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Configuration d'une pièce jointe de profil de dispatch central de documents

Info

Dans Document Dispatch, il est possible d'ajouter des documents du Document Central au profil de dispatch. Pour permettre l'utilisation de la pièce jointe de profil de dispatch central de documents, l'application Connector Document Central for Dispatch doit être installée et licenciée.

Étapes pour configurer un type de pièce jointe de Document Central

Les étapes suivantes doivent être complétées pour configurer une pièce jointe de profil de dispatch central de documents.

  1. Nous commençons avec le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup de la barre de menu.
  3. Sélectionnez le profil de dispatch dans lequel la pièce jointe de Document Central doit être définie.
  4. Saisissez la ligne Dispatch Profile Attachment et sélectionnez le type Document Central.
  5. Exécutez l'action Options dans la barre de menu.
  6. Saisissez le champ Content Type et sélectionnez le Document Central Content Type souhaité à l'aide de la fonction de recherche.
  7. Saisissez le champ Caption et sélectionnez la description de fichier souhaitée.

Info

Le type de pièce jointe Document Central ajoute toutes les entrées de Document Central trouvées avec le type de contenu sélectionné au profil de dispatch de documents.

Étapes pour définir un mappage de données pour les critères de tri

Les étapes suivantes doivent être complétées pour configurer un mappage de données pour les critères de tri.

Info

Dans cet exemple, un mappage de données des factures de vente enregistrées aux expéditions de vente enregistrées est créé.

  1. Commencez dans les Document Dispatch - Dispatch Profiles.
  2. Sélectionnez le profil de dispatch dans lequel la pièce jointe DMS a été définie.
  3. Saisissez la ligne Dispatch Profile Attachment et sélectionnez la pièce jointe de type Document Central.
  4. Exécutez l'action Options dans la barre de menu.
  5. Naviguez jusqu'au champ Dynamic Mapping Code.
  6. Sélectionnez l'option Lookup et choisissez New.
  7. Saisissez le Code et la Description pour le nouveau mappage de données.
  8. Saisissez la Description pour le nouveau mappage de données.
  9. Saisissez la Source Table avec "Sales Invoice Header - 112".
  10. Naviguez jusqu'aux lignes.
  11. Sélectionnez le champ de type.
  12. Saisissez la Target Table avec "Sales Invoice Header - 112".
  13. Saisissez le Target Field avec "No.".
  14. Saisissez la Source Table avec "Sales Invoice Line - 113".
  15. Saisissez le Source Field avec "Document No.".
  16. Naviguez jusqu'à une nouvelle ligne.
  17. Sélectionnez le type Filter.
  18. Saisissez la Source Table avec "Sales Invoice Line - 113".
  19. Saisissez le Source Field avec "Shipment No.".
  20. Saisissez le Field Filter avec <>''.
  21. Naviguez jusqu'à une nouvelle ligne.
  22. Sélectionnez le type Field.
  23. Saisissez la Target Table avec "Sales Invoice Line - 113".
  24. Saisissez le Target Field avec "Shipment No.".
  25. Saisissez la Source Table avec "Sales Shipment Header - 110".
  26. Saisissez le Source Field avec "No.".
  27. Naviguez jusqu'à une nouvelle ligne.
  28. Sélectionnez le type Return.
  29. Saisissez la Source Table avec "Sales Shipment Header - 110".
  30. Saisissez le Source Field avec "No.".
  31. Saisissez l'Search Option avec "Repeat" pour toutes les lignes.
  32. Enregistrez et fermez.

Test du mappage de données

Après avoir créé un mappage de données, vous pouvez tester le mappage de données avant de l'utiliser.

  1. Naviguez vers la barre de menu dans la carte Data mapping.
  2. Cliquez sur Test Data mapping.
  3. Sélectionnez un document dans la liste qui a une entrée pour l'en-tête d'expédition de vente.
  4. Confirmez avec OK.

Étapes pour définir un critère de tri pour les types de pièces jointes DMS

Les étapes suivantes doivent être complétées pour configurer un critère de tri pour les pièces jointes de Document Central.

  1. Nous commençons avec le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup de la barre de menu et exécutez Dispatch Profiles.
  3. Sélectionnez le Dispatch Profile dans lequel la pièce jointe de Document Central doit être définie.
  4. Saisissez la ligne Dispatch Profile Attachment et sélectionnez le type DMS.
  5. Sélectionnez ou créez un groupe de pièces jointes pour la pièce jointe de Document Central.
  6. Exécutez l'action Options dans la barre de menu.
  7. Saisissez le champ Dynamic Mapping Code et sélectionnez le Mapping souhaité à l'aide de la fonction de recherche.
  8. Saisissez le champ Sorting Criteria - Field et sélectionnez le champ souhaité à utiliser comme valeur pour le critère de tri.
  9. Saisissez le champ Attachment Group Sequence et indiquez l'ordre dans lequel la pièce jointe de Document Central doit être placée lors de la fusion du document.

Info

  • Le type de pièce jointe DMS ajoute les documents appropriés de Document Central en tant que pièces jointes. Les documents identifiés dans Document Central sont triés dans l'ordre souhaité selon ces critères lorsque des critères de tri sont définis.
  • Le code de mappage dynamique détermine d'où les entrées de Document Central sont recherchées. Si aucun code de mappage dynamique n'est configuré, les relations et l'enregistrement source sont utilisés pour déterminer les entrées de Document Central.

Détection des doublons pour les pièces jointes dans Document Dispatch

La fonction de détection des doublons garantit que des pièces jointes identiques de Document Central ne sont pas incluses plusieurs fois dans un seul dispatch. Pour ce faire, le système compare les fichiers à l'aide de ce qu'on appelle des valeurs de hachage, ce qui lui permet d'identifier de manière fiable les documents identiques.

Info

La détection automatique des doublons est liée au connecteur Document Central to Document Dispatch. Elle peut être activée lorsque "Document Central" est sélectionné comme type de pièce jointe dans le profil de dispatch.

Étapes pour activer la détection des doublons :

  1. Sélectionnez n'importe quel profil de dispatch que vous souhaitez utiliser pour envoyer des documents depuis Document Central.
  2. Naviguez vers la section Dispatch Profile Attachments.
  3. Sélectionnez le type de pièce jointe "Document Central".
  4. L'objet sera automatiquement rempli et ne doit pas être modifié.
  5. Ajoutez une description quelconque.
  6. Cliquez sur "Options".
  7. Dans les options de pièce jointe, vous devez sélectionner un Content Type. Les documents avec ce type de contenu seront inclus dans le dispatch.
  8. Activez dans les options "Remove Duplicate Attachments".