Configuration du module
La configuration du module offre diverses options de configuration pour ajuster le comportement du module. Ici, vous pouvez définir des paramètres pour les partenaires commerciaux, le CRM, l'envoi d'e-mails, le mode test, ainsi que les options de processus et de FactBox.
Activation du module
Les fonctions et processus de l'envoi de documents peuvent être activés et désactivés manuellement. Le module est désactivé par défaut lors de l'installation via l'assistant de configuration.
Les étapes suivantes doivent être effectuées pour activer le module d'envoi de documents :
- Commencez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Cochez la case Activer le module.
- Le module d'envoi de documents est maintenant activé.
Avertissement
Il est important de noter que l'envoi de documents ne peut être utilisé que si le module est activé et sous licence.
Gestion des licences
La page Gestion des licences fournit un aperçu de toutes les licences actives. Sur la page de gestion des licences, vous pouvez réinitialiser la licence, augmenter ou diminuer le nombre de licences utilisateur pour une licence, et voir les détails de la licence.
Suivez ces étapes pour accéder à la page de gestion des licences :
- Ouvrez la Configuration de votre produit et sélectionnez l'action Licences.
- La page de licence du produit s'ouvrira.
- Cliquez sur Licence.
- Dans la barre de menu, sélectionnez l'action Gestion des licences.
- Vous êtes maintenant sur la Gestion des licences - Liste des licences.
Réinitialisation d'une licence produit
La Fonction de réinitialisation vous permet de réinitialiser votre licence une fois par jour pour la réactiver.
Pour réinitialiser une licence produit, suivez ces étapes :
- Assurez-vous d'être sur la page Gestion des licences - Liste des licences.
- Sélectionnez la licence que vous souhaitez réinitialiser.
- Dans la barre de menu, sélectionnez l'action Réinitialiser.
Info
La réinitialisation est documentée par nos soins et n'est autorisée qu'une fois par jour par licence. - Vous pouvez également réinitialiser la licence actuellement active en sélectionnant l'action Réinitialiser sur la Gestion des licences - Liste des licences.
Warning
Si la licence actuellement active est réinitialisée, les informations de licence seront supprimées. Cela signifie que la licence sera affichée comme Non licenciée. Pour réactiver la licence, elle doit être activée à nouveau.
Configuration de la langue
L'envoi de documents peut être utilisé dans toutes les langues disponibles. Pour garantir une expérience utilisateur cohérente, la langue souhaitée doit être définie dans le système. Cela empêche les paramètres de langue mélangés dans différentes zones de l'envoi de documents. La configuration de la langue peut être effectuée dans la configuration de l'envoi de documents.
Les étapes suivantes doivent être effectuées pour configurer la langue :
- Commencez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Cliquez sur Démarrer puis sélectionnez la section Langues dans la barre de menu.
- Sélectionnez et ajoutez la langue souhaitée via le menu déroulant.
Info
La langue choisie sera affichée dans chaque zone de l'envoi de documents nécessitant une configuration de langue.
Configuration du délai d'envoi d'e-mails
Mettre en œuvre un délai dans l'envoi d'e-mails est crucial pour l'efficacité et la fiabilité d'un serveur de messagerie. Un délai contrôlé aide le serveur à gérer les ressources efficacement, à éviter les surcharges et à garantir un traitement fluide de grands volumes d'e-mails. Cette approche réduit le risque que le serveur rejette des e-mails en raison d'un trafic élevé ou d'une pression sur les ressources.
Pour définir une valeur de délai d'e-mail, suivez ces étapes :
- Naviguez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Entrez la valeur de délai dans le champ Envoi d'e-mail retardé (ms).
- Le temps de délai est maintenant défini.
Configuration du transfert vers l'historique
L'envoi de documents traite les entrées via la file d'attente. Les entrées traitées avec succès peuvent ensuite être déplacées vers l'historique.
Pour activer le transfert vers l'historique de la file d'attente, suivez ces étapes :
- Naviguez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Cochez la case Transférer automatiquement vers l'historique.
- Spécifiez la formule pour jusqu'à quelle date les entrées doivent être transférées dans le champ Formule d'historique.
- Le transfert vers l'historique est maintenant activé.
Info
Le champ Dernier transfert vers l'historique montre la date et l'heure du dernier transfert vers l'historique.
Configuration de la taille maximale du fichier d'aperçu
Les aperçus de fichiers peuvent générer de longues requêtes à l'API Simova pour de gros fichiers. Pour éviter cela, vous pouvez définir une taille maximale de fichier pour l'aperçu.
Suivez ces étapes pour définir la taille maximale du fichier :
- Naviguez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Entrez la taille maximale du fichier en Mo pour l'aperçu dans le champ Taille maximale du fichier d'aperçu (Mo).
- La taille maximale est maintenant définie.
Configuration de la FactBox
Configuration de l'envoi retardé pour la FactBox
Lorsque des entrées sont envoyées via la FactBox, l'envoi se produit toujours immédiatement. Cependant, il est possible d'envoyer ces entrées avec un délai via une file d'attente de tâches. Dans l'envoi retardé, les entrées ne sont pas traitées immédiatement mais gérées via la file d'attente de tâches.
Pour configurer l'envoi retardé pour la FactBox, suivez ces étapes :
- Naviguez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Cochez la case Envoyer avec retard.
- L'envoi retardé est maintenant activé.
Info
Lorsque l'envoi retardé est activé dans la configuration du module, ce paramètre s'applique à tous les profils d'envoi configurés. Les e-mails programmés avec un délai ne seront pas envoyés immédiatement. Au lieu de cela, le système crée des entrées d'envoi retardé qui sont ensuite traitées par la file d'attente de tâches.
Configuration de la confirmation d'envoi
Les entrées qui sont envoyées avec un délai via la file d'attente peuvent être configurées pour nécessiter une confirmation avant l'envoi.
Suivez ces étapes pour activer la confirmation pour les entrées retardées :
- Naviguez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Cochez la case Confirmer l'envoi.
- La confirmation d'envoi est maintenant activée.
Configuration de l'état de la FactBox
La FactBox d'envoi de documents sert d'outil central pour l'envoi manuel de documents. Les utilisateurs peuvent commencer l'envoi directement depuis la FactBox, qui affiche également l'état d'envoi actuel.
Avec ces étapes, vous pouvez activer ou désactiver l'état :
- Naviguez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Activez ou désactivez les états souhaités dans la section Affichage de l'état.
- La FactBox affichera maintenant l'état requis.
Configuration des processus
Dans la configuration du module, vous trouverez l'onglet pour la configuration des processus. Dans cet onglet, vous trouverez le groupe "Priorité de l'identification des destinataires".
Types de destinataires
Les types de destinataires suivants sont disponibles :
- Partenaires commerciaux d'envoi de documents : Les adresses e-mail sont configurées statiquement.
- Configuration de table dynamique : Les adresses e-mail sont lues à partir du client/fournisseur respectif.
- Configuration avancée des destinataires : Une configuration est effectuée directement avec le client/fournisseur.
Priorité de l'identification des destinataires
Vous pouvez définir la priorité pour l'identification des destinataires, peu importe combien de types de destinataires sont activés. Cela vous permet de spécifier quelle option doit être vérifiée en premier. Dans la configuration, des options telles que les partenaires commerciaux d'envoi de documents, la configuration avancée des destinataires et la configuration de table dynamique peuvent être arrangées dans l'ordre souhaité pour garantir que l'identification suit la priorité définie. Si aucun destinataire n'est trouvé dans une option, la priorité suivante est recherchée.
- Commencez dans la Configuration du module d'envoi de documents.
- Faites défiler jusqu'à l'onglet Configuration des processus.
- Trois options seront affichées, sur la base desquelles l'ordre de sélection des destinataires est priorisé.
Important
Partenaires commerciaux d'envoi de documents
- C'est une source couramment utilisée dans l'envoi de documents. Le système peut extraire les données des destinataires, y compris les adresses e-mail, à partir d'une table de partenaires commerciaux prédéfinie qui est généralement intégrée dans le processus d'envoi. Cette table sert de référentiel standard pour les informations sur les destinataires.
Destinataire avancé
- Certaines configurations incluent une table de destinataires avancés liée aux données maîtresses. Cette configuration permet une source d'informations sur les destinataires plus complète et potentiellement dynamique, ce qui peut être particulièrement utile lorsque les données maîtresses contiennent des détails étendus sur divers destinataires.
Destinataire dynamique
- Permet la récupération dynamique des adresses e-mail à partir de la carte client ou fournisseur correspondante. Cela élimine le besoin de maintenir des adresses e-mail dans une table séparée. Les informations sur les destinataires sont récupérées directement à partir des données maîtresses, réduisant l'effort de maintenance et garantissant la cohérence des données.
Activation de l'aperçu multi-e-mails
Les étapes suivantes doivent être effectuées pour activer l'aperçu multi-e-mails :
- Commencez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Faites défiler jusqu'à l'onglet Configuration des processus.
- Dans la section Multi-e-mails, cochez la case Utiliser l'aperçu multi-e-mails.
La performance de l'aperçu multi-e-mails varie en fonction du nombre d'entrées sélectionnées. Pour garantir des performances optimales, une limite pour le nombre d'entrées affichées dans l'aperçu peut être définie.
Pour définir une limite pour le nombre d'entrées dans l'aperçu multi-e-mails :
- Naviguez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans le menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Dans la section Multi-e-mails, cochez la case Utiliser l'aperçu multi-e-mails.
- Cochez la case Limite d'aperçu multi-e-mails.
- Entrez le nombre de documents à afficher dans l'aperçu dans le champ Nombre d'aperçu multi-e-mails.
Info
L'aperçu multi-e-mails est maintenant activé et peut être utilisé. L'aperçu permet aux utilisateurs de visualiser les pièces jointes, d'inclure ou d'exclure des pièces jointes, ou de modifier les adresses e-mail des destinataires avant d'envoyer les e-mails. Si l'aperçu multi-e-mails n'est pas activé, les e-mails sont envoyés directement sans interaction de l'utilisateur. La valeur par défaut pour le Nombre d'aperçu multi-e-mails est fixée à 100.
Configuration de la FactBox des partenaires commerciaux
Pour permettre la création de partenaires commerciaux pour les contacts, clients et fournisseurs avec la FactBox des partenaires commerciaux, suivez ces étapes :
- Naviguez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Cochez la case Activer la création de partenaires commerciaux.
- Spécifiez le code de langue à choisir lorsque aucun code de langue n'est présent dans les données maîtresses dans le champ Code de langue par défaut.
- Cochez Créer un partenaire commercial à partir du contact pour créer un partenaire commercial à partir d'un contact.
- Cochez Créer un partenaire commercial à partir du client pour créer un partenaire commercial à partir d'un client.
- Entrez le code de mappage pour la table des clients dans le champ Code de mappage commercial du client.
- Entrez le code de relation pour la table des clients dans le champ Code de relation commerciale du client.
- Cochez Créer un partenaire commercial à partir du fournisseur pour créer un partenaire commercial à partir d'un fournisseur.
- Entrez le code de mappage pour la table des fournisseurs dans le champ Code de mappage commercial du fournisseur.
- Entrez le code de relation pour la table des fournisseurs dans le champ Code de relation commerciale du fournisseur.
- La création de partenaires commerciaux pour les contacts, clients et fournisseurs est maintenant activée pour la FactBox des partenaires commerciaux.
Note
Lorsque la configuration par défaut est importée, les paramètres du point 4 sont déjà appliqués et n'ont pas besoin d'être définis à nouveau. Vous devez seulement activer la création de partenaires commerciaux.
Pour garantir que l'adresse e-mail d'un partenaire commercial est unique, suivez ces étapes :
- Naviguez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Cochez la case Adresse de destinataire unique.
- Une adresse e-mail ne peut être ajoutée que pour une seule entrée de partenaire commercial.
Intégration CRM
L'intégration CRM de l'envoi de documents permet un suivi sans faille de tous les documents envoyés. Elle enregistre qui a envoyé quel document quand. Cette information est traçable à tout moment, augmentant la transparence dans les interactions avec les clients.
Configuration de l'intégration CRM
Pour activer l'intégration CRM, veuillez suivre ces étapes :
- Naviguez vers le centre de rôle administrateur de l'envoi de documents.
- Cliquez sur l'onglet Configuration.
- Ouvrez la configuration du module.
- Dans le champ de configuration du module, activez le champ CRM Actif.
- Une fois le champ activé, utilisez la fonction de recherche pour rechercher Mappage commercial d'envoi de documents.
- Ouvrez le Mappage commercial. Assurez-vous que dans la catégorie Contact, les champs Nom du contact et Numéro de contact sont correctement remplis.
Maintenant, toutes les entrées envoyées seront enregistrées via l'intégration CRM. Les entrées CRM peuvent être consultées via le contact respectif ou via les journaux d'interaction.
Avertissement
Veuillez vous assurer que le numéro de contact principal pour tous les clients et fournisseurs est enregistré. Ce n'est qu'alors qu'il peut être garanti que les entrées CRM sont créées et attribuées correctement.
Mode test
Le mode test vous permet d'envoyer tous les e-mails à l'adresse spécifiée dans le champ E-mail pour sortie de test. Lorsque ce mode est activé, aucun e-mail n'est envoyé aux véritables destinataires, garantissant des tests sûrs sans impact sur les données réelles.
Pour activer ou désactiver le mode test, suivez ces étapes :
- Naviguez dans le centre de rôle Envoi de documents - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
- Naviguez vers la section Mode test.
- Activez Mode test et entrez un E-mail pour sortie de test auquel les e-mails doivent être envoyés.
Configuration E-Post
La configuration E-Post vous permet d'afficher les informations principales pour la communication E-Post, telles que EKP, ID fournisseur et date d'expiration du jeton. De plus, vous pouvez activer le Mode test E-Post pour envoyer des messages à une adresse e-mail de test spécifiée au lieu de véritables destinataires, garantissant des tests sûrs. L'option Afficher la zone restreinte donne accès aux paramètres avancés.
Pour configurer initialement E-Post, suivez E-Post.