Configuration du type de sortie E-mail

Le type de sortie E-mail permet d’envoyer des e-mails via Document Dispatch. Cette documentation explique comment configurer et utiliser le type de sortie E-mail.

Créer un type de sortie E-mail

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer un type de sortie E-mail :

Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
Ouvrez Profils d’expédition dans le menu Configuration de la barre de menus.
Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau profil d’expédition Document Dispatch.
Saisissez un nom dans le champ Code afin d’indiquer clairement l’objectif de cette configuration. Cela garantit que la configuration peut être facilement identifiée pour le type d’envoi prévu. Sélectionnez ensuite E-mail comme Type de sortie et choisissez par exemple la table 112 (En-tête de facture de vente). La table est requise afin que le système sache quel rapport utiliser et depuis quelle table l’e-mail doit être envoyé.
Appliquez les paramètres des onglets que vous souhaitez utiliser dans les cases à cocher situées à côté.

Options des cases à cocher

Case à cocher	Description
Autoriser l’envoi via la FactBox	Active l’envoi via la FactBox Document Dispatch et active également la FactBox elle-même. Si vous n’avez pas besoin de cette fonctionnalité, désactivez cette option.
Autoriser la sélection des pièces jointes via la FactBox	Indique si la sélection des pièces jointes est affichée. Si activé, une fenêtre contextuelle apparaît pendant le processus d’envoi, permettant aux utilisateurs de sélectionner les pièces jointes à envoyer.
Autoriser l’envoi automatique	Active l’envoi automatique du profil d’expédition. Si activé, la conversion ou la validation du document Business Central correspondant déclenche le processus d’envoi. Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les processus standards de vente et d’achat.
Traitement via l’entrée de file d’attente ''Document Dispatch – Préparer les entrées en attente''	Indique si la génération du document doit être traitée via la file d’attente des tâches. Cette option améliore les performances en générant les documents en arrière-plan plutôt que pendant la conversion du document.
Activer la confirmation pour l’envoi automatique	Exige une confirmation avant de poursuivre l’envoi automatique. Si activé, les utilisateurs autorisés doivent confirmer l’envoi avant que le processus ne continue. L’entrée obtient d’abord le statut « Confirmer ».
Utiliser la configuration dynamique	Active la configuration dynamique, qui utilise des mappings dynamiques de partenaires pour identifier le destinataire et son adresse e-mail. Des détails supplémentaires se trouvent dans la section Configurer un profil d’expédition Document Dispatch.
Vérifier les entrées non envoyées	Active le profil d’expédition pour l’envoi des entrées Dispatch non envoyées sur la page Entrées d’expédition non envoyées. Si cette option n’est pas activée, le profil n’est pas pris en compte.
Créer des entrées non envoyées	Active la création d’entrées Dispatch non envoyées pour la table du profil d’expédition si aucun profil valide n’est trouvé pendant le processus de validation.
Code langue par défaut	Indique le code langue par défaut utilisé pour identifier la langue.
Page	Indique la page liée à la table sélectionnée. Cette page est utilisée dans la file d’attente Document Dispatch et permet aux utilisateurs d’ouvrir directement le dossier du partenaire depuis l’entrée de file d’attente.

Configuration du type de sortie

La configuration du type de sortie définit comment les documents sont envoyés via la méthode de sortie sélectionnée. Par exemple, si vous utilisez l’e-mail, vous pouvez configurer les paramètres de base requis pour envoyer des documents par e-mail.

Suivez les étapes ci-dessous pour ouvrir les paramètres du type de sortie :

Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
Ouvrez Profils d’expédition dans le menu Configuration de la barre de menus.
Sélectionnez le profil d’expédition avec le type de sortie E-mail.
Cliquez sur Paramètres du type de sortie dans la barre de menus pour ouvrir la page de configuration.

E-mail

Type de modèle d’e-mail

Dans Document Dispatch, vous pouvez définir quel modèle d’e-mail est utilisé lors de l’envoi de documents par e-mail. Le modèle détermine la mise en page et le contenu du message e-mail. Vous pouvez choisir entre les modèles Document Dispatch ou le modèle standard Business Central.

Commencez dans le rôle Document Dispatch – Administrator.
Ouvrez Profils d’expédition dans le menu Configuration de la barre de menus.
Sélectionnez le profil d’expédition avec le type de sortie E-mail.
Cliquez sur Paramètres du type de sortie dans la barre de menus pour ouvrir la page de configuration.
Dans Type de modèle d’e-mail, sélectionnez Document Dispatch ou Business Central Standard.
La configuration des modèles change selon que vous sélectionnez Document Dispatch ou Business Central Standard.

Limitation Microsoft

Limite d’envoi Microsoft 365/Exchange

Lors de l’envoi de grandes quantités d’e-mails ou d’e-mails avec de grosses pièces jointes via la fonction Multimail, ainsi que lors du traitement des envois via la Job Queue, les limitations d’envoi côté serveur de Microsoft 365/Exchange peuvent être dépassées (par exemple 150 MB de taille totale d’e-mails et de pièces jointes par boîte aux lettres dans un délai de 5 minutes).
Cela peut entraîner des erreurs (Status code 429 – IncomingBytes limit exceeded).

Cette limitation est une restriction documentée du service Outlook, s’applique par boîte aux lettres (indépendamment du nombre d’applications utilisées) et ne peut pas être contournée techniquement.

Pour comprendre cette limitation et d’autres, nous recommandons la source suivante.

Source : Microsoft Graph - Limits

Configuration des destinataires

Dans la section Configuration des destinataires, vous trouverez l’option Combiner les e-mails. Cette option est utilisée pour combiner les adresses e-mail provenant de la configuration avancée des destinataires, de la configuration du partenaire et de la configuration dynamique, afin que les destinataires puissent être inclus simultanément dans les champs À, CC et BCC lors de l’envoi d’e-mails.

Suivez les étapes ci-dessous pour activer Combiner les e-mails :

Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
Ouvrez Profils d’expédition dans le menu Configuration de la barre de menus.
Sélectionnez le profil d’expédition avec le type de sortie E-mail.
Cliquez sur Paramètres du type de sortie dans la barre de menus pour ouvrir la page de configuration.
Activez Combiner les e-mails dans la configuration des destinataires.

Modèle d’e-mail Document Dispatch

Configuration du modèle d’e-mail Document Dispatch

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer le modèle d’e-mail Document Dispatch :

Configurez un modèle à l’aide de Configuration des modèles d’e-mail.
Sélectionnez un modèle dans le champ Modèle d’e-mail standard.
Cliquez sur l’action Placeholders e-mail dans la barre de menus afin de configurer les placeholders du modèle.
Cliquez sur le champ Signature e-mail afin d’activer une signature.
Cliquez sur les actions Placeholders de signature e-mail et Affectation de signature e-mail afin de configurer la signature.

Configuration Multimail

Configuration du modèle Multimail

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer le modèle Multimail :

Configurez un modèle à l’aide de Configuration des modèles Multimail.
Sélectionnez un modèle dans le champ Code du modèle Multimail.

Activation de la fusion pour Multimail

Suivez les étapes ci-dessous pour fusionner les e-mails Multimail :

Sélectionnez le profil d’expédition avec le type de sortie E-mail pour lequel vous souhaitez configurer la fusion.
Exécutez l’action Configuration du type de sortie dans la barre de menus.
Activez la case à cocher Fusionner les e-mails Multimail.

Info

La fusion des e-mails est maintenant activée et peut être utilisée. Désormais, tous les e-mails créés par Multimail qui ont la même adresse e-mail "À" et le même profil d’expédition seront fusionnés en un seul e-mail avec toutes les pièces jointes trouvées. Si la fusion des e-mails n’est pas activée, chaque e-mail est envoyé séparément et le modèle d’e-mail standard est utilisé.

Configuration de l’envoi différé pour les entrées Multimail

Les étapes suivantes doivent être effectuées pour activer l’envoi différé des entrées Multimail.

Sélectionnez le profil d’expédition avec le type de sortie E-mail pour lequel vous souhaitez configurer l’envoi différé.
Exécutez l’action Configuration du type de sortie dans la barre de menus.
Activez la case à cocher Envoi différé.

Heure d’envoi différé

Lors de l’envoi d’e-mails via un profil d’expédition, vous pouvez planifier leur envoi à une heure spécifique au lieu de les envoyer immédiatement. En saisissant une heure dans le champ Heure d’envoi différé, le système crée une entrée d’expédition avec le statut Différé. Cette entrée reste dans la file d’attente jusqu’à ce que l’heure spécifiée soit atteinte ; à ce moment-là, les e-mails sont envoyés automatiquement.

Suivez les étapes ci-dessous pour définir une heure d’envoi différé :

Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
Ouvrez Profils d’expédition dans le menu Configuration de la barre de menus.
Sélectionnez le profil d’expédition avec le type de sortie E-mail.
Cliquez sur Paramètres du type de sortie dans la barre de menus pour ouvrir la page de configuration.
Naviguez vers Heure d’envoi différé.
Saisissez l’heure d’envoi souhaitée dans le champ Heure d’envoi différé.
Chaque entrée Document Dispatch différée provenant du profil d’expédition sera désormais traitée uniquement via la Job Queue une fois l’heure configurée atteinte.

Configuration de l’envoi automatique

Le profil d’expédition peut être configuré pour envoyer automatiquement des e-mails lors de la validation. Dans certains cas, vous pouvez toutefois vouloir modifier le texte de l’e-mail, ajouter des informations supplémentaires ou modifier les pièces jointes.

Warning

L’activation de cette option peut affecter le workflow de validation. Par exemple, lors de la validation de factures, une boîte de dialogue supplémentaire peut apparaître demandant si la boîte de dialogue e-mail doit être ouverte ou si une pièce jointe doit être ajoutée.

Activer la boîte de dialogue lors de la validation

Si l’option Envoi automatique lors de la validation est activée, les e-mails sont normalement envoyés immédiatement après la validation sans interaction utilisateur. L’activation de la boîte de dialogue e-mail lors de la validation permet toutefois à l’utilisateur de vérifier ou de modifier l’e-mail avant l’envoi.

Suivez les étapes ci-dessous pour activer la boîte de dialogue e-mail lors de la validation :

Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
Ouvrez Profils d’expédition dans le menu Configuration de la barre de menus.
Sélectionnez le profil d’expédition avec le type de sortie E-mail.
Cliquez sur Paramètres du type de sortie dans la barre de menus pour ouvrir la page de configuration.
Activez Boîte de dialogue e-mail lors de la validation.

Activer la sélection des pièces jointes pour l’envoi automatique

Si cette option est activée, vous pouvez ajouter une pièce jointe supplémentaire pendant le processus de validation.

Suivez les étapes ci-dessous pour activer la sélection des pièces jointes pour l’envoi automatique :

Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
Ouvrez Profils d’expédition dans le menu Configuration de la barre de menus.
Sélectionnez le profil d’expédition avec le type de sortie E-mail.
Cliquez sur Paramètres du type de sortie dans la barre de menus pour ouvrir la page de configuration.
Activez Sélection des pièces jointes pour l’envoi automatique.

Sélection du type de sortie Document Dispatch

La sélection du type de sortie vous permet de définir comment les documents sont envoyés via le profil Dispatch, soit par e-mail, soit via une codeunit. Lors de l’envoi direct depuis la FactBox Document Dispatch, vous pouvez décider si le document est envoyé en tant qu’e-mail ou exécuté via une codeunit. Cela offre de la flexibilité pour la distribution des documents.

Suivez les étapes ci-dessous pour définir la sélection du type de sortie :

Commencez dans le rôle Document Dispatch - Administrator.
Ouvrez les Profils d’expédition dans le menu Configuration de la barre de menus.
Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau profil d’expédition Document Dispatch.
Saisissez un nom dans le champ Code afin d’indiquer clairement l’objectif de cette configuration. Cela garantit que la configuration peut être facilement identifiée pour le type d’envoi prévu. Sélectionnez ensuite Selection comme Type de sortie.
Appliquez les paramètres d’onglet souhaités dans les cases à cocher situées à côté.
Cliquez sur Options du type de sortie dans la barre de menus pour ouvrir la page de configuration.

Dans les paramètres du type de sortie, vous pouvez activer à la fois E-mail et Codeunit. Cela vous permet de configurer l’envoi par e-mail ainsi que les paramètres d’exécution de la codeunit.

Pièce jointe du profil d’expédition

Créer une pièce jointe de profil d’expédition

Après la création du profil d’expédition, l’étape suivante consiste à configurer une pièce jointe. Il existe différents types de pièces jointes, par exemple :

Type de pièce jointe	Description
Rapport	Ce type vous permet de joindre un rapport prédéfini depuis le système.
Fichier	Ce type vous permet de joindre un fichier.
Codeunit	Ce type vous permet de joindre une pièce jointe de type codeunit.
Rapport/Codeunit	--
Sélection de rapport	Ce type vous permet de sélectionner un rapport spécifique.
Document Central for Dispatch	Ce type vous permet de joindre des documents depuis la centrale documentaire.

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