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Configuration des pièces jointes

Dans Document Dispatch, il est possible de joindre un fichier à un e-mail envoyé via un profil de Dispatch. Cette fonctionnalité vous permet d'ajouter des documents supplémentaires tels que des conditions générales, des listes de prix ou d'autres fichiers pertinents. La pièce jointe est ajoutée automatiquement lors de la génération de l'e-mail, de sorte que toutes les informations nécessaires sont transmises dans un seul message.

Suivez ces étapes pour configurer une pièce jointe :

  1. Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup de la barre de menu.
  3. Sélectionnez le profil de Dispatch avec le type de sortie E-mail pour lequel une pièce jointe Fichier doit être configurée.
  4. Naviguez vers Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. Ajoutez une nouvelle ligne dans Dispatch Profile Attachment et sélectionnez le type de pièce jointe Fichier.
  6. Dans le champ de description, vous pouvez entrer des informations internes pour identifier l'objectif de la pièce jointe.

Options de pièce jointe

La page des options de pièce jointe dans Document Dispatch vous permet de configurer des paramètres détaillés pour une pièce jointe de fichier associée à un profil de Dispatch.

Suivez ces étapes pour configurer des options pour une pièce jointe de fichier dans Document Dispatch :

  1. Sélectionnez la pièce jointe avec le type de pièce jointe défini sur Fichier.
  2. Cliquez sur Options dans la barre de menu à côté de Document Dispatch – Dispatch Attachments.
  3. La page Options de pièce jointe s'ouvre.
  4. Dans Étiquette de fichier, sélectionnez une étiquette existante ou créez-en une nouvelle.

Importer

Dans Document Dispatch, les pièces jointes peuvent être importées soit directement dans la section des pièces jointes, soit via les options de pièce jointe.

Suivez ces étapes pour importer des fichiers dans les options de pièce jointe dans Document Dispatch :

  1. Sélectionnez la pièce jointe avec le type de pièce jointe défini sur Fichier.
  2. Cliquez sur Options dans la barre de menu à côté de Document Dispatch – Dispatch Attachments.
  3. La page Options de pièce jointe s'ouvre.
  4. Cliquez dans le menu sur Importer fichier.
  5. Vous pouvez faire glisser des documents dans le champ déroulant ou cliquer pour ouvrir le navigateur de fichiers.
  6. L'étiquette de fichier est automatiquement remplie avec le nom de la ligne de pièce jointe. Cette étiquette contient le nom du document et peut être modifiée en ouvrant l'étiquette de fichier.

Suivez ces étapes pour importer des fichiers dans l'aperçu Document Dispatch - Dispatch Profile :

  1. Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup de la barre de menu.
  3. Sélectionnez le profil de Dispatch avec le type de sortie E-mail pour lequel une pièce jointe Fichier doit être configurée.
  4. Naviguez vers Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. Dans la barre de menu de la page Dispatch Profile Attachment, vous pouvez exécuter l'action Importer fichier.
  6. L'étiquette de fichier est automatiquement remplie avec le nom de la ligne de pièce jointe. Cette étiquette contient le nom du document et peut être modifiée en ouvrant l'étiquette de fichier.

Exporter

Vous pouvez exporter des documents pour vérifier quels fichiers sont attachés au profil de Dispatch.

Suivez ces étapes pour exporter des fichiers dans les options de pièce jointe dans Document Dispatch :

  1. Sélectionnez la pièce jointe avec le type de pièce jointe défini sur Fichier.
  2. Cliquez sur Options dans la barre de menu à côté de Document Dispatch – Dispatch Attachments.
  3. La page Options de pièce jointe s'ouvre.
  4. Cliquez dans le menu sur Exporter fichier.
  5. Le document sera téléchargé et devrait apparaître dans votre dossier de téléchargements.

Suivez ces étapes pour exporter des fichiers dans l'aperçu Document Dispatch - Dispatch Profile :

  1. Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup de la barre de menu.
  3. Sélectionnez le profil de Dispatch avec le type de sortie E-mail pour lequel une pièce jointe Fichier doit être configurée.
  4. Naviguez vers Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. Dans la barre de menu de la page Dispatch Profile Attachment, vous pouvez exécuter l'action Exporter fichier.
  6. Le document sera téléchargé et devrait apparaître dans votre dossier de téléchargements.

Test de sortie

Vous pouvez effectuer un test de sortie pour vérifier si les pièces jointes sont générées correctement. Vous pouvez sélectionner une seule pièce jointe ou toutes les pièces jointes et démarrer le test de sortie. Tous les documents qui seraient normalement attachés dans un Dispatch seront téléchargés pendant ce processus.

Suivez ces étapes pour effectuer un test de sortie pour les pièces jointes configurées dans Document Dispatch – Dispatch Profile Attachment :

  1. Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup de la barre de menu.
  3. Sélectionnez le profil de Dispatch avec le type de sortie E-mail pour lequel une pièce jointe Fichier est configurée.
  4. Naviguez vers Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. Sélectionnez la pièce jointe que vous souhaitez inclure dans le test de sortie. Vous pouvez sélectionner une seule pièce jointe ou plusieurs pièces jointes selon vos besoins.
  6. Dans la barre de menu de la page Dispatch Profile Attachment, vous pouvez exécuter l'action Test de sortie.

Groupes de pièces jointes

Vous pouvez créer des groupes de pièces jointes qui seront fusionnés en un seul fichier lors du Dispatch, de sorte qu'un seul fichier soit envoyé.

Suivez ces étapes pour créer un groupe de pièces jointes pour Document Dispatch – Dispatch Profile Attachments :

  1. Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup de la barre de menu.
  3. Sélectionnez le profil de Dispatch pour lequel les pièces jointes doivent être fusionnées en un seul fichier lors du Dispatch.
  4. Naviguez vers Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. Vous pouvez créer un nouveau Groupe de pièces jointes soit via le menu dans la barre de menu, soit directement dans la liste sous Groupe de pièces jointes.
  6. Cliquez sur Groupes dans la barre de menu. Document Dispatch - Profile Attachment Groups s'ouvre.
  7. Entrez un code clair et descriptif pour le groupe de pièces jointes.
  8. Sélectionnez une étiquette de fichier existante ou créez-en une nouvelle. Le document fusionné utilisera l'étiquette de fichier sélectionnée comme son nom.
  9. Définissez des espaces réservés pour l'étiquette de fichier en cliquant sur les espaces réservés.
  10. Sélectionnez le type de fichier dans lequel le document fusionné doit être généré.
  11. Sous Gestion des fichiers non-PDF, configurez si les fichiers non-PDF doivent être ignorés et exclus du Dispatch, même s'ils font partie du groupe de pièces jointes.

Archivage dans Document Central via Document Inbound - Listes d'entrée.

Lorsque cette option est activée, le document est téléchargé dans une liste Document Inbound lors de l'envoi. De là, le document peut être attribué à Document Central pour un traitement ultérieur.

Suivez Configuration de l'attribution de RecordID pour créer une liste d'entrée RecordID.

Voir aussi