Configuration du type de sortie E-mail
Le type de sortie E-mail permet l'envoi d'e-mails via Document Dispatch. Cette documentation explique comment configurer et utiliser le type de sortie E-mail.
Création d'un type de sortie E-mail
Suivez les étapes suivantes pour configurer un type de sortie E-mail :
- Nous commençons avec le rôle Document Dispatch - Administrateur.
- Ouvrez Profils d'envoi dans le menu Configuration de la barre de menu.
- Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau profil d'envoi Document Dispatch.
- Entrez un nom dans le champ Code pour indiquer clairement l'objectif de cette configuration. Cela garantit que la configuration peut être facilement identifiée pour le type d'envoi prévu. Sélectionnez ensuite E-mail comme type de sortie et choisissez par exemple le tableau 112 (en-tête de facture de vente). Le tableau est nécessaire pour que le système sache quel rapport utiliser et de quel tableau l'e-mail doit être envoyé.
- Appliquez les paramètres d'onglet que vous souhaitez utiliser dans les cases à cocher à côté.
Options de case à cocher
| Case à cocher | Description |
|---|---|
| Permet l'envoi via la Factbox | Active l'envoi via la Factbox Document Dispatch et active la Factbox elle-même. Si vous n'avez pas besoin de cette fonctionnalité, désactivez cette option. |
| Permet la sélection de pièces jointes via la FactBox | Indique si la sélection de pièces jointes doit être affichée. Si activé, une fenêtre contextuelle apparaîtra pendant le processus d'envoi, permettant aux utilisateurs de sélectionner les pièces jointes à envoyer. |
| Permet l'envoi automatique | Active l'envoi automatique du profil d'envoi. Si activé, la conversion ou l'enregistrement du document Business Central correspondant déclenche le processus d'envoi. Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les processus de vente et d'achat standard. |
| Traitement via l'élément de file d'attente de commande ''Document Dispatch – Préparer les entrées en attente'' | Indique si la création de documents doit être traitée via la file d'attente de tâches. Cette option améliore les performances en effectuant la création de documents en arrière-plan plutôt que pendant la conversion de documents. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez activer l'envoi automatique. |
| Activer la confirmation pour l'envoi automatique | Exige une confirmation avant que l'envoi automatique ne se poursuive. Si activé, les utilisateurs autorisés doivent confirmer l'envoi avant que le processus ne continue. L'entrée reçoit d'abord le statut « Confirmer » |
| Utiliser la configuration dynamique | Active la configuration dynamique, qui utilise des attributions dynamiques de partenaires commerciaux pour identifier le destinataire et son adresse e-mail. Pour plus de détails, consultez la section Configuration d'un profil d'envoi Document Dispatch. |
| Vérification des entrées non envoyées | Active le profil d'envoi pour l'envoi d'entrées Dispatch non envoyées sur la page Entrées d'envoi non envoyées. Si elle n'est pas active, le profil ne sera pas pris en compte. |
| Création d'entrées non envoyées | Active la création d'entrées Dispatch non envoyées pour le tableau du profil d'envoi lorsque aucun profil valide n'est trouvé pendant le processus d'enregistrement. |
| Code de langue par défaut | Indique le code de langue par défaut utilisé pour identifier la langue. |
| Page | Indique la page associée au tableau sélectionné. Cette page est utilisée dans la file d'attente Document Dispatch et permet aux utilisateurs d'ouvrir directement l'enregistrement du partenaire commercial à partir de l'entrée de la file d'attente. |
Configuration du type de sortie
La configuration du type de sortie définit comment les documents sont envoyés avec la méthode de sortie sélectionnée. Par exemple, si vous utilisez l'e-mail, vous pouvez configurer les paramètres de base nécessaires pour envoyer des documents par e-mail.
Suivez les étapes suivantes pour ouvrir les paramètres du type de sortie :
- Nous commençons avec le rôle Document Dispatch - Administrateur.
- Ouvrez Profils d'envoi dans le menu Configuration de la barre de menu.
- Sélectionnez le profil d'envoi avec le type de sortie E-mail.
- Cliquez sur Paramètres du type de sortie dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.
Type de modèle d'e-mail
Dans Document Dispatch, vous pouvez définir quel modèle d'e-mail doit être utilisé lors de l'envoi de documents par e-mail. Le modèle détermine la mise en page et le contenu du message e-mail. Vous pouvez choisir entre des modèles Document Dispatch ou le modèle Business Central Standard.
- Commencez avec le rôle Document Dispatch – Administrateur.
- Ouvrez Profils d'envoi dans le menu Configuration de la barre de menu.
- Sélectionnez le profil d'envoi avec le type de sortie E-mail.
- Cliquez sur Paramètres du type de sortie dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.
- Sélectionnez dans le type de modèle d'e-mail Document Dispatch ou Business Central Standard.
- La configuration des modèles change en fonction de votre sélection de Document Dispatch ou Business Central Standard.
Limitation Microsoft
Limite d'envoi Microsoft 365/Exchange
Lors de l'envoi de grandes quantités d'e-mails ou d'e-mails avec de grandes pièces jointes via la fonction Multimail, ainsi que lors du traitement des envois d'e-mails via la file d'attente de tâches, les restrictions d'envoi côté serveur de Microsoft 365/Exchange peuvent être dépassées (par exemple, 150 Mo taille totale des e-mails et pièces jointes par boîte aux lettres dans les 5 minutes).
Cela peut entraîner des erreurs (Code d'état 429 – Limite de IncomingBytes dépassée).
Cette limitation est une restriction de service Outlook documentée, s'applique par boîte aux lettres (indépendamment du nombre d'applications utilisées) et ne peut pas être contournée techniquement.
Pour comprendre cette limitation et d'autres, nous vous recommandons de consulter la source suivante.
Source : Microsoft Graph - Limites
Configuration des destinataires
Dans la section Configuration des destinataires, vous trouverez l'option de combinaison d'e-mails. Cette option est utilisée pour combiner les adresses e-mail de la configuration avancée des destinataires, de la configuration des partenaires commerciaux et de la configuration dynamique, afin que les destinataires puissent être inclus dans les champs À, CC et CCI lors de l'envoi d'e-mails.
Suivez les étapes suivantes pour activer la combinaison d'e-mails :
- Nous commençons avec le rôle Document Dispatch - Administrateur.
- Ouvrez Profils d'envoi dans le menu Configuration de la barre de menu.
- Sélectionnez le profil d'envoi avec le type de sortie E-mail.
- Cliquez sur Paramètres du type de sortie dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.
- Activez Combinaison d'e-mails dans la configuration des destinataires.
Modèle d'e-mail Document Dispatch
Configuration du modèle d'e-mail Document Dispatch
Suivez les étapes suivantes pour configurer le modèle d'e-mail Document Dispatch :
- Configurez un modèle à l'aide de Configuration des modèles d'e-mail.
- Sélectionnez un modèle dans le champ Modèle d'e-mail par défaut.
- Cliquez sur l'action E-mail Placeholder dans la barre de menu pour configurer les espaces réservés pour le modèle.
- Cliquez sur le champ Signature d'e-mail pour activer une signature.
- Cliquez sur l'action E-mail Signature Placeholder et E-mail Signature Assignment pour configurer la signature.
Configuration Multimail
Configuration du modèle Multimail
Suivez les étapes suivantes pour configurer le modèle Multimail :
- Configurez un modèle à l'aide de Configuration des modèles Multimail.
- Sélectionnez un modèle dans le champ Code de modèle Multimail.
Activation de la fusion pour Multimail
Suivez les étapes suivantes pour fusionner les e-mails Multimail :
- Sélectionnez le profil d'envoi avec le type de sortie E-mail pour lequel vous souhaitez configurer la fusion.
- Exécutez l'action Configuration du type de sortie dans la barre de menu.
- Activez la case à cocher Fusionner les e-mails Multimail.
Info
La fusion des e-mails est maintenant activée et peut être utilisée. Tous les e-mails créés par Multimail ayant la même adresse e-mail "À" et le même profil d'envoi seront fusionnés en un seul e-mail avec toutes les pièces jointes trouvées. Si la fusion des e-mails n'est pas activée, chaque e-mail sera envoyé séparément et le modèle d'e-mail par défaut sera utilisé.
Configuration de l'envoi différé pour les entrées Multimail
Les étapes suivantes doivent être complétées pour activer l'envoi différé des entrées Multimail.
- Sélectionnez le profil d'envoi avec le type de sortie E-mail pour lequel vous souhaitez configurer l'envoi différé.
- Exécutez l'action Configuration du type de sortie dans la barre de menu.
- Activez la case à cocher Envoi différé.
Temps d'envoi différé
Lors de l'envoi d'e-mails via un profil d'envoi, vous pouvez planifier leur envoi à un moment donné plutôt qu'immédiatement. En saisissant une heure dans le champ Temps d'envoi différé, le système crée une entrée d'envoi avec le statut Différé. Cette entrée reste dans la file d'attente jusqu'à ce que l'heure spécifiée soit atteinte, à ce moment-là, les e-mails sont automatiquement envoyés.
Suivez les étapes suivantes pour définir un temps d'envoi différé :
- Nous commençons avec le rôle Document Dispatch - Administrateur.
- Ouvrez Profils d'envoi dans le menu Configuration de la barre de menu.
- Sélectionnez le profil d'envoi avec le type de sortie E-mail.
- Cliquez sur Paramètres du type de sortie dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.
- Accédez à Temps d'envoi différé.
- Saisissez l'heure d'envoi souhaitée dans le champ Temps d'envoi différé.
- Chaque entrée Document Dispatch différée provenant du profil d'envoi sera désormais traitée uniquement via la file d'attente de tâches après que le temps configuré soit écoulé.
Configuration de l'envoi automatique
Le profil d'envoi peut être configuré pour envoyer des e-mails automatiquement lors de l'enregistrement. Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être modifier le texte de l'e-mail, ajouter des informations supplémentaires ou modifier des pièces jointes.
Warning
L'activation de cette option peut affecter le flux de travail d'enregistrement. Par exemple, lors de l'enregistrement de factures, une boîte de dialogue supplémentaire peut apparaître, demandant si la boîte de dialogue e-mail doit être ouverte ou si une pièce jointe doit être ajoutée.
Activation de la boîte de dialogue lors de l'enregistrement
Lorsque l'option Envoi automatique lors de l'enregistrement est activée, les e-mails sont généralement envoyés immédiatement après l'enregistrement sans interaction de l'utilisateur. Cependant, l'activation de la boîte de dialogue e-mail lors de l'enregistrement permet à l'utilisateur de vérifier ou de modifier l'e-mail avant l'envoi.
Suivez les étapes suivantes pour activer la boîte de dialogue e-mail lors de l'enregistrement :
- Nous commençons avec le rôle Document Dispatch - Administrateur.
- Ouvrez Profils d'envoi dans le menu Configuration de la barre de menu.
- Sélectionnez le profil d'envoi avec le type de sortie E-mail.
- Cliquez sur Paramètres du type de sortie dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.
- Activez Boîte de dialogue e-mail lors de l'enregistrement.
Activation de la sélection de pièces jointes pour l'envoi automatique
Lorsque cette option est activée, vous pouvez ajouter une pièce jointe supplémentaire pendant le processus d'enregistrement.
Suivez les étapes suivantes pour activer la sélection de pièces jointes pour l'envoi automatique :
- Nous commençons avec le rôle Document Dispatch - Administrateur.
- Ouvrez Profils d'envoi dans le menu Configuration de la barre de menu.
- Sélectionnez le profil d'envoi avec le type de sortie E-mail.
- Cliquez sur Paramètres du type de sortie dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.
- Activez Sélection de pièces jointes pour l'envoi automatique.
Sélection du type de sortie Document Dispatch
La sélection du type de sortie vous permet de définir comment les documents sont envoyés à l'aide du profil Dispatch, soit par e-mail, soit via une unité de code. Lors de l'envoi direct depuis la Factbox Document Dispatch, vous pouvez décider si le document doit être envoyé par e-mail ou exécuté via une unité de code. Cela offre une flexibilité dans la livraison des documents.
Suivez les étapes suivantes pour définir la sélection du type de sortie :
- Commencez avec le rôle Document Dispatch - Administrateur.
- Ouvrez les Profils d'envoi dans le menu Configuration de la barre de menu.
- Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau profil d'envoi Document Dispatch.
- Entrez un nom dans le champ Code pour indiquer clairement l'objectif de cette configuration. Cela garantit que la configuration peut être facilement identifiée pour le type d'envoi prévu. Sélectionnez ensuite Sélection comme type de sortie.
- Appliquez les paramètres d'onglet souhaités dans les cases à cocher à côté.
- Cliquez sur Options de type de sortie dans la barre de menu pour ouvrir la page de configuration.
Dans les paramètres du type de sortie, vous pouvez activer à la fois l'e-mail et l'unité de code. Cela vous permet de configurer les paramètres d'envoi par e-mail ainsi que les paramètres d'exécution pour l'unité de code.
Pièce jointe de profil d'envoi
Création d'une pièce jointe de profil d'envoi
Après la création du profil d'envoi, l'étape suivante consiste à configurer une pièce jointe. Il existe différents types de pièces jointes, tels que :
| Type de pièce jointe | Description |
|---|---|
| Rapport | Ce type vous permet de joindre un rapport prédéfini du système. |
| Fichier | Ce type vous permet de joindre un fichier. |
| Unité de code | Ce type vous permet de joindre une pièce jointe d'unité de code. |
| Rapport/Unité de code | -- |
| Sélection de rapport | Ce type vous permet de sélectionner un rapport spécifique. |
| Document Central for Dispatch | Ce type vous permet de joindre des documents de la centrale de documents. |
| XML |--| | XSD |--|