Configuration du module
La configuration du module offre différentes options de configuration pour adapter le comportement du module. Ici, vous pouvez définir des paramètres pour les partenaires commerciaux, le CRM, l'envoi d'e-mails, le mode test ainsi que les options de processus et de FactBox.
Activation du module
Les fonctionnalités et processus de Document Dispatch peuvent être activés et désactivés manuellement. Le module est désactivé par défaut lors de l'installation via l'assistant de configuration.
Les étapes suivantes doivent être exécutées pour activer le module Document Dispatch :
- Démarrez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Cochez la case Activer le module.
- Le module Document Dispatch est maintenant activé.
Avertissement
Il est important de noter que Document Dispatch ne peut être utilisé que si le module est activé et licencié.
Gestion des licences
La page Gestion des licences offre un aperçu de toutes les licences actives. Sur la page « Gestion des licences », vous pouvez réinitialiser la licence, augmenter ou diminuer le nombre de licences utilisateur pour une licence et afficher les détails de la licence.
Pour accéder à la page de gestion des licences, suivez ces étapes :
- Ouvrez la Configuration de votre produit et sélectionnez l'action Licenciement.
- La page de licence du produit s'ouvre.
- Cliquez sur Licence.
- Sélectionnez dans la barre de menu l'action Gestion des licences.
- Vous êtes maintenant sur la Gestion des licences - Liste des licences.
Réinitialisation d'une licence produit
La fonction de réinitialisation vous permet de réinitialiser votre licence une fois par jour pour la réactiver.
Pour réinitialiser une licence produit, procédez comme suit :
- Assurez-vous d'être sur la page Gestion des licences - Liste des licences.
- Sélectionnez la licence que vous souhaitez réinitialiser.
- Sélectionnez dans la barre de menu l'action Réinitialiser.
!!! info - La réinitialisation est documentée par nos soins et n'est autorisée qu'une fois par jour et par licence. - Vous pouvez également réinitialiser la licence actuellement active en sélectionnant l'action Réinitialiser sur la Gestion des licences - Liste des licences.
Warning
Si la licence actuellement active est réinitialisée, les informations de licence sont supprimées. Cela signifie que la licence sera affichée comme Non licenciée. Pour réactiver la licence, elle doit être réactivée.
Configuration de la langue
Document Dispatch peut être utilisé dans toutes les langues disponibles. Pour garantir une expérience utilisateur cohérente, la langue souhaitée doit être définie dans le système. Cela empêche les paramètres de langue mélangés dans différentes zones de Document Dispatch. La configuration de la langue peut être effectuée dans la configuration de Document Dispatch.
Les étapes suivantes doivent être exécutées pour configurer la langue :
- Démarrez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Cliquez sur Démarrer et sélectionnez ensuite la section Langues dans la barre de menu.
- Sélectionnez et ajoutez la langue souhaitée via le menu déroulant.
Info
La langue choisie sera affichée dans chaque zone de Document Dispatch nécessitant une configuration linguistique.
Configuration du délai de transmission au serveur de messagerie
La mise en œuvre d'un délai lors de l'envoi d'e-mails est cruciale pour l'efficacité et la fiabilité d'un serveur de messagerie. Un délai contrôlé aide le serveur à gérer efficacement les ressources, à éviter les surcharges et à garantir un traitement fluide de grandes quantités d'e-mails. Cette approche réduit le risque que le serveur refuse des e-mails en raison d'un trafic élevé ou d'une surcharge de ressources.
Pour définir une valeur de délai d'e-mail, procédez comme suit :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Saisissez la valeur de délai dans le champ Envoi d'e-mail retardé (ms).
- Le temps de délai est maintenant défini.
Configuration de la transmission dans l'historique
Document Dispatch traite les entrées via la file d'attente. Les entrées traitées avec succès peuvent ensuite être déplacées dans l'historique.
Pour activer la transmission dans l'historique des files d'attente, procédez comme suit :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Cochez la case Transférer automatiquement dans l'historique.
- Indiquez la formule, combien de temps en arrière les entrées doivent être transférées, dans le champ Formule d'historique.
- La transmission dans l'historique est maintenant activée.
Info
Le champ Dernière transmission dans l'historique affiche la date et l'heure de la dernière transmission dans l'historique.
Configuration de la taille maximale du fichier d'aperçu
Lors des aperçus de fichiers, de gros fichiers peuvent générer de longues requêtes à l'API Simova. Pour éviter cela, vous pouvez définir une taille de fichier maximale pour l'aperçu.
Pour définir la taille maximale du fichier, procédez comme suit :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Saisissez la taille maximale du fichier en Mo pour l'aperçu dans le champ Taille maximale du fichier d'aperçu (MB).
- La taille maximale est maintenant définie.
Configuration de la Factbox
Configuration de l'envoi retardé pour la Factbox
Lorsque des entrées sont envoyées via la Factbox, l'envoi se fait toujours immédiatement. Cependant, il est possible d'envoyer ces entrées avec un délai via une file d'attente de tâches. Lors de l'envoi retardé, les entrées ne sont pas traitées immédiatement, mais gérées via la file d'attente de tâches.
Pour configurer l'envoi retardé pour la Factbox, procédez comme suit :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Cochez la case Envoyer avec retard.
- L'envoi retardé est maintenant activé.
Info
Lorsque l'envoi retardé est activé dans la configuration du module, ce paramètre s'applique à tous les profils de dispatch configurés. Les e-mails planifiés avec un temps de retard ne sont pas envoyés immédiatement. Au lieu de cela, le système crée des entrées d'envoi retardé qui sont ensuite traitées par la file d'attente de tâches.
Configuration de la confirmation d'envoi
Les entrées envoyées avec un retard via la file d'attente peuvent être configurées pour exiger une confirmation avant l'envoi.
Pour activer la confirmation pour les entrées retardées, procédez comme suit :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Cochez la case Confirmer l'envoi.
- La confirmation d'envoi est maintenant activée.
Configuration de l'état de la Factbox
La Factbox Document Dispatch sert d'outil central pour l'envoi manuel de documents. Les utilisateurs peuvent démarrer l'envoi directement depuis la Factbox, qui affiche également l'état d'envoi actuel.
Avec ces étapes, vous pouvez activer ou désactiver l'état :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Activez ou désactivez les états souhaités dans la section Affichage de l'état.
- La Factbox affichera maintenant l'état requis.
Configuration des processus
Dans la configuration du module, vous trouverez l'onglet pour la configuration des processus. Dans cet onglet, vous trouverez le groupe « Priorité de l'identification des destinataires ».
Types de destinataires
Les types de destinataires suivants sont disponibles :
- Partenaires commerciaux Document Dispatch : Les adresses e-mail sont configurées de manière statique.
- Configuration de tableau dynamique : Les adresses e-mail sont lues à partir du client/fournisseur respectif.
- Configuration avancée des destinataires : Une configuration est effectuée directement avec le client/fournisseur.
Priorité de l'identification des destinataires
Vous pouvez définir la priorité pour l'identification des destinataires indépendamment du nombre de types de destinataires activés. Cela vous permet d'indiquer quelle option doit être vérifiée en premier. Dans la configuration, des options telles que partenaires commerciaux Document Dispatch, configuration avancée des destinataires et configuration de tableau dynamique peuvent être disposées dans l'ordre souhaité pour garantir que l'identification suit la priorité définie. Si aucun destinataire n'est trouvé dans une option, la priorité suivante est recherchée.
- Démarrez dans la Configuration du module Document Dispatch.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à l'onglet Configuration des processus.
- Trois options seront affichées, selon lesquelles l'ordre de sélection des destinataires est priorisé.
Important
Partenaires commerciaux Document Dispatch
- C'est une source couramment utilisée dans Document Dispatch. Le système peut extraire les données des destinataires, y compris les adresses e-mail, à partir d'une table de partenaires commerciaux prédéfinie, qui est généralement intégrée dans le processus d'envoi. Cette table sert de référentiel standard pour les informations sur les destinataires.
**Destinataire avancé**
- Certaines configurations incluent une table de destinataires avancée, qui est liée aux données de base. Cette configuration permet une source plus complète et potentiellement dynamique pour les informations sur les destinataires, ce qui peut être particulièrement utile lorsque les données de base contiennent des détails étendus sur différents destinataires.
**Destinataire dynamique**
- Permet de récupérer dynamiquement des adresses e-mail à partir de la carte client ou fournisseur correspondante. Cela élimine la nécessité de maintenir des adresses e-mail dans une table séparée. Les informations sur les destinataires sont directement récupérées à partir des données de base, ce qui réduit les efforts de maintenance et garantit la cohérence des données.
Activation de l'aperçu Multimail
Les étapes suivantes doivent être exécutées pour activer l'aperçu Multimail :
- Démarrez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à l'onglet Configuration des processus.
- Dans la section Multimail, cochez la case Utiliser l'aperçu Multimail.
La performance de l'aperçu Multimail varie en fonction du nombre d'entrées sélectionnées. Pour garantir une performance optimale, une limite pour le nombre d'entrées affichées en aperçu peut être définie.
Pour définir une limite pour le nombre d'entrées dans l'aperçu Multimail :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans le menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Dans la section Multimail, cochez la case Utiliser l'aperçu Multimail.
- Cochez la case Limite d'aperçu Multimail.
- Indiquez le nombre de documents à afficher en aperçu dans le champ Nombre d'aperçu Multimail.
Info
L'aperçu Multimail est maintenant activé et peut être utilisé. L'aperçu permet aux utilisateurs de visualiser les pièces jointes, d'inclure ou d'exclure des pièces jointes ou de modifier les adresses e-mail des destinataires avant l'envoi des e-mails. Si l'aperçu Multimail n'est pas activé, les e-mails sont envoyés directement sans interaction de l'utilisateur. La valeur par défaut pour le Nombre d'aperçu Multimail est fixée à 100.
Configuration de la Factbox des Partenaires Commerciaux
Pour permettre la création de partenaires commerciaux pour les contacts, clients et fournisseurs avec la Factbox des Partenaires Commerciaux, suivez les étapes suivantes :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Cochez la case Permettre la création de partenaires commerciaux.
- Indiquez le code de langue qui sera choisi lorsque le code de langue n'est pas présent dans les données de base, dans le champ Code de langue par défaut.
- Activez Créer un partenaire commercial à partir d'un contact pour créer un partenaire commercial à partir d'un contact.
- Activez Créer un partenaire commercial à partir d'un client pour créer un partenaire commercial à partir d'un client.
- Indiquez le code de mappage pour la table des clients dans le champ Code de mappage des clients.
- Indiquez le code de relation pour la table des clients dans le champ Code de relation des clients.
- Activez Créer un partenaire commercial à partir d'un fournisseur pour créer un partenaire commercial à partir d'un fournisseur.
- Indiquez le code de mappage pour la table des fournisseurs dans le champ Code de mappage des fournisseurs.
- Indiquez le code de relation pour la table des fournisseurs dans le champ Code de relation des fournisseurs.
- La création de partenaires commerciaux pour les contacts, clients et fournisseurs est maintenant activée pour la Factbox des Partenaires Commerciaux.
Note
Lorsque la configuration par défaut est importée, les paramètres du point 4 sont déjà appliqués et n'ont pas besoin d'être définis à nouveau. Vous devez simplement activer la création de partenaires commerciaux.
Pour garantir que l'adresse e-mail d'un partenaire commercial est unique, suivez les étapes suivantes :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Cochez la case Adresse de destinataire unique.
- Une adresse e-mail ne peut être ajoutée qu'à une seule entrée de partenaire commercial.
Intégration CRM
L'intégration CRM de Document Dispatch permet un suivi sans faille de tous les documents envoyés. Il est enregistré qui a envoyé quel document quand. Ces informations sont toujours traçables, ce qui augmente la transparence dans les interactions avec les clients.
Configuration de l'intégration CRM
Pour activer l'intégration CRM, veuillez suivre ces étapes :
- Naviguez vers le centre de rôles Administrateur de Document Dispatch.
- Cliquez sur l'onglet Configuration.
- Ouvrez la configuration du module.
- Activez le champ CRM Actif dans le champ de configuration du module.
- Une fois le champ activé, utilisez la fonction de recherche pour rechercher Document Dispatch Business Mapping.
- Ouvrez le Business Mapping. Assurez-vous que dans la catégorie Contact, les champs Nom du contact et Numéro de contact sont correctement remplis.
Maintenant, toutes les entrées envoyées seront enregistrées via l'intégration CRM. Les entrées CRM peuvent être consultées via le contact respectif ou via les journaux d'interaction.
Avertissement
Veuillez vous assurer que le numéro de contact principal est enregistré pour tous les clients et fournisseurs. Cela garantit que les entrées CRM sont correctement créées et attribuées.
Mode Test
Le mode test vous permet d'envoyer tous les e-mails à l'adresse spécifiée dans le champ E-mail pour sortie de test. Lorsque ce mode est activé, aucun e-mail n'est envoyé aux véritables destinataires, ce qui garantit des tests sûrs sans impact sur les données réelles.
Pour activer ou désactiver le mode test, procédez comme suit :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Dispatch - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
- Naviguez vers la section Mode Test.
- Activez Mode Test et saisissez un E-mail pour sortie de test à laquelle les e-mails doivent être envoyés.
Configuration de l'E-Post
La configuration de l'E-Post vous permet d'afficher les informations principales pour la communication E-Post, telles que EKP, ID fournisseur et date d'expiration du jeton. De plus, vous pouvez activer le mode test E-Post pour envoyer des messages à une adresse e-mail de test spécifiée au lieu de véritables destinataires, ce qui garantit des tests sûrs. L'option Afficher la zone restreinte donne accès à des paramètres avancés.
Pour configurer initialement l'E-Post, suivez E-Post.