Vue d'ensemble de la fonctionnalité commerciale

En tant qu'extension pour Business Central, Document Dispatch offre plusieurs fonctionnalités pour optimiser les processus commerciaux. Cela permet aux entreprises de faire avancer la numérisation de leurs activités.

Document Dispatch est basé sur CORE et contient un certain nombre de fonctionnalités qui constituent le produit de base. Il est possible d'étendre Document Dispatch avec d'autres extensions telles que eDocuments ou Document Central to Dispatch.

Benchmark

Avec le cœur de Document Dispatch, vous obtenez toutes les fonctionnalités de base dont vous avez besoin pour simplifier votre sortie et votre envoi de documents. Vous pouvez facilement créer un lot de documents commerciaux, concevoir vos propres modèles d'e-mail au look professionnel avec l'éditeur HTML, et bien plus encore.

Avec l'abonnement à Document Dispatch, vous bénéficiez des fonctionnalités suivantes :

Fonctionnalités	BC Standard	Document Dispatch
Envoi direct de documents depuis BC
Modèles d'e-mail
Éditeur HTML d'e-mail intégré
Différents types de sortie
Configuration client personnalisée
Configuration personnalisée des destinataires pour toutes les données de base
Envoi entièrement automatisé
Envoi différé (planification d'envoi)
Workflow d'approbation pour la sortie de documents (principe des 4 yeux)
Ajout d'autres pièces jointes
Intégration de Factbox sur n'importe quelles cartes et listes
Vue d'ensemble de l'historique d'envoi dans la Factbox
Vue transparente de tous les documents envoyés par le système dans une file d'attente d'envoi dédiée
Normes XML incluses ZUGFeRD & XRechnung
Configuration dynamique de tous les schémas XML
Espaces réservés librement définissables dans les modèles d'e-mail
Envoi de documents depuis Document Central (Simova ou tiers)
Signature d'e-mail personnelle

Ce benchmark montre que le standard Business Central évolue constamment et ajoute de nouvelles fonctionnalités, mais par rapport à des extensions spécifiques comme Document Dispatch, il n'offre pas l'ensemble complet des fonctionnalités. Les extensions aux fonctionnalités standard, créées spécifiquement pour les tâches, offrent généralement toujours plus de possibilités que le standard proposé par Microsoft.

Il ne peut être dit avec certitude si le standard est suffisant pour une entreprise ou si les extensions fonctionnelles de la solution Document Dispatch apportent une valeur ajoutée significative à une entreprise qu'après un examen individuel. Cependant, en règle générale, on peut dire que toute entreprise qui envoie plusieurs factures ou autres documents par jour bénéficiera de la solution Document Dispatch. La réduction de la charge de travail grâce à l'envoi automatisé de documents donne aux employés plus de temps pour des tâches plus importantes.

Envoyer des documents directement depuis Business Central

Tant le standard BC avec les nouveaux profils d'envoi de documents que la solution Document Dispatch offrent la possibilité d'envoyer des documents et des rapports directement depuis Business Central. Dans les deux cas, les modèles d'e-mail peuvent être personnalisés et mis à disposition pour différents scénarios.

Modèles d'e-mail

L'éditeur HTML, qui est intégré dans le standard depuis la version 18.0 de Business Central, pour une personnalisation encore plus individuelle des modèles d'e-mail directement lors de l'envoi, offre ici un nombre similaire d'options à la solution Document Dispatch.

Différents types de sortie

Comme avec Document Dispatch, il est désormais également possible dans le système standard de définir et de configurer différents types de sortie pour les documents et les rapports, Document Dispatch offrant clairement plus d'options.

Configuration client personnalisée & Configuration personnalisée des destinataires pour toutes les données de base

Une configuration personnalisée concernant chaque client ou fournisseur peut être effectuée dans les deux solutions. Dans le standard Business Central, le profil d'envoi de documents correspondant peut être défini dans la carte client/fournisseur, ce qui détermine quel type sortant est sélectionné par défaut pour ce client/fournisseur. Avec Document Dispatch, les paramètres correspondants sont effectués via la configuration des partenaires commerciaux. Ici, l'utilisateur a cependant plus d'options de réglage et de configuration. Par exemple, la configuration personnalisée des destinataires pour toutes les données de base est une autre fonctionnalité.

Envoi entièrement automatisé

Document Dispatch offre la possibilité d'envoyer automatiquement l'e-mail avec le document en arrière-plan à l'e-mail standard du débiteur lorsque le document est enregistré. Cela fait gagner un temps précieux à l'employé, qu'il peut utiliser pour des tâches plus importantes.

Envoi différé & Workflow d'approbation pour les documents sortants (principe des 4 yeux)

Alors que dans le standard BC, les documents et rapports ne peuvent être envoyés qu'en juste-à-temps, Document Dispatch offre la possibilité de planifier le moment d'envoi, c'est-à-dire que l'e-mail avec le rapport est automatiquement envoyé à l'heure choisie. Il est également possible de faire approuver l'envoi par un autre collègue avant que l'e-mail ne soit envoyé.

Ajouter d'autres pièces jointes

Contrairement à Document Dispatch, le standard Business Central ne permet pas de définir d'autres pièces jointes ou d'attacher d'autres documents à l'e-mail. Dans Document Dispatch, il est possible de définir si une demande d'autres pièces jointes doit apparaître ou non. Les documents peuvent également être envoyés directement depuis Document Central.

Normes XML incluses ZUGFeRD & XRechnung

La solution Document Dispatch offre à l'utilisateur le choix d'envoyer des formats XML standard tels que ZUGFeRD ou XRechnung. Ceux-ci sont directement remplis avec des données de Business Central et peuvent également être envoyés directement depuis BC.

Configuration dynamique de tous les schémas XML

Avec l'outil eDocuments, il est possible de définir n'importe quel schéma XML et d'autres formats XML standard et de les enregistrer en tant qu'options d'envoi. PEPPOL et Fattura PA ne sont que quelques exemples de formats qui peuvent également être représentés.

Espaces réservés librement définissables dans les modèles d'e-mail

Tant le standard BC que Document Dispatch offrent la possibilité de définir des modèles d'e-mail, bien que cela soit associé à un effort de programmation dans le standard BC. Dans les modèles d'e-mail de la solution Document Dispatch, les espaces réservés peuvent être définis librement. Ceux-ci peuvent intégrer directement dans le texte de l'e-mail des valeurs telles que le numéro de client ou le nom, affichant ainsi des informations importantes directement dans le texte.

Envoi de documents depuis Document Central (Simova ou tiers)

Contrairement au standard BC, Document Dispatch offre une interface vers les systèmes Document Central, qu'il s'agisse de Simova Document Central ou d'un système tiers. Ainsi, des documents peuvent être directement attachés à un e-mail depuis Document Central.

Intégration de Factbox sur n'importe quelles cartes & listes

La Factbox de Document Dispatch peut être intégrée sur n'importe quelles cartes et listes souhaitées, afin de rendre l'envoi de documents depuis le système aussi pratique que possible. Dans le standard BC, les documents ne peuvent être envoyés que sur le document lui-même.

Vue d'ensemble de l'historique d'envoi dans la Factbox

La Factbox de Document Dispatch affiche des informations sur les documents déjà envoyés, ceux en cours d'envoi et ceux prévus pour l'envoi. D'un simple clic, vous pouvez obtenir plus d'informations sur les différents domaines.

Vue transparente de tous les documents envoyés par le système dans une file d'attente d'envoi séparée

Alors que dans le standard BC, l'envoi de documents depuis le système n'est pas documenté de manière centralisée, tous les e-mails envoyés via Document Dispatch sont enregistrés dans la file d'attente Document Dispatch. Ainsi, il est toujours possible de retracer qui a envoyé quoi, à qui et quand.

Signature d'e-mail personnelle

Le standard BC permet à l'utilisateur de définir une signature standard pour tous les e-mails sortants dans les modèles d'e-mail. Avec Document Dispatch, les utilisateurs individuels peuvent utiliser leurs signatures d'e-mail personnelles pour personnaliser les e-mails et montrer directement au destinataire qui a envoyé le mail depuis le système.