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Configuration du type de sortie Email

Le type de sortie Email permet d'envoyer des emails via Document Dispatch. Cette documentation explique comment configurer et utiliser le type de sortie Email.

Création d'un type de sortie Email

Suivez ces étapes pour configurer un type de sortie Email :

  1. Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup dans la barre de menu.
  3. Appuyez sur Nouveau pour créer un nouveau Document Dispatch Dispatch Profile.
  4. Entrez un nom dans le champ Code pour indiquer clairement l'objectif de cette configuration. Cela garantit que la configuration peut être facilement identifiée pour le type de Dispatch prévu. Ensuite, sélectionnez Email comme Output Type et choisissez, par exemple, la Table 112 (En-tête de Facture de Vente). La table est requise pour que le système sache quel rapport utiliser et de quelle table l'email doit être envoyé.
  5. Appliquez les paramètres d'onglet que vous souhaitez utiliser dans les Checkboxes à côté.

Options de Checkbox

Checkbox Description
Activer l'envoi via la Factbox Active l'envoi via la Factbox de Document Dispatch et active la Factbox elle-même. Si vous n'avez pas besoin de cette fonctionnalité, désactivez cette option.
Activer la sélection des pièces jointes via la FactBox Indique si la Sélection de Pièces Jointes est affichée. Si activé, une fenêtre contextuelle apparaît pendant le processus de Dispatch, permettant aux utilisateurs de sélectionner les pièces jointes à envoyer.
Activer l'envoi automatique Active l'envoi automatique du profil de Dispatch. Si activé, la conversion ou la publication du document Business Central correspondant déclenche le processus de Dispatch. Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les processus de vente et d'achat standard.
Traitement via l'entrée de Job Queue 'Document Dispatch - Preparing Pending Entries' Indique si la création de documents doit être traitée via la Job Queue. Cette option améliore les performances en traitant la création de documents en arrière-plan plutôt que pendant la conversion de documents. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez activer l'envoi automatique.
Exiger une confirmation pour l'envoi automatique Exige une confirmation avant que l'envoi automatique ne continue. Si activé, les utilisateurs autorisés doivent confirmer l'envoi avant que le processus ne continue. L'entrée reçoit initialement le statut "Confirmer".
Utiliser une configuration dynamique Active la configuration dynamique, qui utilise des mappings de partenaires commerciaux dynamiques pour identifier le destinataire et son adresse email. Pour plus de détails, voir la section Configuration d'un profil de Dispatch Document.
Vérifier les entrées non envoyées Active le profil de Dispatch pour l'envoi des entrées de dispatch non envoyées sur la page Unsent Dispatch Entries. Si elle n'est pas active, le profil ne sera pas pris en compte.
Créer des entrées non envoyées Active la création d'entrées de dispatch non envoyées pour la table de profil de Dispatch lorsque aucun profil valide n'est trouvé pendant le processus de publication.
Code de langue par défaut Spécifie le code de langue par défaut utilisé pour identifier la langue.
Page Spécifie la page associée à la table sélectionnée. Cette page est utilisée dans la File d'attente de Dispatch Document et permet aux utilisateurs d'ouvrir directement l'enregistrement du Partenaire Commercial à partir de l'entrée de la file d'attente.

Configuration du type de sortie

La configuration du type de sortie définit comment les documents sont envoyés en utilisant la méthode de sortie sélectionnée. Par exemple, si vous utilisez Email, vous pouvez configurer les paramètres de base nécessaires pour envoyer des documents par email.

Suivez ces étapes pour ouvrir les paramètres du type de sortie :

  1. Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup dans la barre de menu.
  3. Sélectionnez le Dispatch Profile avec le type de sortie Email.
  4. Cliquez sur Output Type Settings dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.

Email

Type de modèle d'email

Dans Document Dispatch, vous pouvez définir quel modèle d'email est utilisé lors de l'envoi de documents par email. Le modèle détermine la mise en page et le contenu du message email. Vous pouvez choisir entre les modèles Document Dispatch ou le modèle Business Central Standard.

  1. Commencez dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup dans la barre de menu.
  3. Sélectionnez le Dispatch Profile avec le type de sortie Email.
  4. Cliquez sur Output Type Settings dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.
  5. Dans le Type de modèle d'email, sélectionnez Document Dispatch ou Business Central Standard.
  6. La configuration du modèle change en fonction de si vous sélectionnez Document Dispatch ou Business Central Standard.

Limitation de Microsoft

Limite d'envoi Microsoft 365/Exchange

Lors de l'envoi de volumes importants d'emails ou d'emails avec de grandes pièces jointes via la fonction MultiMail, ainsi que lors du traitement des envois d'emails via la Job Queue, les limites d'envoi côté serveur de Microsoft 365/Exchange peuvent être dépassées (par exemple, 150 Mo taille totale des emails et pièces jointes par boîte aux lettres dans les 5 minutes).
Cela peut entraîner des erreurs (Status code 429 – IncomingBytes limit exceeded).

Cette limitation est une restriction de service Outlook documentée, s'applique par boîte aux lettres (indépendamment du nombre d'applications utilisées) et ne peut pas être contournée techniquement.

Pour comprendre cela et d'autres limitations, nous recommandons de consulter la source suivante.

Source : Microsoft Graph - Limits

Configuration du destinataire

Dans la section Configuration du destinataire, vous trouverez l'option de combiner des emails. Cette option est utilisée pour combiner les adresses email de la configuration avancée des destinataires, de la configuration des partenaires commerciaux et de la configuration dynamique, permettant aux destinataires dans les champs À, CC et CCI d'être inclus simultanément lors de l'envoi d'emails.

Suivez ces étapes pour activer la combinaison d'emails :

  1. Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup dans la barre de menu.
  3. Sélectionnez le Dispatch Profile avec le type de sortie Email.
  4. Cliquez sur Output Type Settings dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.
  5. Activez Combine Emails dans la Configuration du destinataire.

Modèle d'email de Document Dispatch

Configuration du modèle d'email de Document Dispatch

Suivez ces étapes pour configurer le modèle d'email de Document Dispatch :

  1. Configurez un modèle en utilisant Configuration des modèles d'email.
  2. Sélectionnez un modèle dans le champ Modèle d'email par défaut.
  3. Cliquez sur l'action Email Placeholders dans la barre de menu pour configurer les espaces réservés pour le modèle.
  4. Cliquez sur le champ Email Signature pour activer une signature.
  5. Cliquez sur les actions Email Signature Placeholders et Email Signature Assignment pour configurer la signature.

Configuration de MultiMail

Configuration du modèle MultiMail

Suivez ces étapes pour configurer le modèle MultiMail :

  1. Configurez un modèle en utilisant Configuration des modèles MultiMail.
  2. Sélectionnez un modèle dans le champ Code de modèle MultiMail.

Activation de la fusion pour MultiMail

Suivez ces étapes pour fusionner les emails MultiMail :

  1. Sélectionnez le profil de Dispatch avec le type de sortie Email pour lequel vous souhaitez configurer la fusion.
  2. Effectuez l'action Output Type Setup dans la barre de menu.
  3. Activez la case à cocher Merge MultiMail Emails.

Info

La fusion des emails est maintenant activée et peut être utilisée. Maintenant, tous les emails créés par MultiMail qui ont la même adresse email "À" et le même profil de Dispatch seront fusionnés en un seul email avec toutes les pièces jointes trouvées. Si la fusion des emails n'est pas activée, chaque email sera envoyé séparément, en utilisant le modèle d'email par défaut.

Configuration de l'envoi différé pour les entrées MultiMail

Les étapes suivantes doivent être complétées pour activer l'envoi différé des entrées MultiMail.

  1. Sélectionnez le profil de Dispatch avec le type de sortie Email pour lequel vous souhaitez configurer l'envoi différé.
  2. Effectuez l'action Output Type Setup dans la barre de menu.
  3. Activez la case à cocher Delayed Sending.

Temps d'envoi différé

Lors de l'envoi d'emails via un profil de Dispatch, vous pouvez les programmer pour qu'ils soient envoyés à un moment spécifique au lieu d'immédiatement. En entrant une heure dans le champ Delayed Sending Time, le système crée une entrée de Dispatch avec le statut Différé. Cette entrée reste dans la file d'attente jusqu'à ce que l'heure spécifiée soit atteinte, moment auquel les emails sont automatiquement envoyés.

Suivez ces étapes pour définir un temps d'envoi différé :

  1. Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup dans la barre de menu.
  3. Sélectionnez le Dispatch Profile avec le type de sortie Email.
  4. Cliquez sur Output Type Settings dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.
  5. Accédez à Delayed Sending Time.
  6. Entrez l'heure d'envoi souhaitée dans le champ Delayed Sending Time.
  7. Toute entrée de Document Dispatch différée provenant du profil de Dispatch ne sera désormais traitée via la Job Queue qu'après l'expiration du temps configuré.

Configuration de l'envoi automatique

Le profil de Dispatch peut être configuré pour envoyer des emails automatiquement lors de la publication. Cependant, dans certains cas, vous pouvez vouloir modifier le texte de l'email, ajouter des informations supplémentaires ou changer les pièces jointes.

Warning

L'activation de cette option peut affecter le flux de travail de publication. Par exemple, lors de la publication de factures, une boîte de dialogue supplémentaire peut apparaître demandant si vous souhaitez ouvrir la boîte de dialogue email ou ajouter une pièce jointe.

Activation de la boîte de dialogue lors de la publication

Warning

Cette fonction ne peut pas être combinée avec les options Process via Job Queue et Dispatch Confirmation.

Lorsque l'option Envoi automatique lors de la publication est activée, les emails sont généralement envoyés immédiatement après la publication sans interaction de l'utilisateur. Cependant, l'activation de la boîte de dialogue email lors de la publication permet à l'utilisateur de revoir ou de modifier l'email avant l'envoi.

Suivez ces étapes pour activer la boîte de dialogue email lors de la publication :

  1. Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup dans la barre de menu.
  3. Sélectionnez le Dispatch Profile avec le type de sortie Email.
  4. Cliquez sur Output Type Settings dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.
  5. Activez Email Dialog When Posting.

Activation de la sélection de pièces jointes pour l'envoi automatique

Lorsque cette option est activée, vous pouvez ajouter une pièce jointe supplémentaire pendant le processus de publication.

Suivez ces étapes pour activer la sélection de pièces jointes pour l'envoi automatique :

  1. Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez Dispatch Profiles dans le menu Setup dans la barre de menu.
  3. Sélectionnez le Dispatch Profile avec le type de sortie Email.
  4. Cliquez sur Output Type Settings dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.
  5. Activez Attachment Selection for Automatic Sending.

Sélection du type de sortie de Document Dispatch

La sélection du type de sortie vous permet de spécifier comment les documents sont envoyés en utilisant le profil de dispatch, soit par email, soit via un codeunit. Lors de l'envoi directement depuis la FactBox de Document Dispatch, vous pouvez décider si le document est envoyé par email ou exécuté via un codeunit. Cela offre une flexibilité dans la livraison des documents.

Suivez ces étapes pour définir la sélection du type de sortie :

  1. Commencez dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
  2. Ouvrez les Dispatch Profiles dans le menu Setup dans la barre de menu.
  3. Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau Document Dispatch Dispatch Profile.
  4. Entrez un nom dans le champ Code pour indiquer clairement l'objectif de cette configuration. Cela garantit que la configuration peut être facilement identifiée pour le type de Dispatch prévu. Ensuite, sélectionnez Selection comme Output Type.
  5. Appliquez les paramètres d'onglet souhaités dans les Checkboxes à côté.
  6. Cliquez sur Output Type Options dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.

Dans les paramètres du type de sortie, vous pouvez activer à la fois Email et Codeunit. Cela vous permet de configurer l'envoi d'emails ainsi que les paramètres d'exécution pour le codeunit.

Pièce jointe de profil de Dispatch

Création d'une pièce jointe de profil de Dispatch

Après avoir créé le profil de Dispatch, l'étape suivante consiste à configurer une pièce jointe. Il existe différents types de pièces jointes, tels que :

Type de pièce jointe Description
Rapport Ce type permet de joindre un rapport prédéfini du système.
Fichier Ce type permet de joindre un fichier.
Codeunit Ce type permet de joindre un codeunit.
Rapport/Codeunit --
Sélection de rapport Ce type permet de sélectionner un rapport spécifique.
Document Central pour Dispatch Ce type permet de joindre des documents du Document Central.

| XML |--| | XSD |--|

Voir aussi