une commande dans le tableau correspondant, Document Dispatch envoie automatiquement les données en fonction du Type de sortie choisi.

Les étapes suivantes doivent être suivies pour activer le temps d'envoi.

Nous commençons par le rôle Document Dispatch - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action General Datasets.
Cliquez sur le profil d'envoi qui doit être configuré avec l'heure d'envoi.
Exécutez l'action Configuration du type de sortie dans la barre de ruban.
Saisissez le temps de distribution souhaité dans le champ Temps de distribution différé.
Chaque entrée d'envoi différé de documents provenant du profil d'envoi ne sera désormais traitée via la file d'attente des travaux qu'une fois le délai configuré écoulé.

Info

if no time is specified, the delayed entries will be processed as soon as the job queue is processed.

Définir si les destinataires étendus trouvés sont fusionnés

Démarrez dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
Naviguez vers Document Dispatch - Profiles dans le champ de recherche.
Sélectionnez un profil d'envoi que vous souhaitez modifier et qui fait partie du type de sortie Mail.
Utilisez l'action Configuration du type de sortie dans la barre d'action.
Activez ou désactivez le champ Combiner le partenaire. Ce champ indique si un seul courriel combiné ou des courriels séparés doivent être envoyés en cas de détection de plusieurs adresses électroniques de destinataires. Ce champ n'est utilisé que si la fonction de la table de données étendue des destinataires est utilisée. Si cette fonction est activée et que plus d'une ligne pour le même profil d'expédition et le même type d'adresse électronique est trouvée, le résultat sera fusionné (pas de fusion de documents) et envoyé dans un seul courriel. Sinon, chaque destinataire peut être sélectionné séparément.

Détection des Doublons pour les Pièces Jointes dans l'Envoi de Documents

La fonction de détection des doublons garantit que les pièces jointes identiques provenant de Document Central ne sont pas incluses plusieurs fois dans un même envoi. Pour cela, le système compare les fichiers à l'aide de valeurs de hachage, ce qui permet d'identifier de manière fiable les documents identiques.

Info

La détection automatique des doublons est liée au connecteur Document Central to Document Dispatch. Elle peut être activée lorsque "Document Central" est sélectionné comme type de pièce jointe dans le profil d'envoi.

Étapes pour activer la détection des doublons :

Sélectionnez un profil d'envoi que vous souhaitez utiliser pour envoyer des documents depuis Document Central.
Accédez à la section Pièces Jointes du Profil d'Envoi.
Sélectionnez le type de pièce jointe "Document Central".
L'objet sera rempli automatiquement et ne nécessite aucune modification.
Ajoutez une description de votre choix.
Cliquez sur "Options".
Dans les options de pièce jointe, vous devez sélectionner un type de contenu. Les documents avec ce type de contenu seront inclus dans l'envoi.
Dans les options, activez "Supprimer les pièces jointes en double".

Utilisation de la sélection de rapports dans les profils d'envoi de Document Dispatch

La sélection de rapports vous permet de contrôler quel modèle de rapport est utilisé pour chaque document. Cela garantit que, par exemple, les factures ou devis sont envoyés automatiquement avec le bon modèle, sans sélection manuelle.

Étapes pour configurer la sélection de rapports :

Utilisez la recherche pour ouvrir les profils d'envoi de Document Dispatch.
Sélectionnez un profil d'envoi dans lequel vous souhaitez configurer la sélection de rapports.
Accédez à la section Pièces jointes du profil d'envoi.
Ajoutez une nouvelle pièce jointe et sélectionnez Report Selection comme type.
Saisissez une description appropriée et sélectionnez l’objet souhaité.
Cliquez sur Options et choisissez une légende de fichier.
Définissez également l’utilisation de la sélection de rapports.
Pour ajouter d'autres modèles, utilisez la recherche pour ouvrir la zone de sélection de rapports correspondante (par exemple, « Sélection de rapports – Ventes ») et configurez les paramètres nécessaires.